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Enviar imagens do recibo por fax para uma fatura

Se a sua empresa usar o serviço de imagens do SAP Concur, você poderá enviar recibos de Faturas por fax.

Cada conjunto de recibos deve incluir a folha de rosto do fax, pois os códigos de barras contidos nela identificam a fatura a qual os recibos estão associados.

Enviar recibos por fax

Para enviar recibos por fax:

  1. Concluir sua fatura como de costume.

  2. Selecione Imprimir > Fatura digitalizada/folha de rosto do fax. A folha de rosto do fax será exibida.

  3. Clique em Imprimir.
  4. Depois de imprimir a folha de rosto do fax, clique em Fechar.

  5. Leia as instruções na folha de rosto do fax e em Dicas para enviar fax, exibidas abaixo.

  6. Organize os recibos em uma capa plástica transparente ou fixe-os com fita em uma folha de papel no tamanho carta (ou A4) para a transmissão por fax.

  7. Posicione a folha de rosto do recibo, seguida dos recibos, em um aparelho de fax e transmita-os usando o número de Imagem que aparece na folha de rosto do fax.

Depois que o fax for recebido e processado, a imagem estará disponível para visualização em Concur Invoice em aproximadamente cinco minutos. Para ver os recibos, selecione Visualizar imagem, ou Ações > Visualizar imagens.

Observe o seguinte:

Página de status

Uma página de status pode estar anexada ao PDF, indicando que arquivos não foram processados (p. ex., devido a senha de proteção ou tipo incorreto de arquivo). A página de status não informa os nomes de arquivo nem a razão da falha. Porém, ela indica quais arquivos tiveram falhas, como Arquivo 1 Êxito, Arquivo 2 Falha, Arquivo3 Êxito. Você pode revisar o PDF e determinar quais arquivos precisam ser corrigidos e carregados novamente.

Observe o seguinte:

  • Se nenhum arquivo tiver falha no processamento, não haverá página de status.

  • Se alguns arquivos tiveram falha no processamento, a página de status será exibida com os êxitos e falhas ocorridos.

  • Se todos os arquivos tiveram falha no processamento, o PDF exibirá apenas a página de status.

Dicas para transmitir fax

  • Organize os recibos em uma capa plástica transparente ou fixe-os com fita em uma folha de papel no tamanho carta (8,5 pol x 11 pol) para a transmissão por fax.

  • É possível enviar várias páginas de recibos, desde que a folha de rosto de fax associada à fatura esteja posicionada como a primeira página da sequência do fax.

  • Os recibos amarelos normalmente não são legíveis ao serem enviados por fax. O SAP Concur recomenda fotocopiar os recibos amarelos para depois enviá-los por fax.

  • A folha de rosto do fax deve aparecer como primeira página na transmissão.

  • Para enviar recibos adicionais da mesma fatura ou se os recibos não estiverem nítidos, envie-os por fax usando a mesma folha de rosto associada a mesma fatura que foi utilizada na transmissão inicial. Os recibos serão anexados à transmissão anterior.

  • Se você clicar em Visualizar recibos e receber uma mensagem de erro indicando que o navegador não reconhece o formato do arquivo ou solicitando que o abra com outro aplicativo, terá de fazer o download da última versão do Adobe Acrobat Reader para instalar o plug-in do navegador. A mensagem de erro fornecerá um link para o site da Adobe ou um site interno determinado pelo administrador do SAP Concur.

  • Em caso de perda da folha de rosto do recibo do fax, imprima outra da mesma fatura.

  • Os encarregados podem visualizar as imagens dos recibos das faturas que estão preparando para outro usuário de Fatura.

  • Pode ser enviado uma notificação por e-mail indicando que o fax foi enviado com sucesso e está disponível para visualização.

  • Os gerentes de aprovação terão acesso às imagens dos recibos por meio do link Visualizar recibos ao receberem uma notificação de que uma fatura aguarda aprovação.

  • Você pode enviar fax e anexar imagens digitalizadas à mesma fatura.