Enviar imagens do recibo por fax para uma fatura
Cada conjunto de recibos deve incluir a folha de rosto do fax, pois os códigos de barras contidos nela identificam a fatura a qual os recibos estão associados.
Enviar recibos por fax
Para enviar recibos por fax:
Concluir sua fatura como de costume.
Selecione Imprimir > Fatura digitalizada/folha de rosto do fax. A folha de rosto do fax será exibida.
- Clique em Imprimir.
Depois de imprimir a folha de rosto do fax, clique em Fechar.
Leia as instruções na folha de rosto do fax e em Dicas para enviar fax, exibidas abaixo.
Organize os recibos em uma capa plástica transparente ou fixe-os com fita em uma folha de papel no tamanho carta (ou A4) para a transmissão por fax.
Posicione a folha de rosto do recibo, seguida dos recibos, em um aparelho de fax e transmita-os usando o número de Imagem que aparece na folha de rosto do fax.
Depois que o fax for recebido e processado, a imagem estará disponível para visualização em Concur Invoice em aproximadamente cinco minutos. Para ver os recibos, selecione Visualizar imagem, ou Ações > Visualizar imagens.
Observe o seguinte:
Se enviou por fax os recibos errados (antes de enviar a fatura), você pode excluí-los e tentar de novo.
Se tiver problemas, consulte as notas abaixo e as informações Como solucionar problemas de fax.
Página de status
Uma página de status pode estar anexada ao PDF, indicando que arquivos não foram processados (p. ex., devido a senha de proteção ou tipo incorreto de arquivo). A página de status não informa os nomes de arquivo nem a razão da falha. Porém, ela indica quais arquivos tiveram falhas, como Arquivo 1 Êxito, Arquivo 2 Falha, Arquivo3 Êxito. Você pode revisar o PDF e determinar quais arquivos precisam ser corrigidos e carregados novamente.
Observe o seguinte:
Se nenhum arquivo tiver falha no processamento, não haverá página de status.
Se alguns arquivos tiveram falha no processamento, a página de status será exibida com os êxitos e falhas ocorridos.
Se todos os arquivos tiveram falha no processamento, o PDF exibirá apenas a página de status.
Dicas para transmitir fax
Organize os recibos em uma capa plástica transparente ou fixe-os com fita em uma folha de papel no tamanho carta (8,5 pol x 11 pol) para a transmissão por fax.
É possível enviar várias páginas de recibos, desde que a folha de rosto de fax associada à fatura esteja posicionada como a primeira página da sequência do fax.
Os recibos amarelos normalmente não são legíveis ao serem enviados por fax. O SAP Concur recomenda fotocopiar os recibos amarelos para depois enviá-los por fax.
A folha de rosto do fax deve aparecer como primeira página na transmissão.
Para enviar recibos adicionais da mesma fatura ou se os recibos não estiverem nítidos, envie-os por fax usando a mesma folha de rosto associada a mesma fatura que foi utilizada na transmissão inicial. Os recibos serão anexados à transmissão anterior.
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Em caso de perda da folha de rosto do recibo do fax, imprima outra da mesma fatura.
Os encarregados podem visualizar as imagens dos recibos das faturas que estão preparando para outro usuário de Fatura.
Pode ser enviado uma notificação por e-mail indicando que o fax foi enviado com sucesso e está disponível para visualização.
Os gerentes de aprovação terão acesso às imagens dos recibos por meio do link Visualizar recibos ao receberem uma notificação de que uma fatura aguarda aprovação.
Você pode enviar fax e anexar imagens digitalizadas à mesma fatura.
