Administración

Durante la release del 12 de mayo, se introdujeron algunos enlaces y cambios de procesos relacionados con cookies para cumplir con requisitos de consentimiento específicos de Europa.

Hay dos tipos de consentimiento cuando permite que se guarden las cookies en el equipo del usuario. Tal como se describe en las páginas siguientes, cada país decide qué opción utilizar. Las opciones son las siguientes:

• Consentimiento activo: El usuario acepta activamente el uso de cookies. En este caso, SAP Concur debe obtener el consentimiento del usuario antes de cargar cookies en el equipo de este último.

• Consentimiento pasivo: El usuario no impide que se guarden las cookies.

IMPORTANTE

Esta release no analiza el consentimiento para cookies ni la modificación de cookies. Tenga en cuenta lo siguiente:

• TrustArc, proveedor de gobernanza de datos maestros y privacidad global, supervisa y gestiona los procesos relacionados con cookies para SAP Concur.

  En las siguientes páginas, se describen varias opciones de consentimiento.

  • Tenga en cuenta que TrustArc proporciona el texto de consentimiento y gestiona todas las traducciones de dicho texto. Ni SAP Concur ni sus clientes pueden afectar el texto o la traducción en modo alguno.

  • Tal como se describe en las páginas siguientes, las regulaciones de consentimiento varían según el país. TrustArc determina la opción de consentimiento apropiada para cada usuario según las regulaciones de cada país. SAP Concur no puede afectar esa determinación en modo alguno ni tampoco posee una lista de los países y sus regulaciones de consentimiento.

  • Tenga en cuenta que el “país” hace referencia al país donde se encuentra físicamente el usuario cuando se registra en SAP Concur y no al país de residencia del usuario tal como se define en su perfil, ni a la ubicación de la empresa del usuario.

• De acuerdo con las regulaciones, los usuarios de SAP Concur deben completar los procesos de modificación y el consentimiento descritos en el presente. Las empresas no pueden tomar estas decisiones en nombre de sus usuarios.

• Una vez que el usuario haya aceptado activamente las cookies, no podrá modificar sus opciones de cookies para dejar de aceptarlas; solo podrá eliminar todas las cookies y volver a empezar.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Estas modificaciones permiten que SAP Concur siga cumpliendo los requisitos de privacidad global.

Según se menciona en la nota de la release Nuevo enlace de preferencias de cookies en el pie de página de SAP Concur, se introdujeron cambios de procesos relacionados con cookies para cumplir con regulaciones de consentimiento específicas de Europa.

Para garantizar que SAP Concur responda correctamente a estas regulaciones, SAP Concur solicitó la asistencia de TrustArc, un proveedor de gobernanza de datos y privacidad global. Asegúrese de que el departamento de TI (o similar) de su organización agregue a TrustArc.com a su lista blanca para que supervise y gestione correctamente estos procesos.

Para clientes que actualmente muestran la página Acuerdo de privacidad a los usuarios, tenga en cuenta que, con esta release, SAP Concur planea eliminar esta página. Eso significa que la página Acuerdo de privacidad existente ya no se visualizará en ninguna circunstancia. Además, se eliminarán las opciones para personalizar el texto del acuerdo de privacidad y para aplicar políticas (por ejemplo, exigir que un usuario acepte el acuerdo de privacidad).

También en esta release, SAP Concur proporcionará una declaración de privacidad estándar a la que se puede acceder a través de un enlace en el pie de página. La nueva declaración de privacidad de SAP Concur describe la responsabilidad de SAP Concur como “procesador” de datos del cliente.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: El objetivo del cambio es garantizar que todos los clientes vean la misma declaración de privacidad de SAP Concur no modificada.

Durante los últimos meses, las notas de la release señalaban que, para la release del 12 de mayo, se eliminaría la página Acuerdo de privacidad existente y se introduciría un nuevo enlace a la Declaración de privacidad del procesador en la esquina inferior izquierda del pie de página de SAP Concur.

Previsto para el 25 de mayo, el enlace a la Declaración de privacidad del procesador estará disponible en el pie de página de SAP Concur.

SAP Concur actualizará el correo electrónico saliente de los empleados para utilizar direcciones de correo electrónico sap.com en lugar de concur.com. Esto significa que los clientes recibirán comunicaciones por correo electrónico de ambos dominios. Los clientes pueden comunicarse con el departamento de TI para agregar “sap.com” a su lista blanca de correo electrónico.

Se seguirán admitiendo comunicaciones enviadas a SAP Concur desde direcciones de correo electrónico concur.com, incluidas:

• plans@concur.com

• receipts@concur.com

y todas las demás direcciones de correo electrónico concur.com

FONDO

En enero de este año, compartimos con usted nuestra evolución para el logotipo y la marca SAP Concur. Como parte de nuestra evolución para la marca SAP Concur, y a medida que seguimos aprovechando los activos de los que disponemos como miembros de la familia SAP, verá comunicaciones por correo electrónico de Concur provenientes del dominio de correo electrónico @sap.com, además de @concur.com. Puede estar seguro que las comunicaciones provenientes de cualquiera de estas direcciones serán de la misma persona, y puede interactuar con nosotros a través de cualquiera de ellas.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: SAP Concur se está trasladando a la marca SAP, lo cual implica actualizar las comunicaciones por correo electrónico para utilizar direcciones de correo electrónico en el dominio sap.com.

Presupuesto

Los clientes ahora pueden ver nuevas funciones y ampliaciones de presupuesto en las nuevas Notas de la release sobre presupuesto, que se encuentran en la misma página que las otras notas de la release de los productos.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Las notas de la release individuales ofrecen una gran visibilidad para Concur Budget.

Tarjeta de la empresa

Con esta release, los usuarios de Yodlee pueden trabajar con datos de transacción de las categorías Ingresos y Transferencia. Antes de este cambio, las transacciones que entraban en una de estas categorías se establecían como no definidas y ocultas por el sistema. Con este cambio, estas transacciones ahora se categorizan correctamente para el cliente.

Tenga en cuenta que esta mejora de funcionalidad continuará filtrando transacciones categorizadas como pago o liquidación de cuenta porque no se relacionan con el informe de gastos. Puesto que la integración se basa en un registro individual, el usuario final eliminaba lo que no se podía elegir para el reembolso del informe de gastos.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta mejora extiende el alcance de lo que ingresa a Concur y, de esta manera, se permite que los clientes procesen sus transacciones de tarjeta ofreciendo soporte para las categorías faltantes Ingresos y Transferencia en el producto Gastos.

Retención de datos

SAP Concur tiene una nueva función, Retención de datos, que permite que los clientes controlen por cuánto tiempo la solución de Concur almacena sus datos en función de los criterios de quién, cuándo y dónde. Se creó un nuevo rol compartido, Administrador de retención de datos, en el sistema, que se requiere para acceder a esta función.

La función ofrece las siguientes opciones:

• Posibilidad de que una empresa fije una cantidad de tiempo de calendario específica luego de la cual se eliminarán datos, tales como perfiles de usuario, itinerarios e informes de gastos antiguos.
• Acceso estricto a configuración de políticas con una notificación por correo electrónico.
• Incluye la posibilidad de colocar en espera a un usuario específico cuyos datos serán excluidos por esta función cuando se deba o se desee conservar datos más antiguos.
• Posibilidad de eliminar datos de un usuario específico independientemente de la configuración de retención de datos en toda la empresa.
• Resumen de alto nivel de eventos para controlar actividades de retención de datos.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Esta función brinda a los clientes la capacidad de cumplir con sus requisitos de cumplimiento específicos según la retención de datos.

Se incluirá un filtro de 23 meses en la nueva función de retención de datos. El filtro afectará a las siguientes áreas:

Esta nueva función filtrará automáticamente las transacciones anteriores. El período de 23 meses no se puede configurar. Los clientes que opten por activar la nueva función de retención de datos activarán automáticamente el filtro de 23 meses.

Utilizando Ver transacciones, también se filtrarán los períodos de resumen de más de 23 meses de antigüedad.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este filtro reduce la acumulación de transacciones no procesadas en el transcurso del tiempo y admite la función de retención de datos.

Expense Pay: Global

Mensajería en el producto (IPM)

Durante los últimos meses, hubo notas de la release sobre la posibilidad de que los usuarios se excluyan de mensajes en el producto (IPM).

Para aclarar:

Transporte público japonés (JPT)

Cuando Concur procesa imágenes de comprobantes para el Transporte público japonés (JPT), ya no se incluirán los números de tarjeta IC.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Este cambio aumenta la privacidad personal de los usuarios de Concur.

La base de datos del transporte público japonés (JPT) de estaciones y líneas recibió modificaciones de mantenimiento de rutina, como agregados, cambios de nombre y eliminaciones.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: Las listas de gastos continúan reflejando las estaciones y líneas actuales del JPT.

Gastos de próxima generación (PróxGen)

SAP Concur está comprometido con la mejora constante de nuestros productos, no solo las funciones que proporcionan, sino también la experiencia de utilizar estas funciones. Cómo los usuarios interactúan con la tecnología cambia con el tiempo, junto con las necesidades y las expectativas. Constantemente escuchamos a nuestros clientes y pedimos comentarios sobre cómo podemos mejorar la experiencia del usuario.

Gastos de próxima generación es la evolución de la experiencia del usuario de SAP Concur. Se construyó de la investigación exhaustiva del usuario y analíticas de los datos que incluye 680 conversaciones personales, 58 estudios de usabilidad, más de 3000 respuestas a encuestas y 1,3 mil millones de acciones del usuario.

A lo largo del próximo año, los clientes tendrán la capacidad de visualizar previamente y de optar por incluir los gastos de próxima generación (como se describe en las páginas siguientes) antes de la fecha límite obligatoria.

Objetivo empresarial/Beneficio del cliente: El resultado es la próxima generación de la interfaz del usuario de Gastos diseñada para proporcionar una experiencia del usuario moderna, uniforme y simplificada. Esta tecnología no solo proporciona una IU mejorada, sino que también permite a SAP Concur reaccionar de forma más rápida a las solicitudes del cliente para satisfacer sus necesidades siempre cambiantes cuando suceden.

Plataforma de SAP Concur

Está programado un upgrade para los servidores de SAP Concur que admiten las llamadas de plataformas de SAP Concur. Esta actualización incluye la migración de proxy de producción (solo el centro de datos de Norteamérica) y la migración del servidor PWS a VM (solo EMEA y centros de datos de Norteamérica) La migración del servidor PWS a VM se completó el 2 de mayo de 2018. La migración del proxy de producción comenzó el 9 de mayo de 2018 con un tercio del tráfico direccionado a través del proxy de producción. Se estima que los otros dos tercios del tráfico migren a través del proxy de producción en la semana del 14 de mayo de 2018.

Administración

Los administradores ahora pueden preconfigurar las opciones del Asistente de gastos.

El Asistente de gastos puede crear automáticamente informes de gastos basados en el viaje y agregar gastos basados en el viaje a estos informes. Actualmente, el Asistente de gastos crea informes de gastos mensuales de forma automática a medida que los gastos del cliente fluyen en Concur. Esto se conoce como crear un informe de gastos basado en el calendario.

Con esta mejora, el Asistente de gastos puede crear dos tipos de informes de gastos: basado en el calendario y basado en el viaje. Cuando el Asistente de gastos crea un informe de gastos basado en el viaje, el Asistente crea automáticamente un informe de gastos basado en un viaje específico reservado en Concur Travel y completará el informe de gastos con los gastos del cliente que se produzcan entre las fechas de inicio y de fin del viaje.

Los usuarios que utilizan el Asistente de gastos solo podrán utilizarlo para crear de forma automática informes de gastos basados en el calendario o basados en el viaje, no ambos tipos de informes.

El tipo de informes de gastos creado por el Asistente de gastos se definirá en el nivel de grupo.

Protocolo de transferencia de archivos de texto plano (FTP)

SAP Concur anunció el fin del soporte para FTP de texto plano para transferir datos de SAP Concur y a SAP Concur.

FTP de texto plano no es un protocolo seguro y tiene vulnerabilidades de seguridad inherentes. El 1 de septiembre de 2018, SAP Concur Operations aplicará una actualización de seguridad en nuestra infraestructura de transferencia de archivos para restringir el uso de FTP de texto plano como parte de nuestro compromiso constante con la protección de los datos de nuestros clientes y el cumplimiento de los requisitos de seguridad auditados de SAP Concur Trust Platform.

Para obtener más información, consulte Plain Text FTP Retirement FAQ (solo en inglés).

Notificaciones a clientes

La lista de subprocesadores no afiliados está disponible aquí: SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors (solo en inglés)

Las certificaciones mensuales del navegador, tanto actuales como planeadas, están disponibles con las otras notas de release mensuales de SAP Concur, se puede acceder a ellas desde Novedades: Edición profesional