Титульный лист факса должен быть включен в каждый пакет квитанций, поскольку штриховые коды на титульном листе идентифицируют счет на оплату, с которым связаны квитанции.

Отправка квитанций по факсу

Чтобы отправить квитанции по факсу:

1. Завершите обработку счета на оплату как обычно.

2. Выберите Печать > Скан/титульный лист факса со счетом на оплату. Откроется титульный лист.

3. Нажмите кнопку Печать.

4. После печати титульного листа нажмите кнопку Закрыть.

5. Ознакомьтесь с инструкциями по отправке по факсу титульного листа в области Подсказки для отправки факсов в области, расположенной ниже.

6. Расположите квитанции в чистом пластиковом файле или прикрепите их к отдельному листу 8,5"x11" (или A4) для отправки факсов.

7. Поместите титульный лист для отправки квитанций по факсу – а затем сами квитанции – в телефакс и отправьте их, используя номер для отправки изображений, отображающийся на титульном листе

После получения и обработки факса изображение должно оставаться доступным в Concur Invoice в течение примерно пяти минут. Для просмотра отправленных по факсу квитанций нажмите Просмотреть изображение или Действия > Просмотреть изображение.

Обратите внимание на следующее:

• Если вы отправили по факсу ошибочные квитанции (до отправки счета на оплату), можно удалить их и повторить попытку.

• При возникновении проблем ознакомьтесь с нижеприведенными примечаниями и Исправление ошибок факсасведениями.

Страница статусов

В документ PDF может быть добавлена страница статусов. Она указывает на то, что обработка файлов не выполнена (например, из-за защиты паролем или неверного типа файла). На странице статусов не указываются имена файлов и причина сбоя. Тем не менее, на ней содержится информация о том, какие файлы обработать не удалось, например, "Файл #1 – успешно, Файл #2 – не выполнено, Файл #3 – успешно". Можно просмотреть документ PDF и определить, какие файлы необходимо исправить и загрузить повторно.

Обратите внимание на следующее:

• Если необработанные файлы отсутствуют, статусная страница не используется.

• Если не удалось обработать некоторые файлы, отображается страница статусов со списком успешно и неуспешно обработанных файлов.

• Если не удалось обработать все файлы, документ PDF состоит только из страницы статусов.

Подсказки для отправки факсов

• Расположите квитанции в чистом пластиковом файле или прикрепите их к отдельному листу формата 8,5"x11" для отправки факсов.

• Можно отправить несколько страниц с квитанциями, если титульный лист для отправки по факсу, связанный со счетом на оплату, является первой страницей в последовательности отправки по факсу.

• Как правило, желтые квитанции при отправке по факсу являются неразборчивыми. SAP Concur рекомендует создавать фотокопии желтых квитанций и отправлять их по факсу.

• Титульный лист для отправки квитанций по факсу должен являться первой страницей в последовательности передаваемых по факсу документов.

• Если необходимо отправить дополнительные квитанции для одного и того же счета на оплату, или если квитанции выглядят плохо читаемыми, отправьте их с использованием того же самого титульного листа, связанного со счетом на оплату, который использовался при исходной отправке. Квитанции добавятся к первоначальной отправке.

• Если при нажатии кнопки Просмотреть квитанции отображается сообщение об ошибке, что браузер не распознал формат файла или квитанций, и необходимо открыть файл в другом приложении, следует загрузить последнюю версию Adobe Acrobat Reader, чтобы установить плагин для браузера. В сообщении об ошибке содержится ссылка на веб-сайт Adobe или внутренний сайт, определенный администратором Concur.

• Если титульный лист для отправки квитанций по факсу потерян, распечатайте титульный лист повторно из того же самого счета на оплату.

• Уполномоченные лица могут иметь полномочия на просмотр изображений квитанций для счетов на оплату, которые они подготовили от имени другого пользователя модуля "Счет на оплату".

• Вам может быть отправлено по электронной почте уведомление о том, что факс успешно отправлен и доступен для просмотра.

• Утверждающие менеджеры вызывают изображения квитанций по ссылке Просмотреть квитанции после получения уведомления о том, что счет на оплату ожидает их утверждения.

• Можно отправить по факсу и вложить отсканированные изображения в тот же самый счет на оплату.