Категория бюджета

Это группа видов расходов, из которой осуществляется управление бюджетами.

Валюта бюджета

Это валюта позиции бюджета. Позиции бюджета всегда отображаются в валюте бюджета и имеют приоритет перед валютой, указанной в настройках профиля. Позиции расхода пересчитываются в валюту бюджета на дату отправки или дату счета на оплату/расхода. Фактические счета на оплату, заявки на покупку, отчеты о расходах и заявки на утверждение не пересчитываются.

Инструментальная панель для работы с бюджетом

На инструментальной панели для работы с бюджетом отображаются расходы на дату (включая предварительно утвержденные расходы) в бюджете утверждающего. Ответственные за бюджет могут просматривать свои бюджеты и принимать взвешенные решения по ним.

Позиция бюджета

Это годовой бюджет с указанием финансового года, ответственного за бюджет, имени бюджета и описания.

Бюджетный период

Это часть позиции бюджета. В зависимости от вида периода для позиции бюджета определяется один или несколько бюджетных периодов. Каждый бюджетный период связан с финансовым периодом и имеет сумму бюджета для данного финансового периода и позиции бюджета.

Отслеживание бюджета

Поля отслеживания бюджета являются копиями пользовательских полей, определенных в настройках продукта. Если требуется новое поле отслеживания бюджета, администраторы могут добавить пользовательское поле в настройках продукта, после чего поле отслеживания бюджета будет автоматически добавлено в конфигурацию бюджета с тем же именем. Поля отслеживания бюджета отображаются на вкладке Поля отслеживания бюджета (необязательно) на экране позиций бюджета, где можно указать значение для поля отслеживания бюджета, которое требуется связать с позицией бюджета. В стандартных версиях поля отслеживания бюджета ограничены полями, определенными как пользовательские поля.

Иерархия ответственных

Иерархия ответственных состоит из руководителей, перед которыми пользователи отчитываются напрямую или косвенно. Если пользователь или администратор определил ответственного за позицию бюджета, то позиции расхода будут сопоставляться с позицией бюджета, если отправитель позиций расходов подотчетен одному из ответственных в списке на вкладке Управление ответственными (необязательно) для позиции бюджета.

Ответственным в списке на вкладке Управление ответственными (необязательно) присвоена роль утверждающего бюджет/менеджера.

ПРИМЕЧАНИЕ. Для просмотра вкладки Управление ответственными (необязательно) администратор должен выбрать (включить) эту опцию в настройках бюджета.

Критерии сопоставления

Отчеты о расходах, счета на оплату, заявки на покупку и заявки на утверждение можно сопоставлять с одной или несколькими позициями бюджета. Применяются следующие критерии сопоставления:

• Если вид расходов отдельной позиции или распределения соответствует категории бюджета по позиции бюджета

  • Если для позиции бюджета отсутствует категория бюджета, для сопоставления принимается любой вид расходов

• Если отправитель счета на оплату, заявки на покупку, отчета о расходах или заявки на утверждение подотчетен одному из утверждающих бюджет в иерархии ответственных для позиции бюджета

  • Если для позиции бюджета не определена иерархия ответственных, то принимаются позиции от любого пользователя независимо от организационной структуры

• Если дата операции в отчете о расходах, дата заявки на покупку и дата счета на оплату для заявки или конечная дата заявки на утверждение выпадают на финансовый период, связанный с периодом бюджета

  • Если финансовый период помечен как неактивный, позиция расходов будет сопоставляться со следующим активным финансовым периодом

  • Если будущие активные финансовые периоды отсутствуют, позиция расходов не сопоставляется с позицией бюджета

Тип периода

Для каждой позиции бюджета определен вид периода. От вида периода зависит уровень управления позицией бюджета. Администраторы могут выбрать один из следующих вариантов: ежегодно, ежеквартально или ежемесячно.

Пример: Если администратор указал тип периода "ежемесячно", управление позицией бюджета будет осуществляться помесячно. В этом случае необходимо вводить суммы бюджета за каждый месяц. Позиции бюджета отображаются на инструментальных панелях бюджета для каждого месяца, а для оставшегося бюджета суммы месячного бюджета распределяются по принципу "используй или потеряешь".

Позиция расхода

Это конкретная позиция, которая потребляет часть бюджета, например, распределение по расходу, позиция расхода, распределение счета на оплату, отдельная позиция счета на оплату, распределение по заявке на покупку, отдельная позиция заявки на покупку, ожидаемый расход по заявке или сегмент заявки.

Позиция расхода может ссылаться на одну или несколько позиций бюджета.