На обзорном экране бюджета пользователи могут быстро просмотреть данные своих бюджетов, а также израсходованные, оставшиеся и ожидающие обработки суммы. Пользователи Concur Expense могут также просмотреть неизрасходованную сумму. По неизрасходованным суммам владельцы бюджетов могут судить о сальдо по позициям расходов, которые еще не были отправлены. Эти суммы складываются из неотправленных отчетов о расходах и доступных расходов, не прикрепленных к отчету о расходах. Например, владельцу бюджета может потребоваться просмотреть данные бюджетов, чтобы принять решение об объеме расходования или узнать сумму остатка. Также может потребоваться сравнить один бюджетный год с другим.

Пользователь модуля "Бюджет" может искать нужные бюджеты с помощью функциональности поиска и фильтрации.

С помощью фильтра периода пользователи могут выбрать бюджетный год (по умолчанию установлен текущий бюджетный год) и бюджетный период. При выборе фильтра по периоду появится окно, в котором можно указать год бюджета и тип периода (ежемесячно, ежеквартально и/или ежегодно). Также для бюджетов по периодам можно выбрать несколько кварталов и месяцев.

Фильтр по периоду выводит только релевантную для пользователя информацию. Например, если у пользователя в финансовом году нет годовых или квартальных бюджетов, в списке эти финансовые периоды отображаться не будут. Это также относится к финансовым годам. Если финансовые годы и бюджеты определены в компании на пять лет, но пользователь владеет бюджетами только на текущий год, он может выбрать только текущий год.

С помощью опции Бюджеты с диапазонами дат можно отфильтровать бюджет по году и диапазону дат, нажав соответствующие кнопки. Также можно выбрать несколько диапазонов дат.

Если пользователь использует фильтр поиска, можно начать вводить имя искомого бюджета в поле "Поиск". Когда пользователь начнет вводить имя, он увидит, что для наглядности функциональность поиска структурирована по следующим соответствующим категориям: Показать бюджеты, Показать бюджеты с категорией и Показать бюджеты для владельца.

Также для поиска для бюджетов можно использовать строки поиска. В следующей таблице указаны критерии, доступные при создании строки поиска в поле "Поиск". Эти критерии переносятся из данных позиций бюджета.

Пользователь бюджета может просмотреть определенный бюджет и узнать, какая сумма была потрачена (Израсходовано), какая ожидает утверждения (В ожидании) и какая осталась (Остаток). Пользователи модуля "Расходы" могут также просмотреть неизрасходованную сумму (Не израсходовано), если администратор активировал эту функцию. Процентное значение показывает, какая часть бюджета уже была израсходована. Для просмотра дополнительной информации по конкретному бюджету пользователь бюджета может щелкнуть на нужной плитке.

На столбчатых диаграммах для каждого бюджета применяется цветовая схема, позволяющая наглядно представить доли бюджета: израсходовано, в ожидании и остаток. Администраторы бюджета могут настроить процентное значение в полях Лимит предупреждений, % и Лимит управления, % в настройках бюджета. Цветовая схема имеет следующее значение:

• Зеленый означает, что израсходовано или находится в ожидании обработки 80% бюджета или менее

• Желтый означает, что израсходовано или находится в ожидании обработки 80–99% бюджета

• Красный означает, что израсходовано или находится в ожидании обработки 100% бюджета или более

Пользователи могут выбирать вариант представления информации о бюджете: плитки или список. Если выбран ракурс списка, то для просмотра объема бюджета, который был израсходован, ожидает утверждения, находится в остатке или не израсходован (если настроено, только для Concur Expense), щелкните стрелку рядом с бюджетом. Кроме того, с помощью стрелки в верхней части экрана можно развернуть все бюджеты для отображения израсходованной, ожидающей утверждения, оставшейся и неизрасходованной части бюджета.

Расходы по бюджету за год нарастающим итогом

Владельцы бюджета могут просмотреть информацию по бюджету за год нарастающим итогом. Для месячных и квартальных бюджетов сумма бюджета будет основываться на сумме бюджета за текущий бюджетный период плюс суммы бюджета за прошлые периоды текущего финансового года.

Информация за год нарастающим итогом доступна в ракурсе карты и списка в обзоре бюджета. Для открытия ракурса карты пользователям необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши плитку бюджета и выбрать ракурс года нарастающим итогом. Для открытия ракурса списка необходимо развернуть бюджет, щелкнув синюю стрелку справа в окне.

После нажатия владельцем бюджета кнопки ракурс года нарастающим итогом для открытия ракурса откроется окно ракурс года нарастающим итогом, показывающее его расходы по бюджету с начала финансового года до текущего дня.

Сравнение расходования бюджета по времени

Владельцы бюджетов могут просматривать расходование своего бюджета за бюджетный период на временной шкале гистограмм инструментальной панели бюджета. Временная шкала позволяет сравнивать расходование бюджета по времени. Если расходование бюджета равномерно распределяется по дням бюджетного периода, владельцы бюджета могут увидеть, опережает расходование график или отстает от него. Временная шкала помогает владельцам бюджета отслеживать расходование своего бюджета и предотвращать его перерасход. Для просмотра шкалы на странице обзора бюджета владельцы бюджета должны навести указатель мыши на плитку бюджета. Если бюджетный период длится больше года или квартала, пользователи увидят на временной шкале соответствующие месяцы. Если бюджетный период составляет всего один месяц, пользователи увидят на временной шкале соответствующие дни.

Просмотр общих бюджетов

Владельцы бюджета могут просмотреть все свои бюджеты в разделе Мои бюджеты в верхней части обзорного экрана бюджетов. Пользователи с ролью утверждающего/менеджера или просматривающего бюджет могут просмотреть общие с другими владельцами бюджеты в разделе Общие бюджеты на обзорном экране бюджетов. В названии общих бюджетов в качестве префикса указано имя владельца.

Создание групповых бюджетов

Групповые бюджеты позволяют владельцам бюджета создавать бюджеты своих групп и самостоятельно управлять ими. Это особенно удобно для руководителей нижнего уровня, которые могут получать неофициальную сумму бюджета от своего непосредственного руководителя, не имея надежного способа отслеживать расходы своей группы по сравнению с бюджетом. С помощью групповых бюджетов они могут с легкостью создавать бюджет группы и отслеживать расходы своих групп по сумме с течением времени. Кроме того, групповые бюджеты устраняют зависимость от администраторов бюджета.

Для создания группового бюджета владелец бюджета должен нажать Добавить групповой бюджет, добавить необходимую информацию в появившемся окне и нажать Сохранить.

Экспорт данных на странице "Обзор бюджета"

Владельцы бюджета могут делиться информацией по бюджету с пользователями, не работающими с SAP Concur. С помощью ссылки Отправить в Excel на странице обзора бюджета клиенты могут экспортировать в электронную таблицу Excel информацию, доступную в опции ракурса списка инструментальной панели бюджета, а также некоторые дополнительные поля. Используются следующие дополнительные поля: Исходная сумма бюджета (сумма бюджета, указанная в позиции бюджета без корректировки), Скорректированная сумма бюджета (сумма бюджета из операций импорта и экспорта корректировок в позициях бюджета), Вид периода, Категория бюджета и Вид бюджета.