Пользователи модуля "Бюджет" могут просмотреть подробную информацию о конкретном бюджете, а также применить функции фильтрации и поиска бюджетов. Здесь отображаются те же сведения, что и на странице обзора бюджета, включая графическую развертку бюджета в процентах по долям Израсходовано, В ожидании, Остаток и Перерасход, расходование бюджета по времени, а также график с суммами по видам расходов и диаграмму тенденций расходов.

Пользователи могут экспортировать данные бюджета в виде транзакций или групп по виду расходов. Они могут применять фильтры, чтобы сократить размер экспортируемого файла электронной таблицы. Эти фильтры доступны для категории продукта (Заявка, Расходы, Счет на оплату и Заявка на покупку), статуса транзакции (В ожидании и Израсходовано) и диапазона дат.

Кроме того, пользователям будет доступно больше сведений о затратах и ожидающих обработки суммах бюджета по счетам на оплату, заявкам на утверждение, заявкам на покупку и отчетам о расходах.

Включение ожидающей обработки суммы в остаток бюджета или исключение из него

По умолчанию сумма со статусом "В ожидании" не включается в расчет суммы остатка. Сумма остатка равна сумме бюджета за вычетом суммы расходов. Ожидающая обработки сумма может быть утверждена или отклонена.

Пользователям может потребоваться контролировать остаток бюджета. Если пользователям требуется включить ожидающую обработки сумму в расчет суммы остатка, следует попросить администратора выбрать (активировать) в настройках бюджета опцию Включить суммы "В ожидании" в остаток бюджета. При использовании этой опции сумма остатка равна сумме бюджета за вычетом суммы расходов и суммы со статусом "В ожидании". Пользователи могут рассчитывать на утверждение сумм остатка. В этом случае сумма остатка должна отражать реальную картину доступных для расходования средств.

Просмотр контрольного журнала по позиции бюджета

Владельцы бюджета могут просмотреть контрольный журнал по позиции бюджета, щелкнув меню бюджета Подробные данные на странице обзора, и затем выбрав Контрольный журнал. Контрольные журналы предоставляют информацию о действиях, выполненных владельцем бюджета и администратором бюджета по конкретной позиции бюджета.

Откроется окно Контрольный журнал, в котором отображаются четыре вкладки: Заголовок, Люди, Фильтры и Сумма. Эти вкладки описаны в следующей таблице.

Сравнение расходования бюджета по времени

Владельцы бюджетов могут просматривать расходование своего бюджета за бюджетный период на временной шкале гистограмм инструментальной панели бюджета. Для просмотра шкалы на странице "Обзор бюджета" владельцы бюджета должны навести указатель мыши на плитку бюджета. Однако когда владельцы бюджета переходят на страницу подробных данных, они по умолчанию видят временную шкалу без необходимости наводить курсор на плитку. Если бюджетный период длится больше года или квартала, пользователи увидят на временной шкале соответствующие месяцы. Если бюджетный период составляет всего один месяц, пользователи увидят на временной шкале соответствующие дни.

Ракурс суммы расходов по видам расходов

В подробных данных бюджета также отображается график, показывающий сумму расходов по виду расходов.

При проверке позиций расходов пользователи могут просматривать, что было потрачено или находится на рассмотрении по видам расходов. Для этого пользователи могут перейти по ссылке Категории расходов. В этом ракурсе отображается каждый вид расходов с суммами остатка и израсходованными суммами по каждому продукту с общей суммой бюджета.

Просмотр тенденций расходов за год

На диаграмме Тенденция расходов отображается статус периодов бюджета для ответственного за целый год. Для каждого периода владельцы бюджета могут просмотреть два столбца: сумма бюджета (столбец со сплошной заливкой) и общая сумма расходов (общая сумма расходов соответствует части столбца со сплошной заливкой, общая сумма, ожидающая утверждения, соответствует части столбца со штриховкой) за определенный период в квартальном или месячном ракурсе. Значение в столбце с общей суммой расходов складывается из общей израсходованной суммы и ожидающей утверждения суммы.

Владельцы бюджета также могут навести курсор на каждый столбец, чтобы просмотреть сведения о бюджете за конкретный месяц.

Если бюджет составлен на полный год, для расчета сумм бюджета по месяцам в месячном ракурсе отображается сумма бюджета за период, разделенная на число финансовых периодов (как правило, 12 месяцев). В квартальном ракурсе для вычисления суммы квартального бюджета на диаграмме сумма бюджета за период умножается на три. Расходование бюджета (израсходованные и ожидающие утверждения суммы) определяется по фактическим месячным данным даже для годовых и квартальных бюджетов.

В таблице ниже указан статус периода бюджета, который будет выводиться для владельцев бюджета при наведении курсора на столбец Тенденция расходов на диаграмме.

Значения на диаграмме выделены зеленым, желтым или красным цветом, это означает следующее:

• Зеленый: Расход бюджета ниже лимита предупреждений (по умолчанию 80%)

• Желтый: Расход бюджета на уровне лимита предупреждений или выше

• Красный: Расход бюджета на уровне лимита управления или выше (по умолчанию 100%)

Экспорт данных бюджета

Владельцы бюджета могут экспортировать данные бюджета в электронную таблицу Excel для подробного анализа данных расходов. За один раз возможет экспорт до 12 500 позиций.

Чтобы экспортировать данные бюджета, владельцам бюджета необходимо нажать кнопку Экспорт данных на странице подробных данных бюджета.

В появившемся окне Экспорт данных расходов ответственный за бюджет может выбрать следующие опции:

• Тип данных (Данные отдельных позиций или Данные категории расходов)

• Диапазон дат

• Категория продукта (Расходы, Счет на оплату, Заявка на покупку, Кредитная карта, Заявка или Все категории)

• Статус транзакции (В ожидании и израсходовано, Израсходовано или В ожидании)

  После того, как владелец бюджета выбрал опции, он нажимает кнопку Экспорт данных, чтобы экспортировать данные бюджета в электронную таблицу.

Корректировки бюджета для владельцев бюджета

Владельцы бюджета могут добавить корректировки в бюджет, если администратор бюджета активировал для них эту функцию. В этом случае владельцы бюджета видят кнопку Добавить корректировку на странице подробных данных бюджета инструментальной панели бюджета.

Когда владелец бюджета нажимает Добавить корректировку, открывается окно Добавить корректировку, где владельцы бюджета могут вводить информацию о бюджете, который требуется скорректировать. Владельцы бюджета могут использовать следующую таблицу для заполнения подробных данных корректировки.