Jeder Belegsammlung ist ein Faxdeckblatt beizulegen, da die Strichcodes auf dem Faxdeckblatt angeben, zu welcher Rechnung die Belege gehören.

Belege faxen

So faxen Sie Belege:

1. Vervollständigen Sie die Rechnung wie üblich.

2. Wählen Sie Drucken > Scan/Faxdeckblatt der Rechnung aus. Das Deckblatt wird angezeigt.

3. Klicken Sie auf Drucken.

4. Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie das Faxdeckblatt gedruckt haben.

5. Lesen Sie die Faxanweisungen auf dem Faxdeckblatt und die nachstehenden Hinweise zum Faxen.

6. Ordnen Sie die Belege für den Faxvorgang in einer Klarsichthülle an oder kleben Sie sie auf einen separaten A4-Bogen.

7. Legen Sie das Faxdeckblatt gefolgt von den Belegen in ein Faxgerät und senden Sie alles mithilfe der Imaging-Nummer, die auf dem Faxdeckblatt angezeigt wird.

Wenn das Fax empfangen und verarbeitet wurde, sollte das Bild in Concur Invoice innerhalb von 5 Minuten zur Anzeige verfügbar sein. Wählen Sie zum Anzeigen der gefaxten Belege Bild anzeigen oder Aktionen > Bild anzeigen.

Beachten Sie Folgendes:

• Falls Sie die falschen Belege gefaxt haben (bevor Sie Ihre Rechnung gesendet haben), können Sie sie löschen und den Vorgang wiederholen.

• Lesen Sie die nachstehenden Hinweise sowie die Informationen zu Fax – Fehlerbehebung, falls Fehler auftreten.

Statusseite

An die PDF-Datei kann eine Statusseite angehängt werden, die anzeigt, dass Dateien nicht verarbeitet wurden (z. B. wegen Kennwortschutz oder einem nicht korrekten Dateityp). Die Statusseite gibt weder Dateinamen noch den Grund für die fehlgeschlagene Verarbeitung an. Sie gibt jedoch an, welche Datei(en) nicht verarbeitet wurden, z. B. Datei Nr. 1 erfolgreich, Datei Nr. 2 fehlgeschlagen, Datei Nr. 3 erfolgreich. Sie können die PDF-Datei prüfen, um zu erfahren, welche Dateien berichtigt und erneut hochgeladen werden müssen.

Beachten Sie Folgendes:

• Falls alle Dateien verarbeitet werden, ist keine Statusseite vorhanden.

• Falls einige Dateien nicht verarbeitet werden, wird die Statusseite mit den verarbeiteten und den nicht verarbeiteten Dateien angezeigt.

• Falls keine Dateien verarbeitet werden, besteht das PDF einzig aus der Statusseite.

Hinweise zum Faxen

• Ordnen Sie die Belege für den Faxvorgang in einer Klarsichthülle an oder kleben Sie sie auf einen A4-Bogen auf.

• Sie können mehrere Seiten mit Belegen nacheinander senden. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie als erste Seite das Faxdeckblatt senden.

• Belege aus gelbem Papier sind in der Regel nicht lesbar, wenn sie gefaxt werden. SAP Concur empfiehlt, solche Belege zu fotokopieren und dann die Kopie zu faxen.

• Das Faxdeckblatt muss bei der Übermittlung den Belegseiten vorausgehen.

• Wenn Sie weitere Belege für dieselbe Rechnung senden möchten oder die Belege undeutlich sind, faxen Sie sie mit demselben Deckblatt wie bei der ersten Übermittlung. Die Belege werden an die vorherige Übermittlung angehängt.

• Falls nach dem Klicken auf Belege anzeigen eine Fehlermeldung mit dem Hinweis angezeigt wird, dass der Browser das Dateiformat nicht erkennt, oder mit der Aufforderung, die Datei mit einer anderen Anwendung zu öffnen, müssen Sie die neueste Version von Adobe Acrobat Reader herunterladen, um das Browser-Plugin zu installieren. Die Fehlermeldung enthält einen Link zur Website von Adobe oder zu einer internen Site, die von Ihrem Concur-Administrator festgelegt wird.

• Wenn Ihr Deckblatt für Faxbelege verloren gegangen ist, drucken Sie über dieselbe Rechnung ein neues aus.

• Stellvertreter können unter Umständen Belegbilder für Rechnungen anzeigen, die sie für einen anderen Rechnungsbenutzer vorbereiten.

• Sie können per E-Mail darüber benachrichtigt werden, dass ein Fax erfolgreich übermittelt wurde und zur Anzeige verfügbar ist.

• Genehmigende Manager können über den Link Belege anzeigen auf die Belegbilder zugreifen, nachdem sie eine Benachrichtigung erhalten haben, dass ihre Genehmigung für eine Rechnung aussteht.

• Sie können für eine Rechnung Belege faxen und gescannte Bilder anhängen.