Budgetdetails anzeigen

Budgetbenutzer können ausführliche Informationen zu einem bestimmten Budget anzeigen und nach Budgets filtern oder suchen. Dabei werden dieselben Informationen angezeigt wie auf der Seite der Budgetübersicht, einschließlich einer grafischen prozentualen Aufschlüsselung nach Ausgegeben, Ausstehend und Verbleibend sowie Über, Budgetverbrauch in einem bestimmten Zeitraum, eines Diagramms, das den ausgegebenen Betrag nach Ausgabentypen zeigt, und eines Balkendiagramms über den Ausgabentrend.

Benutzer können Budgetdaten als Transaktionen oder nach Ausgabentyp zusammengefasst exportieren. Sie können Filter verwenden, um die Größe der Exporttabellendatei zu begrenzen. Diese Filter sind für Produktkategorie (Antrag, Ausgabe, Rechnung und Kaufanforderung), Transaktionsstatus (Ausstehend und ausgegeben) und Datumsbereich verfügbar.

Außerdem sehen die Benutzer weitere Details zu ausgegebenen und ausstehenden Budgetbeträgen für Rechnungen, Kaufanforderungen, Kostenabrechnungen und Autorisierungsanforderungen.

Ausstehende Beträge – Ein- oder Ausschluss in das/aus dem Restbudget

Standardmäßig fließt der ausstehende Betrag nicht in die Berechnung des Restbetrags ein. Der Restbetrag entspricht dem Budgetbetrag abzüglich des ausgegebenen Betrags. Der ausstehende Betrag kann bereits genehmigt worden sein oder auch nicht.

Benutzer möchten gegebenenfalls den in ihrem Budget verbleibenden Betrag im Blick behalten. Wenn der Benutzer den ausstehenden Betrag in die Berechnung des Restbetrags einbeziehen möchte, bittet er den Administrator, in den Budgeteinstellungen die Option Ausstehenden Betrag in Berechnung des Restbetrags einbeziehen auszuwählen (zu aktivieren). Wenn diese Option aktiv ist, entspricht der Restbetrag dem Budgetbetrag abzüglich des ausgegebenen und des ausstehenden Betrags. Damit erhält der Benutzer einen realistischen Überblick über die noch verfügbaren Budgetmittel, wenn er davon ausgeht, dass die ausstehenden Beträge genehmigt werden.

Prüfpfad für einen Budgeteintrag anzeigen

Budgeteigentümer können den Prüfpfad eines Budgeteintrags anzeigen, indem sie auf der Übersichtsseite auf das Menü Details eines Budgets klicken und dann Prüfpfad wählen. Prüfpfade liefern Informationen über Aktionen, die der Budgeteigentümer und der Budgetadministrator bei einem bestimmten Budgeteintrag durchgeführt haben.

Das Fenster Prüfpfad zeigt vier Registerkarten an: Header, Personen, Filter und Betrag. Diese Registerkarten werden in der folgenden Tabelle beschrieben.

Registerkarten des Prüfpfads	Beschreibung
Header	Auf der Registerkarte Header werden Änderungen angezeigt, die an einem Budgeteintrag vorgenommen wurden.
Personen	Auf der Registerkarte Personen werden Informationen über Änderungen angezeigt, die von Benutzern wie Anzeigern und Genehmigern vorgenommen wurden.
Filter	Auf der Registerkarte Filter werden Änderungen angezeigt, die an einem Budget im Budget-Dashboard vorgenommen wurden.
Betrag	Auf der Registerkarte Betrag werden die Änderungen angezeigt, die am Budgeteintragsbetrag vorgenommen wurden.

Anzeige des Budgetverbrauchs in einem Zeitraum

Budgeteigentümer können den Verbrauch des Budgets pro Budgetzeitraum auf einer Zeitleiste im Balkendiagramm auf dem Budget-Dashboard anzeigen. Auf der Seite der Budgetübersicht muss der Budgeteigentümer den Mauszeiger über die Kachel bewegen, um die Zeitleiste anzuzeigen. Wenn der Budgeteigentümer dagegen die Seite Details aufruft, wird ihm standardmäßig die Zeitleiste angezeigt, ohne dass er den Mauszeiger über die Kachel bewegen muss. Wenn eine Budgetperiode länger als ein Jahr oder Quartal dauert, werden dem Benutzer die entsprechenden Monate auf der Zeitleiste angezeigt. Wenn eine Budgetperiode nur einen Monat umfasst, werden dem Benutzer die Tage auf der Zeitleiste angezeigt.

Ausgegebenen Betrag pro Ausgabentyp anzeigen

Die Details eines Budgets enthalten auch ein Diagramm, das den ausgegebenen Betrag nach Ausgabentypen zeigt.

Benutzer können für jede Spesenart sehen, was ausgegeben wurde oder aussteht, wenn sie Ausgabeneinträge überprüfen. Dazu können sie auf den Link Ausgabenkategorien klicken. Diese Ansicht zeigt jeden Ausgabentyp mit seinem ausstehenden und ausgegebenen Betrag pro Produkt und mit dem Gesamtbudgetbetrag.

Ausgabentrend pro Jahr anzeigen

Das Diagramm Ausgabentrend zeigt den Status der Budgetzeiträume des Budgeteigentümers über ein ganzes Jahr. Budgeteigentümer können für jeden Budgetzeitraum zwei Balken anzeigen; den Budgetbetrag (einfarbiger Balken) und den Gesamtausgabenbetrag (der insgesamt ausgegebene Betrag entspricht dem einfarbigen Balkenbereich, der insgesamt ausstehende Betrag entspricht dem schraffierten Balkenbereich) für einen bestimmten Zeitraum in einer Quartals- oder Monatsansicht. Der Balken mit dem Gesamtausgabenbetrag besteht aus dem insgesamt ausgegebenen Betrag und dem insgesamt ausstehenden Betrag.

Budgeteigentümer können auch den Mauszeiger über jeden Balken bewegen, um die Budgetdetails eines bestimmten Monats anzuzeigen.

Wenn ein Budget auf einem ganzen Jahr basiert, zeigt die Monatsansicht den Betrag des Budgetzeitraums, dividiert durch die Anzahl der Geschäftszeiträume (üblicherweise 12 Monate), um die monatlichen Budgetbeträge zu berechnen. Für die Quartalsansicht wird der Betrag des Budgetzeitraums mit drei multipliziert, um den vierteljährlichen Budgetbetrag im Diagramm zu berechnen. Der Budgetverbrauch (Ausgaben und Ausstehendes) basiert auch bei jährlichen und vierteljährlichen Budgets auf den monatlichen Istdaten.

Die folgende Tabelle beschreibt den Status einer Budgetperiode, die angezeigt wird, wenn Budgeteigentümer den Mauszeiger über einen Balken im Balkendiagramm Ausgabentrend führen.

Budgetstatus	Beschreibung
Ausgegeben	Zeigt den genehmigten Betrag, der ausgegeben wurde.
Ausstehend	Zeigt den Betrag, dessen Genehmigung aussteht.
Verbleibend	Zeigt den Restbetrag, der ausgegeben werden kann. Der Restbetrag wird als Differenz aus Budgetbetrag und ausgegebenem Betrag berechnet. Wenn der Administrator in den Budgeteinstellungen die Option Ausstehenden Betrag in Berechnung des Restbetrags einbeziehen aktiviert hat, wird der Restbetrag als Differenz aus Budgetbetrag und ausgegebenem sowie ausstehendem Betrag berechnet.
Über	Wenn der verbleibende Betrag negativ wird, wird der Bezeichner Verbleibend durch den roten Bezeichner Über ersetzt, der angibt, um wie viel der Budgetbetrag überschritten wurde.
Nicht abgerechnet (nur Concur Expense)	Hier wird der Saldo der Ausgabeneinträge angezeigt, die noch nicht gesendet wurden. Der nicht abgerechnete Saldo hat keinen Einfluss auf das Balkendiagramm, da er nicht vom verbleibenden Saldo subtrahiert wird. Somit verbrauchen nicht gesendete Ausgaben kein Budget.

Im Balkendiagramm werden die Farben Grün, Gelb und Rot verwendet, die Folgendes bedeuten:

Grün: Der Verbrauch des Budgets liegt unter der für das Budget festgelegten Warngrenze (standardmäßig 80 %).
Gelb: Der Verbrauch des Budgets hat die für das Budget festgelegte Warngrenze erreicht oder überschritten.
Rot: Der Verbrauch hat die für das Budget festgelegte Kontrollgrenze erreicht oder überschritten (standardmäßig 100 %).

Budgetdaten exportieren

Budgeteigentümer können Budgetdaten als Excel-Tabelle exportieren, um Ausgabendetails zu analysieren. Bis zu 12.500 Einträge gleichzeitig können exportiert werden.

Zum Exportieren von Budgetdaten klicken Budgeteigentümer auf der Seite der Budgetdetails auf Daten exportieren.

Im eingeblendeten Fenster Export Spending Data stehen Budgeteigentümern die folgenden Optionen zur Auswahl:

Datentyp (Positionsdaten oder Daten zur Ausgabenkategorie)
Datumsbereich
Produktkategorie (Ausgabe, Rechnung, Kaufanforderung, Kreditkarte, Anforderung oder Alle Kategorien)
Transaktionsstatus (Ausstehend und ausgegeben, Ausgegeben oder Ausstehend)
Nachdem der Budgeteigentümer die gewünschten Optionen ausgewählt hat, klickt er auf die Schaltfläche Daten exportieren, um die Budgetdaten als Tabelle zu exportieren.

Spalte	Beschreibung
Status	Diese Spalte zeigt den Budgetstatus der Kostenabrechnung, Rechnung, Kaufanforderung oder Autorisierungsanforderung. Folgende Status sind möglich: Ausstehend und ausgegeben Ausstehend Ausgegeben
Produktkategorie	Diese Spalte zeigt die Produktkategorie, deren Budgetdaten exportiert werden. Folgende Produktkategorien sind möglich: Ausgabe Rechnung Kaufanforderung Kreditkarte Antrag Alle Kategorien
Referenz	Diese Spalte zeigt die Rechnungsnummer, Kaufanforderungs-ID, Kostenabrechnungs-ID oder die Antrags-ID der Rechnung, Kaufanforderung, Kostenabrechnung oder Autorisierungsanforderung an.
Datum	Diese Spalte zeigt das Transaktionsdatum der Kostenabrechnung, Rechnung, Kaufanforderung oder Autorisierungsanforderung.
Mitarbeitername	Diese Spalte zeigt den Namen des Rechnungseigentümers oder des Mitarbeiters, der die Kostenabrechnung, Rechnung, Kaufanforderung oder Autorisierungsanforderung gesendet hat.
Beschreibung/Detail	Diese Spalte zeigt die Adressdetails des Absenders der Kostenabrechnung, Rechnung, Kaufanforderung oder Autorisierungsanforderung.
Ausgabenkategorie	Diese Spalte zeigt die Ausgabenkategorie der Kostenabrechnung, Rechnung, Kaufanforderung oder Autorisierungsanforderung, wie z. B. Parkgebühren, Flugkosten oder Materialien.
Felder für Budgetverfolgung	Wenn sie konfiguriert sind, werden die Budgetverfolgungsfelder als einzelne Spalten im Datenexport angezeigt. Diese Spalten sind mit dem Feldnamen beschriftet und enthalten den Wert für das Feld für jeden Ausgabeneintrag. Diese Spalten werden nur beim Export des Datentyps für Positionsdaten angezeigt.
Lieferantenname	In dieser Spalte sehen Benutzer, wie hoch die Ausgaben pro Lieferant sind, wenn sie Ausgabenposten eines Budgets exportieren. HINWEIS: Gilt für Concur Expense, Concur Invoice und Purchase Request.
Budgetbetrag (USD)	Diese Spalte zeigt den Budgetbetrag der Kostenabrechnung, Rechnung, Kaufanforderung oder Autorisierungsanforderung.
% des Budgets	Diese Spalte zeigt den Prozentsatz des Gesamtbudgets für die Kostenabrechnung, Rechnung, Kaufanforderung oder Autorisierungsanforderung.

Budgetanpassungen für Budgeteigentümer

Budgeteigentümer können einem Budget Anpassungen hinzufügen, wenn der Budgetadministrator diese Funktion für sie aktiviert hat. Wenn dies der Fall ist, sehen Budgeteigentümer auf der Budgetdetailseite des Budget-Dashboards die Schaltfläche Anpassung hinzufügen.

Wenn der Budgetverantwortliche auf Anpassung hinzufügen klickt, wird das Fenster Anpassung hinzufügen angezeigt, in dem Budgeteigentümer Informationen über das Budget eingeben können, das sie anpassen möchten. Budgeteigentümer können die folgende Tabelle verwenden, um die Details der Anpassung zu erfassen.

Spalte	Beschreibung
Anpassungstyp	Wählen Sie den Typ des Saldos, den Sie anpassen möchten. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Budgetsaldo Zahlungsverkehr Ausgabe Rechnung Kaufanforderung Anforderung
Betragsart	Wählen Sie, wo der angepasste Betrag angewendet werden soll. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Budgetbetrag Ausgegebener Betrag Ausstehender Betrag
Transaktionsdatum	Wählen Sie das Datum aus, an dem die Anpassung auf das Budget angewendet wurde. Es sollte innerhalb des Budgetzeitraums für dieses Budget liegen.
Betrag (USD)	Geben Sie den angepassten Betrag ein. Er kann einen positiven oder negativen Wert haben.
Beschreibung	Geben Sie den Grund oder die Beschreibung der Anpassung ein.