예산 개요의 목적은 사용자가 신속하게 전체 예산과 그 동안의 사용 금액, 잔액, 그리고 승인 대기 중인 금액을 파악할 수 있게 하기 위한 것입니다. Concur Expense 사용자가 미처리 금액도 볼 수 있습니다. 미처리 금액은 경비 리포트에 첨부되지 않은 사용 가능한 경비와 제출되지 않은 경비 리포트를 합한 것으로, 이를 통해 예산 소유자는 아직 제출되지 않은 경비 항목의 잔액을 확인할 수 있습니다. 예를 들어, 예산 소유자는 예산 지출 결정을 내리거나 예산에 남은 잔액을 확인하기 위해 예산을 확인하고 싶어할 수 있습니다. 또한, 한 해의 예산을 다른 해의 예산과 비교하고 싶을 수도 있습니다.

예산 사용자는 필터 및 검색 기능을 사용하여 예산을 찾을 수 있습니다.

사용자는 기간 필터를 사용하여 예산 연도(기본 설정값은 현재 예산 연도임) 및 예산 기간을 선택할 수 있습니다. 사용자가 기간 필터를 클릭하면, 예산 연도를 선택하고 기간 유형(월별, 분기별, 연도별)을 선택할 수 있는 창이 나타납니다. 기간 예산에 대해 여러 개의 분기 및 월을 선택할 수도 있습니다.

기간 필터는 오직 사용자와 관련된 정보만 표시합니다. 예를 들어, 사용자의 회계 연도 안에 연도별 예산이나 분기별 예산이 없다면, 목록에 그와 같은 회계 기간이 표시되지 않습니다. 이는 회계 연도에도 적용됩니다. 만약 회사에서 5년 동안의 회계 연도와 예산을 정해 두었지만 사용자가 오직 현재 연도의 예산만 사용하는 경우, 사용자는 현재 연도만 선택할 수 있습니다.

날짜 범위 예산 옵션을 클릭하면, 관련 버튼을 클릭하여 연도 및 날짜 범위의 예산을 필터링할 수 있습니다. 여러 개의 날짜 범위를 선택할 수도 있습니다.

검색 필터 기능을 사용하면 검색 필드에서 찾고 있는 예산 이름을 입력할 수 있습니다. 사용자가 입력을 시작하면, 검색 기능이 관련 범주로 구성되어 있음을 알 수 있습니다. 예산 표시, 범주별 예산 표시 및 소유자별 예산 표시 등으로 쉽게 확인할 수 있습니다.

사용자는 검색 문자열을 사용하여 예산을 검색할 수도 있습니다. 아래 표에서는 검색 필드에 검색 문자열을 작성할 때 사용할 수 있는 용어를 설명합니다. 이 용어는 예산 항목에서 가져온 것입니다.

예산 사용자는 어느 정도의 예산을 지출했는지(지출), 승인 대기 중인 예산이 어느 정도인지(대기 중), 지출할 수 있는 예산이 얼마나 남아 있는지(잔액)를 알려주는 특정 예산을 확인할 수 있습니다. 관리자가 기능을 활성화한 경우 경비 사용자가 미처리 금액(미처리)도 볼 수 있습니다. 비율은 사용한 예산이 어느 정도인지를 보여줍니다. 예산 사용자는 타일을 클릭해 특정 예산에 대해 더 자세히 살펴볼 수 있습니다.

각 예산의 막대 그래프는 색상별로 표시되어 지출한 예산, 대기 중인 예산 또는 남은 예산이 얼마인지 더욱 쉽게 확인할 수 있습니다. 예산 관리자는 예산 설정의 경고 한도 비율 및 제어 한도 비율 필드에서 비율을 설정할 수 있습니다. 색상별 코드는 다음과 같이 정해집니다.

• 녹색은 지출 예산 또는 승인 대기 중 예산이 80% 이하입니다.

• 노란색은 지출 예산 또는 승인 대기 중 예산이 80-99%입니다.

• 빨간색은 지출 예산 또는 승인 대기 중 예산이 100% 이상입니다.

타일 보기 또는 목록 보기 중에서 선택하여 예산 정보를 볼 수 있습니다. 목록 보기를 선택하면, 사용자는 예산 옆의 화살표를 클릭하여 지출 예산, 승인 대기 중 예산, 남은 예산 또는 미처리 예산(구성되어 있는 경우, Concur Expense에만 해당)의 금액을 확인할 수 있습니다. 그리고 상단에 있는 화살표를 클릭하면 지출 예산, 승인 대기 중 예산, 남은 예산, 미처리 예산을 표시하도록 모든 예산이 펼쳐집니다.

연간 예산 지출

예산 소유자는 예산에 대한 연간 정보를 확인할 수 있습니다. 월별 및 분기별 예산의 경우 예산 금액은 현재 예산 기간의 예산 금액에 현재 회계 연도의 이전 예산 기간을 더한 예산 금액을 기준으로 합니다.

연간 정보는 예산 개요의 카드 및 리스트 보기를 통해 액세스할 수 있습니다. 카드 보기의 경우 사용자는 예산 타일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 YTD 보기를 선택해야 합니다. 리스트 보기의 경우 사용자는 창 오른쪽의 파란색 확장 화살표를 클릭하여 예산을 펼쳐야 합니다.

예산 소유자가 YTD 보기 버튼을 클릭하여 연간 보기를 열면 회계 연도의 시작부터 오늘까지의 예산 지출을 보여주는 YTD 보기 창이 표시됩니다.

시간 경과에 따른 예산 사용 비교

예산 소유자가 예산 대시보드의 막대형 차트에서 타임라인에 있는 예산 기간별 예산 사용을 볼 수 있는 기능을 릴리스했습니다. 타임라인은 시간 경과에 따른 예산 사용을 비교합니다. 예산 사용이 예산 기간의 각 날에 균등하게 분산되면 예산 소유자는 사용이 일정보다 당겨지거나 늦춰지는지 확인할 수 있습니다. 이 타임라인을 통해 예산 소유자는 예산 지출을 추적하여 예산이 과다하지 않도록 합니다. 예산 개요 페이지에서 예산 소유자가 타임라인을 확인하려면 마우스 포인터를 예산 타일 위에 놓아야 합니다. 예산 기간이 1년 또는 1분기 이상인 경우 사용자는 해당 월이 타임라인에 표시된 것을 확인할 수 있습니다. 예산 기간이 1개월인 경우 사용자는 타임라인에 표시된 날짜를 확인할 수 있습니다.

공유 예산 보기

예산 소유자는 예산 개요의 상단에 있는 내 예산 섹션에서 자신의 모든 예산을 확인할 수 있습니다. 예산 승인자/관리자 또는 예산 조회자 역할이 있는 사용자는 예산 개요의 공유 예산 섹션에서 다른 예산 소유자와 공유하는 예산을 확인할 수 있습니다. 공유 예산 앞에는 예산 소유자의 이름이 붙습니다.

팀 예산 생성

예산 소유자는 팀의 예산을 생성하고 자체 관리할 수 있습니다. 이 기능은 팀의 예산 대비 지출을 추적할 좋은 방법이 없는 직속 관리자로부터 비공식 예산 금액을 받을 수도 있는 하위 관리자에게 특히 유용합니다. 팀 예산에서는 해당 관리자가 쉽게 팀 예산을 생성하고 팀의 시간별 금액 대비 지출을 추적할 수 있습니다. 또한, 팀 예산을 통해 예산 관리자에 대한 의존도가 제거됩니다.

팀 예산을 생성하려면 예산 소유자가 팀 예산 추가를 클릭하고 창이 나타나면 필수 정보를 추가한 다음에 저장을 클릭합니다.

예산 개요 페이지의 데이터 엑스포트

예산 사용자는 예산 정보를 SAP Concur 사용자가 아닌 상대와도 공유할 수 있습니다. 고객은 예산 개요 페이지에서 Excel로 보내기 링크를 클릭하여 몇 가지 추가 필드를 비롯한 예산 대시보드의 리스트 보기 옵션에서 사용할 수 있는 것과 동일한 정보를 Excel 스프레드시트로 엑스포트할 수 있습니다. 추가 필드는 다음과 같은 항목을 포함하고 있습니다. 초기 예산 금액(조정 없이 예산 항목에 입력된 예산 금액), 조정된 예산 금액(예산 항목의 조정 항목 임포트 및 엑스포트에서 나오는 예산 금액), 기간 유형, 예산 범주, 예산 유형.