Ablauf des Berichtsversands (SAP-Bibliothek - EH&S

Ablauf des Berichtsversands

Einsatzmöglichkeiten

Voraussetzungen

Sie haben im Customizing der Produktsicherheit den Abschnitt Berichtsversand eingestellt und den Versandgrund eingerichtet.

Für den Versand von Inbound-Berichten müssen Sie die Vorgehensweise Versand von beliebigen Formaten einrichten durchgeführt haben.

Hinweis

Die Performance für den Versand von Inbound-Dokumenten kann erhöht werden, wenn Sie programmieren, daß beim Import von Inbound-Dokumenten zu jeder *.PDF-Datei zusätzlich eine PostScript-Datei erzeugt wird. Somit stehen beim Inbound-Versand die erforderlichen *.PS-Dateien sofort zur Verfügung und müssen nicht erst erzeugt werden.

Der automatische Berichtsversand wird standardmäßig für Berichte vom Berichtstyp Sicherheitsdatenblatt unterstützt. Als Voraussetzung muß das R/3-System folgende Daten eindeutig selektieren können:

Berichtsempfänger

Bericht (siehe Berichtsselektion)

Absender (SDB-Initiator; Verkaufsorganisation)

Berichte mit Spezifikationsbezug müssen in der Berichtsverwaltung freigegeben worden sein (siehe Freigabe von Berichten).

Berichte ohne Spezifikationsbezug gelten als freigegeben, sobald Sie der freigegebenen Berichtsvorlage eine passende Generierungsvariante zugeordnet haben. Um eine Unfallanzeige versenden zu können, müssen Sie den dazugehörigen Unfallkatastereintrag im Unfallkataster auf dem Bild Unfallkataster: Personenbezogene Daten bearbeiten gesichert haben.

Siehe Berichtsversand mit und ohne Spezifikationsbezug.

Die Berichte, die Sie versenden wollen, müssen dem gleichen Berichtstyp angehören. Da unterschiedliche Berichtstypen unterschiedlichen Geschäftstypen angehören, ist der gleichzeitige Versand nicht möglich.

Sie haben die aktuelle EH&S-Version der Windows Wordprocessor Integration (WWI) installiert und im Customizing der Produktsicherheit den Abschnitt Berichtsgenerierung eingestellt.

Ablauf

Erzeugung des Berichtsversandauftrags

Der Berichtsversandauftrag ist das zentrale Objekt des Berichtsversands. Er enthält alle Parameter, durch die der Berichtsversand gekennzeichnet und gesteuert wird:

Der manuelle Berichtsversand wird für Berichte mit und ohne Spezifikationsbezug aus der Berichtsauskunft angestoßen.

Die automatische Erzeugung umfaßt

den automatischen Berichtsversand, der für Sicherheitsdatenblätter aus der R/3-Komponente Vertrieb angestoßen wird

den Nachversand von Sicherheitsdatenblättern

Beim Berichtsexport und Drucken wird ebenfalls automatisch ein Berichtsversandauftrag erzeugt (siehe Export von Berichten).

Steuerung des Berichtsversandauftrags durch User-Exits

Der Berichtsversandauftrag durchläuft von seiner Erzeugung bis zum Versand verschiedene Stationen, die als User-Exits realisiert sind:

Prüfung des Berichtsversandauftrages

Bündelung der Berichtsversandaufträge

Generierung der versandfertigen Berichte

Verpackung der Versandauftragsbündel

Versand der Versandauftragspakete

Siehe Statusnetz des Berichtsversands

Hinweis

Sie können analog zu diesen User-Exits eigene Funktionsbausteine realisieren und in der IMG-Aktivität User-Exits verwalten anlegen.

Manuelle Überprüfung des Berichtsversandauftrags

Mit Hilfe des Versandprotokolls überprüfen Sie den aktuellen Status Ihres Berichtsversandauftrags. Siehe Berichtsversandauftrag bearbeiten.

Sie können einrichten, daß der Berichtsversandauftrag automatisch das Statusnetz des Berichtsversands durchläuft. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Berichtsversandaufträge mit dem Initialstatus Angelegt (AA) im Hintergrund zu starten. In diesem Fall müssen die Berichtsversandaufträge vor dem Start manuell bearbeitet werden, indem Sie die Funktion Annehmen oder Ablehnen ausführen. Siehe Status des Berichtsversandauftrags umsetzen.

Ebenso können Sie im Customizing der Produktsicherheit in der IMG-Aktivität Versandgründe festlegen einrichten, daß

der Berichtsausgang manuell bestätigt werden muß

Beim Berichtsausgang können beispielsweise Fehler beim Drucken von Berichten durch Papierstau, fehlender Toner, usw. auftreten, so daß eine Kontrolle sinnvoll ist.

der Berichtsempfang manuell bestätigt werden muß

Empfangsbestätigungen müssen vom Empfänger unterschrieben an Sie als Absender zurückgesendet werden.

Abgelehnte und fehlgeschlagene Berichtsversandaufträge können Sie wiederaufsetzen und dabei im Versandkopf Kommunikationsart und Druckerparameter neu angeben. Siehe Berichtsversandauftragskopf bearbeiten.

Ergebnis

Der fertige Berichtsversandauftrag wird mit Hilfe eines User-Exits gesichert:

Sicherung des Berichtsversandauftrags