Automatischer Berichtsversand
Einsatzmöglichkeiten
Der automatische Berichtsversand ist derzeit für den Sicherheitsdatenblattversand realisiert.
In vielen Ländern regeln Gesetze, daß der Empfänger chemischer Produkte vor dem Erhalt einer Lieferung mit einem Sicherheitsdatenblatt (SDB) zu versorgen ist. Die EH&S-Sicherheitsdatenblattabwicklung automatisiert diesen Ablauf und schafft die Möglichkeit, gesetzlich vorgeschriebene Richtlinien einzuhalten.
Es wurde der Anstoß sowohl aus der Lieferung als auch aus dem Auftrag realisiert. Da dem Auftrag die Lieferung folgt, führt das R/3-System standardmäßig den vollständigen Versandablauf erst nach der Buchung des Versandbelegs durch. Bei der Buchung eines Verkaufsbelegs prüft das R/3-System lediglich, ob nach der Datenübergabe ans EH&S ein entsprechender Bericht selektiert werden kann. Im Bedarfsfall erstellt das R/3-System eine Berichtsanforderung.
Im Customizing der Produktsicherheit bietet Ihnen der Customer-Exit Erweiterung zur Prüfung des SDB-Versands entwickeln die Möglichkeit, den vollständigen Versandablauf aus dem Auftrag einzurichten.
Voraussetzungen
Die Steuerung des Berichtsversands erfolgt über den
Außer den Lieferbeleg und Materialstammdaten muß das R/3-System folgende Daten eindeutig selektieren können:
Ablauf
Der Anstoß des Sicherheitsdatenblattversands wird mit Hilfe der Nachrichtensteuerung über Konditionstechnik realisiert. Ausgang ist dabei die Buchung eines Lieferbelegs in der R/3-Komponente Vertrieb (SD), dessen Lieferposition
·
ein Material enthält, das im Materialstamm als umweltrelevant gekennzeichnet ist·
einen Positionstyp besitzt, dem ein Nachrichtenschema zugeordnet ist, das eine Nachricht der Nachrichtenart SDB enthält
Automatischer Anstoß des Sicherheitsdatenblattversands in der R/3-Komponente Vertrieb
Folgendermaßen läuft der Sicherheitsdatenblattversand ab:
Buchung einer Lieferung |
Beim Abspeichern einer Lieferung im Vertrieb wird geprüft, ob die Lieferung ein Material enthält, für das im Materialstamm das Umweltrelevanzkennzeichen gesetzt ist. |
Selektion der Nachricht |
Ist dies der Fall, wird über ein Konditionenschema des Vertriebs eine Nachricht der Nachrichtenart SDB selektiert. |
Datenübergabe ans EH&S |
Beim Verarbeiten der Nachricht werden die vertriebsspezifischen Daten, wie z. B. Empfängerdaten, Absenderdaten vom R/3-System ausgewertet und bei Vollständigkeit an die R/3-Komponente Produktsicherheit weitergegeben. |
Prüfung der Material-Spezifikation-Zuordnung |
Im EH&S werden mit Hilfe der Material-Spezifikation-Zuordnung die Spezifikationen ermittelt, aus denen das Material besteht. |
Prüfung, ob Ausschlußkennzeichen nicht gesetzt ist |
Das R/3-System bricht den Sicherheitsdatenblattversand für eine Spezifikation nur dann ab – wenn für die Spezifikation das Ausschlußkennzeichen SDB-Versand nicht erforderlich gesetzt ist – wenn zudem die Einstufung dieser Bewertung mit der Einstufung übereinstimmt, die Sie im Customizing als Umgebungsparameter definiert haben.
Zu dem Umgebungsparameter SRE_DS_CHECK_VALID ist die Einstufung CUSTOMER definiert. In der Bewertung wurde das Ausschlußkennzeichen SDB-Versand nicht erforderlich gesetzt und die Einstufung ebenfalls auf CUSTOMER festgelegt. Als Gültigkeitsraum für die Bewertung wurde die Europäische Gemeinschaft angegeben. Somit erfolgt der Berichtsversand nicht, wenn das Land des Warenempfängers zur Europäischen Gemeinschaft gehört. Liegt das Land des Warenempfängers jedoch z. B. in den USA, so ist die Bewertung ungültig und der Versand erfolgt. |
Selektion der Generierungsvariante |
Über das Konditionenschema für den EH&S-Berichtsversand wird die Generierungsvariante für den zu versendenden Bericht selektiert. |
Selektion des Berichts |
Der Bericht wird nach folgenden Kriterien ausgewählt. Siehe Berichtsselektion– Generierungsvariante – Sprache, diese wird über das Empfängerland ermittelt – Stichtag, zu dem die Daten des Berichts gültig sein sollen Der Stichtag wird im Customizing der Produktsicherheit in der IMG-Aktivität Stichtag für den Versand festlegen definiert – Spezifikation
Die Version des Berichts, der hierbei ermittelt wird, ist nur als vorläufige Version anzusehen. Wenn Sie beim Versandgrund in der IMG-Aktivität Versandgründe festlegen das Nachlesekennzeichen gesetzt haben, überprüft das R/3-System vor der Generierung zum versandfertigen Bericht, ob zum obigen Stichtag zwischenzeitlich eine neuere freigegebene Berichtsversion existiert. |
Berichtsversandauftrag |
Mit dem selektierten Bericht und dem vom Vertrieb ermittelten SDB-Empfänger wird ein Berichtsversandauftrag erzeugt. – Der Versandgrund für diesen Berichtsversandauftrag wird automatisch vom System gesetzt (SD_CALL). – Den Versandzeitpunkt können Sie im Customizing der Produktsicherheit in der IMG-Aktivität Stichtag für den Versand festlegen einstellen. In der IMG-Aktivität Zum Land Sprache und Vorlaufzeit zuordnen können Sie in Abhängigkeit des Empfängerlandes eine Versandvorlaufzeit angeben. (Um die pünktliche Zustellung des Sicherheitsdatenblatts sicherzustellen, kann es sinnvoll sein, daß Sicherheitsdatenblatt z. B. zwei Tage vor dem Warenausgang zu versenden.) – Als Initiator (Absender) des Versandauftrags wird die Verkaufsorganisation übernommen. Der neu erzeugte Berichtsversandauftrag wird mit dem Initialstatus, der zum Versandgrund definiert ist, im Versandprotokoll angelegt: Der Initialstatus Angelegt erfordert die manuelle Freigabe, während beim Initialstatus Freigegeben die Verarbeitung des Berichtsversandauftrags beginnt, sobald der Versandzeitpunkt erreicht ist. |
Erstellung einer Berichtsanforderung |
Das R/3-System erzeugt im Arbeitsvorrat der Berichtsverwaltung eine Berichtsanforderung. |
Erzeugung eines Berichtsversandauftrags |
Das R/3-System erzeugt und bearbeitet außerdem einen Berichtsversandauftrag. |
Prüfung auf Freigabe |
Vor der Generierung zum versandfertigen Bericht prüft das R/3-System, ob aus der Berichtsanforderung ein freigegebener Bericht geworden ist. Wenn der Bericht noch nicht freigegeben ist, so setzt das R/3-System den Status des Berichtsversandauftrags auf fehlerhaft. Wurde der Bericht schließlich freigegeben, kann der Berichtsversandauftrag von Ihnen manuell durch die Funktion Wiederaufsetzen in den Status In Arbeit gesetzt werden. |
Ergebnis
Für den freigegebenen Berichtsversandauftrag beginnt die weitere Verarbeitung, sobald der Versandzeitpunkt erreicht ist (siehe:
Nachrichteninformationen im SD).In der R/3-Komponente Produktsicherheit erfolgen alle weiteren Schritte, die dazu erforderlich sind, daß ein
Berichtsversandauftrag angelegt wird.Die Standardüberprüfung filtert den Versand von Sicherheitsdatenblättern nach gesetzlichen Richtlinien (siehe:
Prüfung des Berichtsversandauftrages).
