Hyväksyjän edustajalle voidaan antaa oikeus esikatsella jokaista hyväksyjän hyväksyntäjonossa olevaa raporttia/pyyntöä. Tämä edustaja ei voi hyväksyä raporttia/pyyntöä – sen sijaan edustajan tehtävänä on varmistaa, että raportti/pyyntö on valmis hyväksyjän tarkistusta ja hyväksyntää varten.

Edustaja käy läpi kunkin raportin/pyynnön, tarkistaa mahdolliset ristiriidat, tarkistaa kuitit ja (tarvittaessa) lähettää raportin/pyynnön takaisin työntekijälle korjattavaksi. Kun edustajan toimet ovat valmiit, hän ilmoittaa hyväksyjälle, että raportti/pyyntö on valmis tarkistettavaksi.

Kun edustajalle on määritetty asianmukaiset oikeudet, edustaja avaa hyväksyjän hyväksyntäjonon tavalliseen tapaan. Edustaja avaa halutun raportin/pyynnön ja tarkistaa sen tiedot, kuitit ja muut seikat. Kun hän on valmis, hän valitsee Ilmoita hyväksyjälle.

Kun edustaja valitsee Ilmoita hyväksyjälle -toiminnon:

• Hyväksyjälle lähetetään sähköposti, jossa ilmoitetaan, että edustaja on tarkistanut raportin/pyynnön.

• Hyväksyntäjonossa näkyy kuvake, josta hyväksyjä näkee, että raportti/pyyntö on tarkistettu. Tämä kuvake näkyy kaikille käyttäjille, jotka voivat tarkastella tätä jonoa, sekä edustajille että hyväksyjälle.

Huomaa seuraavat asiat:

• Jos edustaja tarkasti raportin/pyynnön erehdyksessä, hän voi valita Merkitse tarkistamattomaksi. Tarkistettu-kuvake poistuu hyväksyntäjonosta, joten hyväksyjä näkee, että raportti/pyyntö ei ole valmis.

• Hyväksyjän toimi näkyy kirjausketjussa, joka on käyttäjän, edustajan ja hyväksyjän näkyvissä.