Poikkeukset ovat viestejä, jotka näkyvät lasku-, kirjaus- tai erittelytasolla ja ilmaisevat työntekijälle, hyväksyjälle ja/tai taloushallinnon henkilöstölle, että sääntöä on rikottu.

Terminologia

• Poikkeuskoodi: Jokaiseen poikkeukseen kohdistettu yksiselitteinen 1-8 merkkiä pitkä aakkosnumeerinen koodi. Koodin määrittää kirjausjärjestelmän sisäinen koodausjärjestelmä.

• Poikkeustaso: Jokaiseen poikkeukseen kohdistettu numero, joka määrittää sääntörikkomuksen vakavuuden. Tasojen määritys on yrityksen tehtävä. Työnkuluissa voidaan määrittää asetus, joka estää työntekijää lähettämästä tietyntasoisen poikkeuksen sisältävää laskua.

Poikkeustyypit

Poikkeukset näytetään laskuissa punaisella, keltaisella tai sinisellä kuvakkeella.

• Punainen: Ilmaisee virhettä, joka on korjattava, ennen kuin kyseinen lasku voidaan lähettää. Työntekijä ei ehkä voi lähettää laskua, ennen kuin ongelma on ratkaistu.

• Keltainen: Ilmaisee varoitusta tai tiedotusta. Työntekijä voi lähettää laskuja.

• Sininen: Ilmaisee, että laskun käsittelijä on selvittänyt poikkeuksen (punaisen tai keltaisen).

Laskun käsittelijä voi tarkastella kaikkia poikkeuksia, mukaan lukien poikkeusviestin koodia ja tasonumeroa. Työntekijä ja hyväksyjä eivät näe tätä tietoa. Esimerkiksi:

• Käsittelijän näkemässä poikkeusviestissä lukee: Koodi:. YLITTÄÄ, taso: 3, laskun summa ylittää 5 000 euroa

• Työntekijä ja hyväksyjä puolestaan näkevät vain tämän: Pyynnön summa ylittää 5 000 euroa