A költségvetés áttekintésére szolgáló oldalon a felhasználók gyorsan át tudják tekinteni költségvetésük alakulását. Láthatják, hogy költségvetési összegükből mennyi van elköltve, mennyi maradék áll rendelkezésre és mennyi van függőben. A Concur Expense felhasználói láthatják az el nem számolt összeget is. A költségelszámolás nélküli összegek ismerete lehetővé teszi a költségvetés-felelősöknek a még be nem nyújtott költségtételek egyenlegének megtekintését; ez az összeg a be nem nyújtott költségelszámolásokból és az olyan elérhető költségekből áll, amelyek nincsenek költségelszámoláshoz csatolva. A költségvetések felelősei például költségvetési döntések meghozatala előtt, illetve a költségvetések maradék hányadának ellenőrzése céljából tájékozódhatnak a költségvetés alakulásáról. Költségvetési évek összehasonlítására is van lehetőségük.

A költségvetés felhasználója a szűrési és keresési funkciók használatával tud költségvetéseket keresni.

Az „időszak” szűrő lehetővé teszi a költségvetés felhasználója számára, hogy kiválassza a költségvetési évet (az aktuális költségvetési év az alapértelmezett) és a költségvetési időszakot. Amikor a felhasználók rákattintanak az időszak szűrőjére, egy ablak jelenik meg, amelyben kiválaszthatják a költségvetési évet és az időszak típusát (havi, negyedéves és/vagy éves). Több negyedévet és hónapot is kiválaszthatnak az időszakos költségvetésekhez.

Az „időszak” szűrő csak a felhasználó számára releváns adatokat jeleníti meg. Ha a felhasználó munkahelyén például az üzleti évben nincs éves vagy negyedéves költségvetési periódus, akkor ezek a periódusok nem jelennek meg a listában. Ez az üzleti évekre is érvényes. Ha a vállalat öt évre előre meghatározta az üzleti éveket és a költségvetéseket, de a felhasználó csak a folyó évben felelős bizonyos költségvetésekért, akkor csak a folyó évet választhatja ki.

Ha a felhasználók használhatják a Dátumtartomány alapú költségvetések opciót, akkor a megfelelő gombokra kattintva év és dátumtartomány alapján szűrhetik a költségvetéseket. Egyszerre több dátumtartományt is kiválaszthatnak.

Ha a felhasználó a keresési szűrés funkciót is használja, akkor a keresőmezőbe elkezdheti beírni a keresett költségvetés nevét. Amint a felhasználó elkezd gépelni, akkor látni fogja, hogy a jobb áttekinthetőség érdekében a keresési funkció releváns kategóriákba lett strukturálva: Költségvetések megjelenítése, Ezen kategóriával rendelkező költségvetések megjelenítése és Ezen tulajdonossal rendelkező költségvetések megjelenítése.

A felhasználók keresési karakterláncok használatával is kereshetnek költségvetéseket. Az itt látható tábla adja meg a keresőmezőben megadható keresési karakterláncok létrehozásához használható kifejezéseket. Ezek a kifejezések a költségvetéstételekből származnak.

A költségvetés felhasználója megtekintheti az adott költségvetés alakulását: mekkora hányad van elköltve a költségvetésből (Elköltött), mekkora hányad vár jóváhagyásra (Függőben lévő), és mekkora összeg áll még rendelkezésre (Maradék). A Költség modul felhasználói láthatják az el nem számolt összeget (Költségelszámolás nélküli), amennyiben az adminisztrátor aktiválta ezt a funkciót. A százalékérték mutatja, hogy mekkora hányad van már elköltve a költségvetési összegből. A költségvetés felhasználói a csempére kattintva részletesebben is megtekinthetik adott költségvetés adatait.

Az egyes költségvetések sávdiagramjain színkódok könnyítik a költségvetési összeg elköltött, függőben lévő, valamint maradék részének egymáshoz való viszonyulását. A költségvetések adminisztrátorai a költségvetés beállításainak Riasztáshatár százaléka és Szabályozáshatár százaléka mezőjében megadott értékkel tudják beállítani a százalékos értékek tartományait. A színkódok a következőképpen vannak hozzárendelve:

• Zöld: a költségvetés legfeljebb 80%-a van elköltve vagy függőben

• Sárga: a költségvetés 80–90%-a van elköltve vagy függőben

• Piros: a költségvetés 100%-a el van költve vagy függőben van

A felhasználók kiválaszthatják, hogy csempe- vagy listanézetben kívánják-e megjeleníteni a költségvetési adatokat. Listanézetes megjelenítés esetén a felhasználók az egyes költségvetések melletti nyílra kattintva tekinthetik meg, hogy mennyi van elköltve, függőben, mennyi a maradék és a költségelszámolás nélküli hányad a költségvetésből (ha be van állítva, csak a Concur Expense-ben). A fenti nyílra kattintva pedig az összes költségvetésre vonatkozóan megjeleníthetik az elköltött, a függőben lévő, maradék és elszámolás nélküli hányadokat.

Folyó év költségvetési költése

A költségvetés-felelősök megtekinthetik a költségvetések folyó évi adatait. Havi és negyedéves költségvetések esetén a költségvetés összege a aktuális költségvetési periódus költségvetési összege, valamint az aktuális üzleti év költségvetési periódusai alapján lesz meghatározva.

A folyó év adatait a „Költségvetés áttekintése” Kártya és Lista nézetén keresztül lehet elérni. A Kártya nézetben a felhasználóknak jobb egérgombbal kell kattintaniuk a költségvetés csempéjére, majd ki kell választaniuk a YTD View (Folyó évi nézet) opciót. A Lista nézetben a felhasználóknak az ablak jobb oldalán található kék színű bővítési nyílra kattintva ki kell bontaniuk a költségvetés adatait.

Amint a költségvetés-felelős rákattint a YTD View (Folyó évi nézet) gombra a folyó évi nézet megnyitásához, akkor a YTD View (Folyó évi nézet) ablakban megtekintheti a költségvetési költés alakulását az üzleti év kezdetétől a mai napig.

A költségvetés felhasználásának összevetése az idővel

A költségvetés-felelősök ezentúl megtekinthetik a költségvetésük költségvetési periódus szerinti felhasználását egy idősor mentén, a költségvetési irányítópult sávdiagramjai között. Az idősor a költségvetés felhasználását az eltelt idő viszonylatában ábrázolja. Ha a költségvetés felhasználása egyenletesen oszlik el költségvetési periódus egyes napjai között, akkor a költségvetés-felelősök számára látható lesz, hogy a felhasználás a tervezettnél gyorsabban vagy lassabban történik. Ez az idősor lehetővé teszi a költségvetés-felelősök számára a költségvetés elköltött részének nyomon követését a túlköltés megakadályozása érdekében. A Költségvetés áttekintése oldalon a költségvetés-felelősök az egérrel a költségvetés csempéjére mutatva tudják megjeleníteni az idősort. Ha a költségvetési periódus több mint egy évet vagy egy negyedévet ölel fel, akkor a felhasználók a periódusnak megfelelő hónapokat fogják látni az idősoron. Ha a költségvetési periódus csak egy hónap, akkor a felhasználók a napokat fogják látni az idősoron.

Megosztott költségvetések megtekintése

A költségvetések felelősei a Költségkeret áttekintése (Költségvetés áttekintése) oldal Saját költségkeretek részében tudják megtekinteni saját költségvetéseiket. A „költségvetés jóváhagyója” / „költségvetési vezető”, illetve „költségvetés megtekintője” szereppel rendelkező felhasználók a Költségkeret áttekintése (Költségvetés áttekintése) oldal Megosztott költségkeretek részében tudják megtekinteni a többi költségvetés felelősei által velük megosztott költségvetéseket. A költségvetés felelősének vezetékneve előtagként hozzá van fűzve a megosztott költségvetések megnevezéséhez.

Csapatköltségvetések létrehozása

A csapatköltségvetések lehetővé teszik a költségvetés-felelősöknek, hogy létre tudjanak hozni költségvetéseket csapatuknak (illetve csapataiknak), valamint önállóan tudják kezelni azokat. Ez különösen az alárendelt vezetők számára hasznos, akik általában egy informális költségvetési összeget kapnak közvetlen felettesüktől anélkül, hogy megfelelő módon nyomon követhetnék csapatuk (vagy csapataik) költését ehhez a költségvetéshez képest. A csapatköltségvetések használatával egyszerűen létre tudnak hozni egy csapatköltségvetést, és nyomon tudják követni csapatuk (vagy csapataik) költését a megadott összegnek képest. A csapatköltségvetések használatakor továbbá a költségvetés-adminisztrátorok bevonására sincs szükség.

Egy csapatköltségvetés létrehozásához a költségvetés-felelősnek rá kell kattintania a Csapatköltségvetés hozzáadása gombra, az ekkor megjelenő ablakban meg kell adnia a kötelező adatokat, majd rá kell kattintania a Mentés gombra.

Adatok exportálása a „Költségvetés áttekintése” oldalon

A költségvetés felelősei olyanokkal is megoszthatják a költségvetési információkat, akik nem felhasználói az SAP Concur rendszernek. A Költségvetés áttekintése oldalon található Elküldés Excelbe hivatkozásra kattintva az ügyfelek Excel-táblázatba exportálhatják a költségvetési irányítópult listanézet opciójában rendelkezésre álló információkat, beleértve néhány további mezőt is. A további mezők közé tartoznak az Original Budget Amount (Költségvetés eredeti összege) (a költségvetéstételbe bevitt, kiigazítások nélküli költségvetési összeg), az Adjusted Budget Amount (Költségvetés kiigazított összege) (a Költségvetéstételek „Kiigazítások importálása és exportálása" részéből származó összeg, a Periódustípus, a Költségvetési kategória és a Költségvetés típusa.