發票的傳真收據影像
每一組收據必須附上傳真封面頁,以便透過頁面上的條碼,識別與這些收據關聯的發票。
傳真收據
若要傳真您的收據:
以一般方式完成您的發票。
選取 [列印] > [發票掃描/傳真封面頁]。封面頁隨即顯示。
- 按一下 [列印]。
列印完傳真封面頁後,按一下 [關閉]。
請閱讀傳真封面上的傳真說明與以下的 傳真提示。
將收據置於透明塑膠套中,或用膠帶將收據黏貼在另一張 8.5" x 11" (或 A4) 的紙上以便傳真。
先將傳真封面頁放入傳真機,接著放入收據,然後傳送到傳真封面頁上顯示的影像服務號碼。
傳真已接收並處理之後,大約 5 分鐘後就可以透過 Concur Invoice 檢視影像。若要檢視傳真收據,選取 [檢視影像] 或 [動作] > [檢視影像]。
注意下列事項:
狀態頁面
狀態頁面會附加至 PDF,說明檔案處理失敗 (例如,因為密碼保護或不正確的檔案類型)。狀態頁面不會提供檔案名稱或失敗的原因。但會指出失敗的檔案,如檔案 #1 已成功、檔案 #2 已失敗、檔案 #3 已成功。之後您在檢視 PDF 時,可以決定那些檔案需要更正並重新上載。
注意下列事項:
如果沒有處理失敗的檔案,狀態頁面就不會顯示。
如果部分檔案處理失敗,狀態頁面便會顯示並列出成功與失敗的檔案。
如果所有檔案皆處理失敗,則 PDF 內只會有狀態頁面。
傳真提示
將所需的收據置於透明塑膠套中,或用膠帶將收據黏貼在另一張 8.5" x 11" 的紙上以便傳真。
您可以傳送多張收據,但與發票關聯的傳真封面頁必須放在傳真序列的 第一 頁。
黃色收據在傳真後通常會不清楚。SAP Concur 建議先影印所有黃色收據,再傳真影本。
在傳送期間,傳真封面頁必須顯示為第一頁。
若要提交同一份發票的其他收據,或是收據顯示不清楚時,請使用與首次傳輸相同的發票關聯封面頁來傳真收據。這些收據會附加到先前傳送的收據。
如果按一下 [檢視收據] 後收到錯誤訊息,表示瀏覽器無法辨識檔案格式,或要求您必須以另一個應用程式開啟檔案,則須下載最新版本的 Adobe Acrobat Reader 以安裝瀏覽器外掛程式。錯誤訊息會提供 Adobe 網站連結,或您 SAP Concur 管理員所決定的內部網站連結。
如果遺失傳真收據封面頁,請從同一份發票再列印一張封面。
代理人可以檢視代替其他 Invoice 使用者所準備的發票收據影像。
系統會傳送給您一份電子郵件通知,說明傳真已順利傳送並可供檢視。
當核准主管收到有發票等待核准的通知後,可以透過 [檢視收據] 連結來存取收據影像。
您可以傳真並將掃描的影像附加至同一份發票。
