Concur Invoice 標準版本使用者說明

檢視預算詳細資料

預算使用者可檢視特定預算的詳細資訊,也可篩選並搜尋預算。使用者將可看到與[預算概觀]頁面相同的資訊,包含圖表預算明細 ([已支出][待處理][剩餘][超過] 百分比)、時間的預算耗用、顯示各費用類型已支出金額的圖表,以及支出趨勢長條圖。

使用者可將預算資料匯出成交易,或使用費用類型來進行摘要。使用者可套用篩選器來減少匯出試算表檔案的大小。這些篩選器可用於產品類別 (申請、費用、發票採購申請)、交易狀態 (待處理及已支出) 和日期範圍。

此外,針對發票、採購申請、費用報告和授權申請的已支出和待處理預算,使用者也可查看更多相關詳細資料。

包含或排除剩餘預算的待處理金額

依預設,剩餘金額計算不會包含待處理金額。剩餘金額等於預算金額減去已支出金額。待處理金額不一定會獲核准。

使用者應會希望掌控預算的剩餘金額。若使用者希望剩餘金額計算包含待處理金額,則可要求管理員選取 (啟用) 預算設定中的 [Include Pending Amount in Remaining Amount calculation] (剩餘金額計算包含待處理金額) 選項,以便執行此動作。選取此選項時,剩餘金額等於預算金額減去已支出金額和待處理金額。使用者期望待處理金額獲得核准,因此希望剩餘金額會反映仍可支出金額的實際檢視。

檢視預算項目的稽核軌跡

預算擁有者可檢視預算項目的稽核軌跡,方式為在概觀頁面上按一下預算的 [詳細資料] 功能表,並選取 [稽核軌跡]。透過稽核軌跡,您可取得預算擁有者和預算管理員對特定預算項目採取動作的相關資訊。

出現的 [稽核軌跡] 視窗會顯示四種索引標籤:[表頭][人員][篩選器][金額]。這些索引標籤會在下表中加以說明。

稽核軌跡索引標籤

說明

表頭

[表頭] 索引標籤顯示對預算項目的變更。

人員

[人員] 索引標籤顯示各使用者 (如檢視者和核准人) 進行的變更相關資訊。

篩選器

[篩選器] 索引標籤顯示預算儀表板中預算的篩選器變更。

金額

[金額] 索引標籤顯示對預算項目金額的變更。

針對時間比較預算耗用

預算擁有者可在預算儀表板的長條圖上,依據時間軸檢視各預算期間的預算耗用。在預算概觀頁面上,預算擁有者必須將游標移至功能磚上方才能查看時間軸。然而,當預算擁有者瀏覽至 [詳細資料] 頁面時,依預設可看到時間軸,不需將游標移至功能磚上方。若預算期間長達一年或一季,則時間軸會向使用者顯示相關月份;若預算期間僅為期一個月,則時間軸會向使用者顯示日期。

檢視各費用類型的已支出金額

預算明細也會顯示圖表,該圖表會展示各費用類型的已支出金額。

審查支出項目時,使用者可以檢視各費用類型已支出或待處理的項目。若要執行此動作,使用者可以按一下 [支出類別] 連結。此檢視會顯示各費用類型與其產品的待處理和已支出金額,包含總預算金額。

檢視每年支出趨勢

[支出趨勢] 長條圖會顯示預算擁有者一整年的預算期間狀態。預算擁有者可針對每個預算期間檢視兩個長條;在每季或每月檢視中,特定期間的預算金額 (長條以實心色彩填滿),以及總支出金額 (已支出總金額的長條以實心色彩填滿,待處理總金額的長條則以斜線填滿)。顯示總支出金額的長條是由已支出總金額和待處理總金額所構成。

預算擁有者也可以將滑鼠移至各長條的上方,檢視特定月份的預算詳細資料。

假如預算是以一整年為依據,則每月檢視會顯示預算期間的金額,並將其除以會計期間數 (通常為 12 個月),以計算每月的預算金額。針對每季檢視,系統會將預算期間金額除以 3,以計算圖表中的每季預算金額。預算消耗 (支出和待處理) 是以每月的實際耗用為依據,即使年度和季度預算也是如此。

在下方表格中,若預算擁有者將滑鼠移至 [支出趨勢] 長條圖的長條上方,即可看到預算期間內各狀態的說明。

預算狀態

說明

已支出

此顯示核准金額已支出。

待處理

此顯示金額正等待核准。

剩餘

此顯示可支出的剩餘金額。剩餘金額的計算方式是以預算金額減去已支出金額。若管理者已啟用預算設定中的 [Include Pending Amount in Remaining Amount calculation] (剩餘金額計算包含待處理金額) 選項,剩餘金額的計算方式是以預算金額減去已支出金額,再減去待處理金額。

超過

若剩餘金額變成負數,紅色 [超過] 標籤會取代 [剩餘] 標籤,用以指示多少的預算金額已耗用。

未支出

(僅限費用)

此顯示未提交費用項目的餘額。

因為不是從餘額中減去,所以未支出餘額不會影響長條圖,因此未提交的費用不會耗用預算。

長條圖顏色顯示為綠色、黃色和紅色分別代表下列含意:

  • [綠色]:預算的耗用低於預算警示限制 (預設 80%)

  • [黃色]:預算的耗用等於或超過預算警示限制。

  • [紅色]:預算的耗用等於或超過預算控制限制 (預設 100%)

匯出預算資料

預算擁有者可以將預算資料匯出至 Excel 試算表,如此便可分析支出詳細資料。一次最多可匯出 12,500 個項目。

若要匯出預算資料,預算擁有者可按一下預算詳細資料頁面上的 [匯出資料]

在隨即顯示的 [匯出支出資料] 視窗中,預算擁有者可選取下列項目的選項:

  • 資料類型 ([細項資料][支出類別資料])

  • 日期範圍

  • 產品類別 (費用、付款申請、採購申請、信用卡、申請所有類別)

  • 交易狀態 ([待處理及已支出][已支出][待處理])

    選取選項後,預算擁有者可按一下 [匯出資料] 按鈕,將預算資料匯出至試算表。

說明

狀態

此欄會顯示費用報告、發票、採購申請或授權申請的預算狀態。狀態可為下列其中之一:

  • [待處理及已支出]

  • [待處理]

  • [已支出]

產品類別

此欄會顯示匯出預算資料的產品類別。產品類別可為下列其中之一:

  • 費用

  • 發票

  • 採購申請

  • 信用卡

  • 申請

  • 所有類別

參考

此欄會顯示發票號碼、採購申請 ID 和費用報告 ID,也會顯示發票、採購申請、費用報告的申請 ID 或授權申請。

日期

此欄會顯示費用報告、發票、採購申請或授權申請的交易日期。

員工姓名

此欄會顯示發票擁有者的姓名,或是提交費用報告、發票、採購申請或授權申請的員工姓名。

說明/詳細資料

此欄會顯示費用報告、發票、採購申請或授權申請提交人的地址詳細資料。

支出類別

此欄會顯示費用報告、發票、採購申請或授權申請的支出類別,例如:停車、機票或材料。

預算追蹤欄位

預算追蹤欄位 (若已設定) 會作為個別欄顯示在資料匯出中。這些欄將以欄位名稱標示,並顯示每個支出項目的欄位值。僅在匯出「細項資料」資料類型時,才會顯示這些欄位。

供應商名稱

此欄可讓使用者匯出預算的支出細項資料時,查看每個供應商的支出金額。

注意:適用於 Concur Expense、Concur Invoice 及 Purchase Request。

預算金額 (美金)

此欄會顯示費用報告、發票、採購申請或授權申請的預算金額。

預算百分比

此欄會顯示費用報告、發票、採購申請或授權申請的總預算百分比。

預算擁有者的預算調整

若預算管理員已啟用此功能,預算擁有者可將調整新增至預算。預算儀錶板的預算詳細資料頁面將顯示 [新增調整] 按鈕。

當預算擁有者按一下 [新增調整] 時,系統隨即顯示 [新增調整] 視窗,預算擁有者可輸入希望調整的預算相關資訊。預算擁有者可使用下列表格填入調整的詳細資料。

說明

調整類型

選取要調整的餘額類型:選擇下列其中一項:

  • 預算餘額

  • 資金轉帳

  • 費用

  • 發票

  • 採購申請

  • 申請

金額類型

選取套用調整金額的位置。選擇下列其中一項:

  • 預算金額

  • 支出金額

  • 待處理金額

交易日期

選取預算套用調整的日期,日期應介於此預算的預算期間。

金額 (美元)

輸入調整金額,此可為正值或負值。

說明

輸入調整的原因或說明。