Concur Invoice 標準版本使用者說明

檢視預算概觀

預算概觀的目的是讓使用者能快速查看預算,以及已支出、剩餘和待處理的預算金額。Concur Expense 使用者也可查看未支出金額。未支出金額可讓預算擁有者檢視尚未提交的費用項目餘額;此餘額包含未提交的費用報告,以及未附加至費用報告的可報支費用。例如,預算擁有者可能會希望檢視預算或查看預算剩餘金額,以便制定預算支出決策。預算擁有者或許也希望比較不同預算年度。

預算使用者可使用篩選和搜尋功能尋找預算。

使用者可使用期間篩選器選取預算年度 (已將目前預算年度設為預設值) 和預算期間。按一下期間篩選器後,視窗將隨即顯示,使用者可在此選取預算年度和期間類型 (每月、每季和/或每年)。此外,也可針對期間篩選器選取多個季度和月份。

期間篩選器只會顯示和使用者相關的資訊。例如,若使用者的會計年度內沒有年度或季度預算,則清單中不會有這些會計期間。此條件也適用於會計年度。若公司已定義五年的會計年度和預算,但使用者只擁有目前年度的預算,便只能選取目前年度。

使用者可按一下 [日期範圍預算] 選項,再按一下相關按鈕,依年和日期範圍篩選預算,也可選取多個日期範圍。

使用者使用搜尋篩選功能時,可在搜尋欄位輸入尋找預算的名稱。當使用者開始輸入時,便會看到搜尋功能分為不同的相關類別:[Show Budgets (顯示預算)][Show Budgets With Category (顯示包含類別的預算)][Show Budgets Owned By (顯示預算擁有者)] 以利檢視。

使用者也可使用搜尋字串搜尋預算。下方表格說明在搜尋欄位建立搜尋字串時的可用術語,這些術語擷取自預算項目。

搜尋類別

說明

名稱

此為預算名稱。例如,若要搜尋食物費用,則輸入名稱:(所有食物費用)

擁有者

此為預算擁有者。例如,若要按擁有者搜尋預算,則輸入 owner:johnsmith@brooksdev.com

類別

此為預算類別。例如,若要搜尋預算類別,則輸入類別:(IT)

說明

此為預算顯示名稱。例如,若要搜尋預算說明,則輸入說明:(budget west)

預算

此為預算金額。例如,若要搜尋特定預算金額,請輸入預算:(>1000)。其他範例如下:

  • 預算 = 1000

  • 預算 < 1000

  • 預算 >= 1000

  • 預算 <= 1000

預算使用者可檢視特定預算,以便查看算已支出的預算金額 ([已支出])、等待核准的金額 ([待處理]) 及剩餘可支出的金額 ([剩餘])。當管理員啟用此功能,Expense 使用者也可以查看此功能提供的未支出金額 ([未支出])此百分比顯示已支出的預算金額。預算使用者可以按一下功能磚,以便檢視特定預算的詳細資料。

各預算的長條圖皆以色彩標示,以便查看已支出、待處理或剩餘的預算金額。預算管理員可設定預算設定中 [警示限制百分比][控制限制百分比] 欄位的百分比。色彩編碼對應如下:

  • 綠色等於已支出或待處理預算的 80% 或以下

  • 黃色等於已支出或待處理預算的 80-99%

  • 紅色等於已支出或待處理預算的 100% 或以上

使用者可選取要以功能磚檢視或清單檢視來查看預算資訊。若使用者選取清單檢視,則可按一下預算旁的箭頭,檢視已支出、待處理、剩餘或未支出的預算金額 (若已設定,僅適用於 Concur Expense)。此外,按一下頂端的箭頭會展開所有預算,顯示已支出、待處理、剩餘和未支出的預算。

年初迄今的預算支出

預算擁有者可檢視預算年初迄今的相關資訊。每月或每季預算的金額將依據目前預算期間的預算金額,再加上目前會計年度先前預算期間的預算金額而得出。

[預算概觀] 中的 [信用卡][清單] 檢視可查看年初迄今的資訊。使用者若需要 [信用卡] 檢視,請以滑鼠右鍵按一下預算功能磚,並選取 [YTD View (年初迄今檢視)]。若想查看 [清單] 檢視,使用者必須透過按一下視窗右邊的藍色展開箭頭來展開預算。

預算擁有者按一下 [YTD View (年初迄今檢視)] 按鈕開啟年初迄今的檢視後,將可在 [YTD View (年初迄今檢視)] 視窗查看會計年度迄今的預算支出狀況。

針對時間比較預算耗用

預算擁有者可在預算儀表板的長條圖上,依據時間軸檢視各預算期間的預算耗用。時間軸會針對時間比較預算耗用。若預算耗用平均分佈在預算期間的每一日,則預算擁有者可確認耗用是否提前或落後於排程。時間軸可協助預算擁有者追蹤支出預算,確保預算不會超支。若要在預算概觀頁面上查看時間軸,預算擁有者必須將游標移至預算功能磚上方。若預算期間長達一年或一季,則時間軸會向使用者顯示相關月份;若預算期間僅為期一個月,則時間軸會向使用者顯示日期。

檢視共用的預算

預算擁有者可在預算概觀頂端的 [我的預算] 區段中檢視所有預算。若使用者具有「預算核准人/主管」或「預算檢視者」角色,則可在預算概觀的 [共用的預算] 區段中檢視與其他預算擁有者共用的預算。共用預算的首碼為預算擁有者的名稱。

建立團隊預算

團隊預算可讓預算擁有者建立和自行管理其團隊的預算。這對下層主管而言特別有用,下層主管可能會從直屬主管接收一筆非正式的預算金額,但無法以良好的方式追蹤團隊對預算的支出情形。透過團隊預算,其可輕鬆建立團隊預算並隨時間追蹤團隊金額的支出狀況。此外,團隊預算能免除對預算管理員的依賴。

若要建立團隊預算,預算擁有者應按一下 [新增團隊預算],在顯示的視窗中新增必要資訊,接著按一下 [儲存]

在預算概觀頁面上匯出資料

預算擁有者可和非 SAP Concur 使用者分享預算資訊。只要按一下預算概觀頁面上的 [傳送到 Excel] 連結,用戶可將預算儀表板清單檢視選項中的相同資訊匯出至 Excel 試算表,包含某些其他欄位。其他欄位包含 [Original Budget Amount (原始預算金額)] (在預算項目輸入的未調整預算金額)、[Adjusted Budget Amount (已調整的預算金額)] (來自預算項目中「調整匯入和匯出」的預算金額)、[期間類型][預算類別][預算類型]