Envoi des documents EHS : processus 

Applications

Voir : Envoi des documents EHS

Conditions préalables

L’envoi des documents EHS est contrôlé à l’aide du Motif d’envoi.

Pour l’envoi automatique des documents EHS, le système R/3 doit pouvoir sélectionner les données suivantes de façon univoque :

Déroulement

  1. Création d’un ordre d’envoi d’un document

L’ ordre d’envoi de document (ordre d’envoi d’un document) est l’objet central de l’envoi de documents EHS. Il contient tous les paramètres utilisés pour définir et contrôler l’envoi de documents EHS. L’ordre d’envoi d’un document peut être demandé manuellement ou automatiquement.

L’ Envoi manuel de documents EHS est lancé depuis l’édition des documents.

La création automatique des documents EHS comprend les éléments suivants :

Un ordre d’envoi d’un document est également créé automatiquement lors de l’exportation de documents EHS et de leur impression (voir Exportation de documents EHS).
  1. Contrôle de l’ordre d’envoi d’un document à l’aide d’exits utilisateur

De sa création à l’envoi, l’ordre d’envoi d’un document passe par diverses phases sous la forme d’exits utilisateur :

Voir également : Réseau de statuts d’envoi de documents EHS

En plus de ces exits utilisateur, vous pouvez créer vos propres modules fonction dans l’activité IMG Gestion des exits utilisateur.
  1. Vérification manuelle de l’ordre d’envoi d’un document

Vous vérifiez le statut actuel de votre ordre d’envoi d’un document à l’aide du protocole d’expédition. Voir : Traitement du protocole d’envoi de documents EHS

En général, vous paramétrez manuellement le processus d’expédition. Toutefois, vous pouvez également lancer manuellement les ordres d’envoi d’un document en arrière-plan avec le statut initial Créé (CR). Dans ce cas, vous devez traiter les ordres d’envoi d’un document manuellement en exécutant les fonctions Accepter ou Refuser. Voir : Traitement des ordres d’envoi d’un document

Vous pouvez également définir les options dans le Customizing pour :

Il est important de vérifier les documents EHS pendant l’édition, car des erreurs peuvent survenir lors de l’impression des documents en raison d’un blocage du papier dans l’imprimante, d’un manque de toner, et ainsi de suite.

Les accusés de réception doivent être signés par le destinataire et vous être renvoyés en tant qu’émetteur.

Vous pouvez renvoyer les ordres d’envoi refusés et manqués et vous pouvez réinitialiser les paramètres de type de communication et d’imprimante dans l’en-tête d’expédition. Voir : Traitement des en-têtes d’ordres d’envoi d’un document

Résultat

Vous utilisez un exit utilisateur pour sauvegarder l’ordre d’envoi d’un document exécuté.

Sauvegarde des ordres d’envoi d’un document

Vous pouvez augmenter la performance de l’expédition de document entrant si, lors de la programmation, vous vous assurez qu’en chargeant les documents entrants, un fichier PostScript est créé en outre pour chaque fichier *.PDF. Ceci signifie que, dans l’envoi reçu, les fichiers *.PS nécessaires sont immédiatement disponibles et ne doivent pas être créés.