Ordre d’envoi de document (Bibliothèque R/3 - Sécurité des produits (EHS-SAF))

Ordre d’envoi de document

Définition

Il regroupe tous les paramètres utilisés pour définir et contrôler l’envoi de documents EHS. L’ordre d’envoi d’un document peut être demandé manuellement ou automatiquement.

Pour envoyer les documents sur les substances (comme les fiches de données de sécurité, les fiches de données d’urgence ou les étiquettes), il faut que les objets suivants existent dans l’envoi de documents EHS :

Objet	Constitué de
Ordre d’expédition initial	> 1 destinataire et > 1 document EHS
Ordre d’envoi d’un document (ordre d’envoi de document)	1 destinataire et 1 document EHS
Envoi groupé de documents	1 destinataire et > 1 document EHS
Envoi limité de documents	1 destinataire et > 1 document EHS, où le nombre de documents EHS dans un colis est limité par la taille de l’unité d’expédition utilisée (enveloppe C4 ou C6, par exemple). Un envoi limité de documents peut également contenir une page de garde et un accusé de réception.

Structure

L’ordre d’envoi d’un document vous fournit des informations concernant :

Paramètres d’ordre d’envoi d’un document

Identification de l’ordre d’expédition

Motif d’envoi (par exemple, créé manuellement, créé par les Ventes)

Processus de gestion (par exemple, envoi d’une fiche de sécurité)

Date d’expédition cible et date d’expédition avec moment de l’expédition

Type d’ordre d’envoi d’un document (document EHS, page de garde ou accusé de réception) et élément d’expédition (par exemple, enveloppe contenant 10 feuilles de papier ou e-mail qui peut envoyer jusqu’à 1 Mo de données)

Statut (par exemple, en instance pour le contrôle de sortie de marchandises, prêt)

Type de communication

Le type de communication dépend du destinataire et du motif d’envoi. Les types de communication possibles sont l’e-mail, la lettre, le fax (voir : Envois limités de documents).

Unité de sortie

Si le document EHS doit être expédié comme une lettre, vous devrez spécifier une imprimante.

Indicateur de nouvel envoi

Paramètres de destinataire

Vous pouvez utiliser le paramètre d’environnement SRE_DS_SDSREC pour spécifier si le destinataire d’un document EHS doit être une société S/L ou une personne (correspondant).

Vous trouverez plus d’informations sur le paramètre d’environnement SRE_DS_SDSREC dans l’activité IMG Définir paramètres d’environnement dans le Customizing de la sécurité des produits.

Les types de gestion des adresses suivants sont disponibles :

Gestion des adresses dans la composante R/3 Administration des ventes (ADV) (clients avec fonction partenaire destinataire FDS)
Gestion des adresses dans l’administration utilisateur R/3 (pour l’envoi manuel de documents EHS uniquement)
Gestion des adresses dans la composante R/3 de sécurité des produits (pour l’envoi manuel de documents EHS uniquement)

Outre le nom et l’adresse, vous devez également spécifier les types de communication valables pour chaque destinataire.

Paramètres de document sur les substances

Les paramètres suivants sont affichés :

Paramètres qui décrivent le document sur les substances (par exemple, substance, variante de génération, langue, type de document EHS, version, statut de document EHS, code de prise en compte)

Paramètres qui sont affectés au document sur les substances (par exemple, désignation article, numéro d’article)

Paramètres supplémentaires du document EHS

Les informations suivantes sont fournies :

Clé de document
Format de document
Taille du document

Codes de commande

Le système R/3 enregistre les données de gestion et les codes de commande. En plus de la date de création et du nom de la personne qui a créé le document EHS, la date et le gestionnaire du contrôle de sortie et l’accusé de réception sont protocolés.

Les modifications de certains paramètres de l’ordre d’envoi d’un document sont possibles en fonction du statut de l’ordre d’envoi d’un document si l’expédition ne peut pas être exécutée autrement. Par exemple, il est peut-être nécessaire de modifier le type de communication Lettre si une imprimante est défectueuse. Le système R/3 enregistre le nom de la personne qui a apporté les modifications et la date des modifications.