Envois limités de documents 

Utilisation

Cette fonction exécute la méthode d’expédition selon le type de communication pour des colis d’expédition terminés.

Le module fonction est créé comme un exit utilisateur pour que vous puissiez définir vos propres modules fonction pour l’expédition.

Conditions préalables

Dans l’activité IMG Définir communication, vous avez défini le format dans lequel le document EHS doit être édité selon les types de communication.

Dans l’activité IMG Affecter communication, vous avez défini la priorité des types de communication autorisés selon le motif d’envoi. Dans l’activité IMG Affecter unités d’expédition, vous avez affecté au moins une unité d’expédition à chaque type de communication.

Vous avez défini les types de communication autorisés et un type de communication par défaut pour tous les destinataires du document EHS.

Dans l’activité IMG Gérer exits utilisateur, pour chaque type de communication, vous pouvez trouver une variation séparée de l’exit utilisateur EHS_SEND standard du type d’exit SRE_DIST.

Dans l’activité IMG Affecter noms aux exits utilisateur, l’exit utilisateur EHS_SEND_* est affecté au point d’appel SEND conformément au type de communication. Le point d’appel SEND définit l’endroit du programme où l’exit utilisateur est appelé.

Fonctionnalités

Sélection du type de communication

Lorsque vous déclenchez manuellement l’envoi, vous pouvez choisir entre :

Vous saisissez le destinataire directement lorsque vous paramétrez l’ordre d’envoi d’un document. Le système R/3 détermine les types de communication qui sont spécifiés pour le client et dans le Customizing et vous permettent de choisir parmi ceux-ci. Pour un envoi en arrière-plan, le type de communication que vous avez spécifié comme valeur par défaut pour le destinataire est pris en compte de la même manière que pour l’envoi automatique de documents EHS (voir ci-dessous).

Pour l’envoi automatique de documents EHS, vous pouvez choisir uniquement parmi les clients (partenaire, client ou société S/L) comme destinataire, et pas parmi les utilisateurs Office ou les destinataires du document. Vous avez dû spécifier les types de communication autorisés pour tous les clients et leurs correspondants dans la composante R/3 Administration des ventes. Vous pouvez définir un type de communication comme type de communication par défaut.

Dans le Customizing, vous définissez les priorités des types de communication autorisés selon le motif d’envoi. Le type de communication par défaut a toujours la priorité la plus élevée, mais doit également être présent dans le Customizing pour pouvoir être utilisé pour l’envoi.

Dans l’illustration, l’expédition sous format e-mail n’est pas autorisée puisque le type de communication E-mail n’est pas saisi dans le Customizing.

De la même manière, le type de communication peut être remplacé par les correspondants :

Le type de communication Lettre a été défini pour les trois correspondants d’un partenaire, alors que le partenaire a le fax comme type de communication. Dans le Customizing, seul le type de communication Fax est défini pour l’envoi de fiches de données de sécurité. Comme un fax ne peut pas être envoyé aux correspondants, ils ne recevront pas de document EHS. Au lieu de cela, le partenaire reçoit un total de trois fax, chacun contenant les données d’adresse d’un correspondant.

Méthodes d’expédition

Les méthodes d’expédition suivantes sont possibles dans le système standard :

Les documents EHS imprimés par le spool R/3 doivent être en format PostScript. La conversion conformément aux formats définis pour le type de communication a seulement lieu lorsque le document final est créé.

Les documents EHS distribués par e-mail peuvent être envoyés en format *.DOC.

Lors de l’envoi par e-mail, les documents EHS, y compris la page de garde et l’accusé de réception, sont envoyés comme pièces jointes à l’e-mail. L’e-mail lui-même ne contient qu’un texte standard.

Vous pouvez utiliser les alternatives suivantes pour l’expédition :

Dans SAP R/3 Office, vous utilisez le serveur de communication SAPcomm pour envoyer des fax. Les documents EHS qui doivent être envoyés peuvent être en format PostScript ou PCL. La conversion a lieu lors de la création du document final.