Exportation de documents EHS : processus 

Applications

La composante R/3 de sécurité des produits vous permet d’exporter des documents EHS en format Dok-X. Dok-X est un système de gestion des documents de la société S/L TechniDATA GmbH.

Hormis les documents EHS dans la composante R/3 de sécurité des produits, vous pouvez également utiliser l’exportation de documents EHS pour des documents EHS numérisés (documents EHS entrants).

Vous pouvez définir vos propres méthodes d’exportation dans le Customizing pour la sécurité des produits. Pour ce faire, utilisez les activités IMG suivantes :

L’exportation de documents EHS est une catégorie particulière d’envoi de la documentation technique et fait partie intégrante de l’envoi de la documentation technique dans le Customizing pour la sécurité des produits.

L’envoi de la documentation technique peut être entamé immédiatement ou en arrière-plan. Toutefois, l’exportation de documents EHS est toujours exécutée en arrière-plan.

Conditions préalables

 

Procédure

    
 

Exportation manuelle de documents EHS

   

Processus

  1. À la date pour laquelle vous avez planifié le document EHS RCVDDISP, le système R/3 débute l’exportation de documents EHS pour toutes les commandes exportation automatique et manuelle créées.

Pour de plus amples informations sur le document EHS RCVDDISP, consultez l’activité IMG Mise au point de jobs pour l’envoi de la documentation technique dans le guide d’implémentation (IMG) pour la sécurité des produits.

Exportation automatique

Pour les documents EHS, le système R/3 crée automatiquement des commandes exportation qui ont été récemment générées pour l’exportation de documents EHS puisque la dernière date d’exportation présente le statut Validé. Normalement, les commandes exportation présentent immédiatement le statut Validé. Vous pouvez vérifier ce paramétrage standard dans l’activité IMG Contrôle des raisons d’expédition dans le Customizing pour la sécurité des produits.

Exportation manuelle

L’exportation manuelle de documents EHS Dok-X débute à partir de l’édition des documents. Lorsque vous créez une commande exportation manuelle de documents EHS Dok-X, le système R/3 vérifie si le document EHS a déjà été exporté. Les critères suivants sont contrôlés dans ce cas :

- ID de la substance pour laquelle le document EHS a été créé

- ID de la substance pour laquelle le document EHS a été sélectionné dans l’édition des documents (voir affectation de substances)

- ID de la variante de génération

- Langue du document EHS

- Initiateur de la commande exportation de documents EHS Dok-X

- Désignation d’articles

- Version interne de documents EHS

Le système R/3 vérifie toutes les commandes exportation de documents EHS Dok-X indépendamment de leur statut. Les exceptions sont les commandes qui présentent le statut Commande créée puisque vous pouvez les supprimer via la fonction Refusé.

Si un document EHS a déjà été exporté, vous pouvez décider si vous voulez à nouveau exporter le document EHS ou non.
  1. Les commandes exportation sont traitées par le document EHS RCVDEVEN. Le Customizing pour la sécurité des produits est réglé pour que toutes les commandes exportation contenues dans le système R/3 soient traitées au statut Historique.

Si les anciennes commandes exportation contenues dans le statut Historique existent pour un document EHS, elles sont supprimées.

3. Le document EHS exporté est enregistré sur le serveur d’application dans le répertoire que vous avez spécifié pour l’exportation de documents EHS Dok-X sous Interfaces ® Options de base pour importation et exportation dans le Customizing pour la sécurité des produits.

Les fichiers suivants sont enregistrés sur le serveur d’application :

Le fichier pour l’exportation de documents EHS Dok-X contient les paramètres suivants :

- DTY (catégorie de document)

Comme seule l’exportation des fiches de données de sécurité est supportée dans le système standard, la BD solutions de valeur est affectée à cette catégorie de document.

- SID (ID de substance)

Substance pour laquelle la commande exportation de documents EHS Dok-X a été créée.

- PRN (désignation d’articles)

Articles pour lesquels la commande exportation de documents EHS Dok-X a été créée. La désignation d’articles est définie via le même algorithme que pour l’envoi de la documentation technique (voir désignation d’articles, numéro d’articles).

- STA (statut)

Ce paramètre se voit toujours affecter la valeur V.

- LAC (langue du document EHS)

- CPN (nom de la société G/L)

Le nom de la société G/L est défini au moyen de l’initiateur (organisation commerciale) qui a déclenché la commande exportation de documents EHS.

- FFT (format du fichier)

Les documents EHS sont toujours exportés en format PostScript (PS) dans l’exportation de documents EHS Dok-X.

- FNA (nom du fichier)

Le nom du fichier se compose d’un nombre à huit chiffres consécutifs et de l’extension .PS. Pour de plus amples informations, consultez Spécification des chemins d’accès et des désignations dans l’IMG pour la sécurité des produits.

- DAT (date de génération du document EHS)

- VER (version du document EHS)

La version du document EHS se compose des sous-versions et des versions principales du document EHS.

- CTY (zone de validité géographique)

La zone de validité géographique se voit affecter la zone de validité géographique de la variante de génération du document EHS à exporter.

Résultat

  1. À l’écran de Sécurité des produits, vous pouvez vérifier la commande exportation de documents EHS sous Documents EHS ® Édition de l’envoi de la documentation technique. Saisissez vos critères de recherche et sélectionnez Commande d’envoi de la documentation technique ® Espace de navigation ® Liste des occurrences.
  2. La plus récente commande exportation de documents EHS Dok-X pour un document EHS est toujours enregistrée dans le système R/3. Des commandes exportation de documents EHS Dok-X plus anciennes pour le même document EHS sont supprimées si elles présentent le statut Historique. Le système R/3 utilise les critères suivants pour comparer les commandes exportation de documents EHS Dok-X :
    3.

    - ID de la substance pour laquelle le document EHS a été créé

    - ID de la substance pour laquelle le document EHS a été sélectionné dans l’édition des documents (voir affectation de substances)

    - ID de la variante de génération

    - Langue du document EHS

    - Initiateur de la commande exportation de documents EHS Dok-X

    - Désignation d’articles

    - La sous-version et la version principale du document EHS et, au besoin, la date de la commande exportation ont été créées.

  3. Pour chaque nouveau document EHS créé, le système R/3 vérifie si une commande exportation de documents EHS Dok-X existe pour la version précédente de ce document EHS. Le cas échéant, une commande exportation ultérieure est créée mais uniquement si le document EHS récemment créé n’a pas déjà été exporté manuellement à partir de l’édition des documents.

L’exportation ultérieure automatique dépend de l’initiateur. Ceci signifie que lorsqu’une nouvelle version d’un document EHS est créée et que plusieurs commandes exportation de documents EHS Dok-X existent pour la version précédente de ce document EHS qui a été déclenchée par des initiateurs différents, une commande exportation ultérieure est créée pour chacune de ces commandes exportation de documents EHS Dok-X.

Des commandes exportation ultérieures sont créées périodiquement pour des périodes spécifiques comme des commandes d’envoi ultérieures pour des documents EHS.