Envoi automatique de documents EHS (Bibliothèque R/3 - Sécurité des produits (EHS-SAF))

Envoi automatique de documents EHS

Applications

L’envoi automatique de documents EHS est actuellement possible pour l’expédition des fiches de données de sécurité.

Dans de nombreux pays, la loi spécifie que les destinataires des produits chimiques doivent recevoir une fiche de données de sécurité (FDS) avant d’accepter la livraison des produits. Le système de gestion de fiche de données de sécurité EH&S automatise ce processus et permet aux clients de répondre aux exigences légales.

L’envoi peut être déclenché à partir de la livraison ou de l’ordre. Comme la livraison suit l’ordre, le système R/3 effectue seulement par défaut le processus d’expédition complet après imputation du document de livraison. En enregistrant un document de vente, le système R/3 vérifie simplement si un document EHS correspondant peut être sélectionné après avoir transféré les données au système EH&S. Si nécessaire, le système R/3 crée une demande de document EHS.

Dans le Customizing de la sécurité des produits, l’exit utilisateur Développer extension pour contrôler envoi FDS vous autorise à paramétrer le processus d’expédition entier depuis l’ordre.

Conditions préalables

Dans le Customizing de la sécurité des produits, vous avez défini des options dans la section Envoi d’un rapport :

L’envoi des documents EHS est contrôlé à l’aide du Motif d’envoi.

À part le bon de livraison et les données de base article, le système R/3 doit pouvoir sélectionner les données suivantes de façon univoque :

Destinataire du document

Sélection d’un document sur les substances

Émetteur (Initiateur FDS, organisation commerciale)

Les documents EHS doivent avoir été lancés dans la Gestion des documents EHS. En standard, l’envoi des documents EHS est paramétré pour le type de document Fiche de données de sécurité.

Vous avez installé la version EH&S courante de Windows Word processor Integration (WWI) et défini les options dans la section Génération de documents EHS du Customizing pour la sécurité des produits.

Déroulement

L’envoi d’une fiche de sécurité est déclenché en utilisant la commande d’édition via la technique de conditions. Dans ce cas, l’édition est l’imputation d’un bon de livraison dans la composante R/3 Administration des ventes (ADV), dont le poste de livraison :

comprend un article pour lequel le code importance au niveau de l’environnement est marqué dans la fiche article ;
comprend un type de poste auquel un schéma correspondance est affecté qui contient le type de message SDB.

Déclenchement automatique de l’envoi d’une fiche de sécurité dans la composante R/3 Administration des ventes (ADV)

Fonctionnalité d’envoi d’une fiche de données de sécurité comme suit :

Procédure dans la composante R/3 Administration des ventes (ADV)

Imputation de livraison	En sauvegardant une livraison dans les Ventes, le système vérifie s’il y a un article dans la livraison pour lequel le code importance au niveau de l’environnement est marqué dans la fiche article.
Sélection d’édition	Si c’est le cas, le type d’édition SDB est sélectionné à l’aide d’un schéma de conditions dans les Ventes.
Transfert de données à EHS	Lorsque l’édition est traitée, les données spécifiques aux Ventes (par exemple, les données de destinataire, les données émetteur) sont évaluées par le système R/3. Lorsque ceci est terminé, il est transféré à la composante R/3 sécurité des produits.

Procédure dans la composante R/3 sécurité des produits (EH&S)

Contrôle d’affectation de substance-article	Dans EH&S, les substances composant l’article sont déterminées à l’aide de l’affectation de substance-article.
Contrôle si le code d’exclusion n’est pas activé	Le système R/3 annule alors seulement l’envoi d’une fiche de sécurité pour une substance si : – Le code d’exclusion Envoi FDS facultatif est activé pour la substance – Le niveau d’information de cette valeur de caractéristique correspond également au niveau défini dans le Customizing comme paramètre d’environnement Le niveau d’information CLIENT est défini pour le paramètre d’environnement SRE_DS_CHECK_VALID. Le code d’exclusion Envoi FDS facultatif a été activé dans la valeur de caractéristique des substances et le niveau a également été défini sur CLIENT. L’Union européenne a été saisie comme zone de validité géographique pour les valeurs de caractéristique des substances. Ceci signifie que le document EHS n’est pas expédié si le pays du client livré appartient à l’Union européenne. Si le pays du client livré est, par exemple, les États-Unis, les valeurs de caractéristique des substances ne sont pas valables et le document EHS est expédié.
Sélection de variante de génération	Vous sélectionnez la variante de génération pour le document EHS que vous voulez envoyer à l’aide du schéma de conditions pour l’envoi de documents EH&S.
Sélection de documents EHS	Le document EHS est sélectionné conformément aux critères suivants : Voir : Sélection de document sur les substances - Variante de génération – Langue ; déterminée d’après le pays de destination – Jour de référence auquel les données du document EHS sont valables Le jour de référence peut être défini dans l’activité IMG Définir la date d’envoi dans le Customizing de la sécurité des produits. - Substance La version du document EHS qui est définie de cette façon ne constitue qu’un brouillon. Si vous avez activé le Témoin de contrôle dans l’activité IMG Définir motifs d’envoi sous le motif d’envoi, avant de créer le document EHS prêt à l’envoi, le système R/3 vérifie si une version validée plus récente du document EHS a été créée depuis le jour de référence ci-dessus.
Ordre d’envoi d’un document	Un ordre d’envoi d’un document est créé avec le document EHS sélectionné et le destinataire FDS est déterminé par les Ventes. – Le motif d’envoi pour cet ordre d’envoi d’un document est activé par le système (SD_CALL) automatiquement. – Vous pouvez définir les options de date/heure d’envoi dans l’activité IMG Définir la date d’envoi dans le Customizing de la sécurité des produits. Vous pouvez saisir une période préliminaire d’expédition selon le pays de destination dans l’activité IMG Affecter langue et période préliminaire au pays. (Pour assurer que la fiche de données de sécurité sera livrée à temps, c’est une bonne idée d’envoyer la fiche de données de sécurité, par exemple, deux jours avant la sortie de marchandises.) – L’organisation commerciale sert d’initiateur (émetteur) de l’ordre d’expédition. L’ordre d’envoi d’un document récemment généré est créé dans le protocole d’envoi avec le statut initial défini pour le motif d’envoi. Le statut initial Créé vous oblige à diffuser le document EHS manuellement, alors que, avec le statut initial Validé, le traitement de l’ordre d’envoi d’un document commence dès que la date/heure d’envoi est atteinte.

Activités dans EH&S si aucun document EHS n’est trouvé pour les paramètres de sélection :

Création de demande de document EHS	Le système R/3 crée une demande de document EHS dans la réserve de travail.
Création d’un ordre d’envoi d’un document	Le système R/3 crée aussi et traite un ordre d’envoi d’un document.
Contrôle de validation	Avant de créer le document prêt à l’envoi, le système R/3 vérifie si la demande de document EHS s’est traduite par la validation d’un document EHS. Si le document EHS n’est pas encore lancé, le système R/3 met le statut de l’ordre d’envoi d’un document à Erreurs. Lorsque le document EHS est enfin lancé, vous pouvez activer l’ordre d’envoi d’un document manuellement au statut En cours de traitement à l’aide de la fonction Relancer.

Résultat

La suite du traitement de l’ordre d’envoi d’un document lancé commence dès que la date/heure d’envoi est atteinte (voir : Données de sortie en ADV).

Toutes les étapes supplémentaires nécessaires pour créer un Ordre d’envoi de document sont ensuite exécutées dans la composante R/3 sécurité des produits.

Le contrôle standard filtre l’expédition des fiches de données de sécurité d’après des conditions régulatrices (voir : Vérification des ordres d’envoi d’un document).