Sauvegarde des ordres d’envoi d’un document (Bibliothèque R/3

Sauvegarde des ordres d’envoi d’un document

Utilisation

Cette fonction transfère les données dans un ordre d’envoi d’un document à l’historique d’expédition en fonction du motif d’envoi.

Dans le système standard, les ordres d’impression, les accusés de réception et les pages de garde ne sont pas sauvegardés, mais sont supprimés par l’exit utilisateur EHS_SAVE.

L’historique d’expédition est utilisé pour :

prouver qu’un document sur les substances spécifique a déjà été envoyé à un destinataire ;
fournir les données exigées pour le nouvel envoi et la méthode de vérification.

Le module fonction est créé comme un exit utilisateur pour que vous puissiez définir vos propres modules fonction pour la sauvegarde.

Conditions préalables

L’ordre d’envoi d’un document a le statut Terminé (CO) (voir Réseau de statuts d’envoi de documents EHS).

Vous pouvez utiliser les options standard suivantes dans le Customizing de la sécurité des produits :

Définition du format de sauvegarde

Dans l’activité IMG Définir communication, vous avez défini le format dans lequel le document EHS doit être sauvegardé selon les types de communication. Une application convenable doit être installée pour que vous puissiez afficher le document EHS sauvegardé.

Affectation du type de communication pour le motif d’envoi

Dans l’activité IMG Affecter communication, vous avez défini la priorité des types de communication autorisés selon le motif d’envoi. Dans l’activité IMG Affecter unités d’expédition, vous avez affecté au moins une unité d’expédition à chaque type de communication.

Affectation du type de communication au destinataire du document EHS

Vous avez défini les types de communication autorisés et un type de communication par défaut pour tous les destinataires du document EHS. Vous trouverez plus d’informations sur la sélection du type de communication sous Envois limités de documents.

Définition de la méthode d’expédition

Dans l’activité IMG Gérer exits utilisateur, vous pouvez trouver l’exit utilisateur EHS_SAVE du type d’exit SRE_DIST.

Affectation de la méthode d’expédition

Dans l’activité IMG Affecter noms aux exits utilisateur, l’exit utilisateur EHS_SAVE est affecté au point d’appel SAVE pour les motifs d’envoi correspondants. Le point d’appel SAVE définit l’endroit du programme où l’exit utilisateur est appelé.

Définition du paramètre d’environnement

Dans l’activité IMG Définir paramètres d’environnement, vous utilisez le paramètre d’environnement SRE_DS_SAVE pour définir le nombre de jours après lequel un ordre d’envoi d’un document est sauvegardé.

Fonctionnalités

Vous pouvez réinitialiser le statut d’un ordre d’envoi d’un document avec ou sans code de document final à Historique.

Avec code de document final

Si vous avez défini le code de document final selon le motif d’envoi dans l’activité IMG Définir motifs d’envoi, le document prêt à l’envoi est sauvegardé dans le système de gestion des documents R/3. Les valeurs de paramètre ne sont par conséquent plus exigées ; elles sont donc supprimées. Si, toutefois, vous voulez toujours sauvegarder les valeurs de paramètre, saisissez ces paramètres dans l’activité IMG Définir valeurs de paramètre à sauvegarder selon le motif d’envoi.

Vous pouvez appeler le document EHS entier et la liste des paramètres spéciaux dans la liste des occurrences des ordres d’envoi d’un document. Les documents EHS dans les formats généralement utilisés tels que *.DOC et *.RTF sont affichés dans Microsoft Word. Pour les formats spéciaux (tels que PostScript) pour lesquels votre PC n’a pas d’application, votre poste de travail doit être installé comme un PC d’information. Dans ce cas, le document EHS et les paramètres sont à nouveau mélangés.

Pour afficher le document EHS, sélectionnez Saut ® Affichage du rapport final.

Pour afficher les valeurs de paramètre spéciales, sélectionnez Saut ® V aleurs de paramètre.

Sans code de document final

Si vous n’avez pas activé le code de document final, le document EHS créé final est supprimé. Toutes les valeurs de paramètre utilisées sur le document EHS sont sauvegardées. Les paramètres supplémentaires spécifiés dans l’activité IMG Définir valeurs de paramètre à sauvegarder selon le motif d’envoi sont également sauvegardés.

Lorsque vous appelez l’affichage du document prêt à l’envoi dans la liste des occurrences des ordres d’envoi d’un document, le système R/3 crée le document EHS à l’aide des valeurs de paramètre sauvegardées. Pour que ceci soit possible, votre poste de travail doit disposer de l’installation WWI pour un PC d’information.

Vous pouvez également appeler la liste des valeurs de paramètre depuis la liste des occurrences.

D’autre part, si vous sélectionnez Saut ® Document dans l’édition des documents, le document EHS est créé avec les valeurs de paramètre qui sont actuellement valables.