Envoi de documents EHS (Bibliothèque R/3 - Sécurité des produits (EHS-SAF))

Envoi de documents EHS

Applications

Cette composante vous aide à envoyer manuellement ou automatiquement les documents EHS qui contiennent des données sur les substances. Le système R/3 vous permet de remplacer toutes les routines standard (voir Processus d’envoi de documents) pour lancer l’envoi de documents à l’aide de vos propres routines adaptées à vos propres besoins. Une série d’extensions SAP vous permet d’intégrer des routines individuelles aux fonctions standard, par exemple pour :

déterminer le type de document EHS ;

définir la désignation article ;

vérifier le besoin de FDS ;

définir la langue des FDS ;

déterminer la variante de génération des documents ;

expédier les fiches de données de sécurité des Ventes.

Fonctionnalités

Les fonctions suivantes sont disponibles en standard :

Processus d’expédition intégré

L’expédition automatique des documents EHS est prévue comme faisant partie d’un processus de gestion supérieur. Par exemple, le système R/3 vous aide à expédier les fiches de données de sécurité avant la livraison de certains produits chimiques. Pour les zones d’application aux États-Unis et dans l’Union européenne, le système R/3 expédie uniquement les fiches de données de sécurité légalement obligatoires. Le destinataire, la langue du document EHS et le document EHS significatif sont déterminés automatiquement. Le système R/3 s’assure que seuls les documents EHS qui ont été lancés sont expédiés.

Fonctions de contrôle

Vous pouvez paramétrer l’envoi conformément à la législation du pays et de la région de destination. Toute l’opération d’envoi, du déclenchement du processus d’expédition à l’expédition proprement dite est soumise à vos contrôles. Si vous le souhaitez, le gestionnaire dans votre entreprise doit vérifier l’édition au niveau de l’ordre d’envoi d’un document et enregistrer le reçu de l’accusé de réception.

Utilisation efficace des données

Tous les documents EHS lancés contiennent déjà les données sur les substances créées. Le système R/3 définit les données logistiques, par exemple l’adresse ou le nom du produit significatifs pour l’envoi et ajoute ces données au document sur les substances. Ceci signifie que le même document sur les substances peut être envoyé à plusieurs destinataires différents. Vous pouvez également paramétrer le système R/3 pour qu’il définisse à nouveau le document sur les substances le plus à jour avant de le créer.

Support de différents types de communication

Les documents EHS peuvent être envoyés sous format e-mail, lettre ou télécopie. Si nécessaire, vous pouvez spécifier que les documents EHS présentant les mêmes destinataire et type de communication peuvent être expédiés ensemble. Le système R/3 répartit automatiquement ce regroupement de documents EHS entre les unités d’expédition existantes (par exemple, formats de lettre).

Nouvel envoi automatique

Dans les pays de l’Union européenne, si des modifications significatives sont apportées à certaines données, une fiche de données de sécurité mise à jour doit être renvoyée dans une période légalement prescrite. Le système R/3 automatise ce processus.

Expédition de documents EHS reçus

Outre l’envoi des documents sur les substances qui sont créés dans le système R/3, vous pouvez également expédier des documents EHS reçus. Les documents EHS reçus sont les documents EHS qui ont été importés de systèmes externes.