ProzessBearbeitung des Layouts einer Dokumentvorlage

 

Mit Symbolen und Steuerobjekten definieren Sie in einer modifizierten Version von Microsoft Word, der Windows Wordprocessor Integration (WWI), sprachunabhängig Ihre Dokumentvorlage.

Voraussetzungen

  • Die Auflösung Ihres Bildschirms beträgt mindestens 1024 x 768 Pixel

  • Sie haben eine Dokumentvorlage (Berichtsvorlage, Deckblattvorlage oder Empfangsbestätigungsvorlage) angelegt (siehe Bearbeitung von Dokumentvorlagen).

    Die Dokumentvorlage darf nicht den Status Freigegeben (FR) besitzen. Wählen Sie in diesem Fall in der Trefferliste für Dokumentvorlagen Freigabe aufheben (Freigabe aufheben).

    Achtung Achtung

    Wenn Sie eine Dokumentvorlage im WWI bearbeiten und die Transaktion nicht auf normalem Weg beendet wird, müssen Sie zuerst die Sperre zur Bearbeitung weiterer Dokumentvorlagen zurücksetzen, bevor Sie auf der Workstation erneut eine Dokumentvorlage im WWI aufrufen können. Beenden Sie deshalb die Sitzung nicht über Anfang des Navigationspfads System Navigationsschritt Abmelden Ende des Navigationspfads, solange Sie eine Dokumentvorlage bearbeiten.

    Bevor Sie die Sperre aufheben, stellen Sie sicher, dass an der Workstation keine Dokumentvorlage bearbeitet wird und wählen Sie in der Trefferliste der Dokumentvorlagen Anfang des Navigationspfads Hilfsmittel Navigationsschritt Frontend zurücksetzen Ende des Navigationspfads.

    Ende der Warnung.

    Achtung Achtung

    Wenn Sie komplexe Schriften (z.B. asiatische, südostasiatische) verwenden, dann kann es zu Problemen mit der dynamischen Schriftgrößenanpassung und Formatierungen in Microsoft Word kommen. Weitere Informationen finden Sie im SAP-Hinweis 939928Auf SAP-Site veröffentlichte Informationen.

    Ende der Warnung.

  • Sie haben die aktuelle WWI-Version auf der Workstation installiert, von der aus Sie die Dokumentvorlagen bearbeiten.

    Weitere Informationen über die WWI-Installation finden Sie im Einführungsleitfaden (IMG) der Grunddaten und Werkzeuge im Abschnitt WWI-Installation.

  • Sie haben den Stammdatenabgleich (siehe Stammdatenabgleich) durchgeführt.

    • Um Symbole vom Typ Spezifikation (siehe Symboltyp Spezifikation) oder vom Typ Parameter (siehe Symboltyp Parameter) einfügen zu können, müssen Sie die entsprechenden Symbolschlüssel mit dem Stammdatenabgleich erzeugt haben.

      Symbole vom Typ Spezifikation beziehen sich auf Daten der SAP-Komponente Spezifikationsverwaltung und Symbole vom Typ Parameter auf Daten außerhalb der SAP-Komponenten Spezifikationsverwaltung und Phrasenverwaltung.

      Hinweis Hinweis

      Symbole der Komponente Rezeptverwaltung gehören aus technischen Gründen zum Symboltyp Spezifikation. Diese Symbole benötigen eine spezielle Anpassung der Symbolgruppe, die Sie im Customizing der Grunddaten und Werkzeugeunter Berichtssymbole für Rezeptverwaltung anpassen durchführen müssen.

      Informationen zu wichtigen Tabellen- und Strukturfeldern finden Sie außerdem unter Nachrichteninformationen im SD.

      Ende des Hinweises

    • Sie haben mit dem Stammdatenabgleich die Symbolbezeichnungen in der gewünschten Sprache nachgeneriert, falls Sie zum Generierungszeitpunkt in einer anderen Sprache angemeldet waren.

  • Sie haben die erzeugten Symbole geprüft.

    Sie können für die einzelnen Symbole im Customizing der Grunddaten und Werkzeuge unter Berichtssymbole überprüfen und festlegen folgende Einstellungen prüfen:

    • Auflösungsmodus

      Das System generiert anhand des Datentyps für Merkmale die zugehörige Symbolgruppe und legt den Auflösungsmodus entsprechend fest. Prüfen Sie diesen und legen Sie ggf. Auflösungsparameter (siehe Spezifikations- oder Parametersymbol bearbeiten) fest.

    • Meldung für Muss-Symbole

      Sie können einrichten, dass das System bei der Berichtsgenerierung eine Meldung ausgibt, falls zu einem Symbol kein Wert im SAP-System vorhanden ist. Alternativ können Sie bei der aktuellen Bearbeitung eines Symbols die Ausgabe einer Meldung festlegen.

  • Sie haben die Phrasenverwaltung (siehe Bearbeitung von Phrasen) eingerichtet.

    Die Symbole vom Typ Bezeichner (siehe Symboltyp Bezeichner) werden im Standard ausgeliefert. Um sie nutzen zu können, müssen Sie die SAP-Komponente Phrasenverwaltung eingerichtet haben. Stellen Sie sicher, dass die benötigten Phrasentexte, Phrasencodes, Phrasengrafiken, die Sprache einer Phrase oder Bemerkungen zu Phrasen vorhanden sind.

    Hinweis Hinweis

    Mit Hilfe der IMG-Aktivität Mustervorlagen importieren können Sie sich einen Beispielphrasenkatalog einrichten.

    Wenn bei der Generierung die Phrase in der benötigten Sprache nicht vorhanden ist, erfolgt auf dem generierten Bericht folgende Ausgabe:

    **Phrasenkatalog-Phrasenschlüssel**

    Ende des Hinweises

  • Wenn Sie für die Dokumentvorlage die Vorschau starten wollen, müssen Sie den EH&S Native Language Support (siehe EH&S Native Language Support) nutzen. Im Customizing der Grunddaten und Werkzeuge haben Sie unter Umgebungsparameter festlegen den Umgebungsparameter MULTI_CODEPAGE_SUPPORT gesetzt.

  • Sie haben die WWI-Einstellungen festgelegt:

    1. Markieren Sie in der Trefferliste der Dokumentvorlagen (siehe Dokumentvorlage bearbeiten) eine Dokumentvorlage und wählen Sie Dokument (Dokument).

    2. Wählen Sie WWI-Einstellungen (WWI-Einstellungen), um z. B. Farben für die Symbolanzeige zu definieren, den WWI-Wizard und die Vorschau einzustellen (siehe WWI-Einstellungen).

Prozess

  1. Aufruf der Layoutbearbeitung

    Markieren Sie in der Trefferliste der Dokumentvorlagen eine Dokumentvorlage und wählen Sie Dokument (Dokument).

  2. Einrichten der Layoutbearbeitung

    • Um den gewünschten Symbolbaum einzublenden, wählen Sie Symbolbaum wechseln (Symbolbaum wechseln). Den Symbolbaum können Sie während der Bearbeitung wechseln. Es werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Symbole angezeigt, sortiert nach Symbolen vom Typ Spezifikation, Typ Parameter und Typ Bezeichner.

    • Um die Dokumentvorlage mit oder ohne Steuerinformationen anzuzeigen, wählen Sie Anzeige wechseln (Anzeige wechseln).

      Hinweis Hinweis

      Jedes Symbol setzt sich aus verborgenen Zeichen und nicht-verborgenen Zeichen zusammen. Die verborgenen Zeichen enthalten Steuerinformationen, die Sie zur besseren Übersicht ausschalten können. Wenn Sie Symbole und Steuerobjekte in die Vorlage einfügen, empfehlen wir, die Steuerinformationen einzuschalten, da Sie dann die Einfügeposition genauer bestimmen können.

      Ende des Hinweises

    • Wenn Sie Etiketten bearbeiten wollen, wählen Sie Etikett anlegen (Etikett anlegen) (siehe WWI-Wizard für Etiketten verwenden).

    • Um einen vergrößerten Ausschnitt eines Textfeldes zu erhalten, wählen Sie Ausschnitt (Ausschnitt).

      Das System kopiert den Inhalt des aktuell selektierten Textfeldes in ein zweites Dokument ohne Textfeld und vergrößert die Schriftgröße, so dass Sie kleinste Zeichen (z. B. bei Etiketten) gut erkennen können. Um das Hauptdokument weiter zu bearbeiten, wählen Sie Zurück.

  3. Einfügen von statischen Objekten und Symbolen (siehe Objekte der Dokumentvorlage)

    • Mit den Microsoft-Word-Funktionen geben Sie statische Objekte, z.B. Linien, in die Vorlage ein.

    • Symbole stellen die Verbindung von der Dokumentvorlage zu SAP-Daten her.

    Um Symbole auf der Dokumentvorlage einzufügen, sind folgende Vorgehensweisen zu unterscheiden (siehe auch Korrekten Symboltyp wählen):

  4. Nutzung von Steuerobjekten

    Mit folgenden Steuerobjekten legen Sie fest, wie die Ausgabe der Daten erfolgen soll:

    Der WWI-Wizard unterstützt Sie dabei, Symbole einer Bewertungsart mit Bezeichnern in Listen- oder Tabellenform zu generieren (siehe WWI-Wizard für Wiederholungsgruppen verwenden).

    Bei Bedarf binden Sie andere Dokumentvorlagen in Ihre Vorlage ein, z. B., um eine umfangreiche Vorlage übersichtlicher zu gestalten (siehe Einbinden von Dokumentvorlagen).

  5. Prüfung der Vorlage

    Um die korrekte Syntax einer Dokumentvorlage zu prüfen, wählen Sie Vorlage prüfen (Vorlage prüfen).

    Eine Dokumentvorlage kann nur dann zur Berichtsgenerierung genutzt werden, wenn sie keine Fehler enthält.

  6. Vorschau

    Sie können einen aus der Dokumentvorlage generierten Bericht in der Vorschau vorab ansehen (siehe Vorschau starten) und bei Bedarf ausdrucken.

    Achtung Achtung

    Achten Sie bei der Formatierung ihrer WWI Berichtsvorlagen (Layouts) darauf, dass die Formatierung für Text in westlichen Sprachen und Text in komplexe Schriftzeichen konsistent ist. Hierzu stellen Sie sicher, dass im Dialog Schriftart der Schriftschnitt (fett, kursiv) und die Schriftgröße jeweils identisch eingestellt ist.

    In Word ist es bei Tabellen empfehlenswert ganze Zellen oder Zeilen identisch zu formatieren, um ein einheitliches Aussehen zu gewährleisten.

    Ende der Warnung.

Ergebnis

Abhängig davon, wie Sie die Bearbeitung im WWI beenden, erhält die Dokumentvorlage folgenden Status:

Vorgehen

resultierender Status

Sie sichern nach fehlerfreier Prüfung oder Prüfung mit Warnung.

Status IA (In Arbeit)

Sie sichern nach Prüfung mit Fehlern.

Status FE (Fehlerhaft)

Sie sichern ohne Prüfung.

Status UB (Unbekannt)

Der Start des WWI ist fehlgeschlagen.

Status SF (Systemfehler)

Um aus der Berichtsvorlage einen Bericht (siehe Bericht (SBR) zu erstellen, müssen Sie eine Generierungsvariante (siehe Generierungsvariante) zuordnen (siehe Bearbeitung von Generierungsvarianten) und die Berichtsvorlage freigeben.

Um die Dokumentvorlage freizugeben, markieren Sie diese in der Trefferliste und wählen Sie Freigeben (Freigeben).

Weitere Informationen

Beispiel: Layout eines gekürzten Sicherheitsdatenblatts