L’ensemble du processus peut durer relativement longtemps, le déplacement réel représentant l’élément essentiel de ce processus. Vous trouverez ci-dessous un exemple de procédure dans une organisation décentralisée où le voyageur représente la figure centrale. Il est, bien sûr, possible d’envisager d’autres formes d’organisation. Pour plus d'informations, voir Rôles dans la Gestion des déplacements professionnels.

1. Le voyageur utilise le système R/3 pour soumettre une demande de déplacement au supérieur hiérarchique ad hoc. La demande de déplacement fournit au supérieur des informations telles que la date, la destination et le motif du déplacement professionnel, le moyen de transport et l'hébergement nécessaires, l'avance demandée et l'estimation des coûts pour le déplacement professionnel.

Voir aussi : Demande de déplacement (gestionnaire des déplacements professionnels) et Statuts de déplacement (autres scénarios de saisie)

2. Le supérieur hiérarchique peut autoriser la demande, la renvoyer pour correction ou la refuser.

Voir aussi : Autorisation de demande de déplacement (gestionnaire des déplacements professionnels) et Autorisation des déplacements

3. Si une avance est demandée et autorisée, plusieurs options existent pour le paiement :

Voir aussi : Scénarios de paiement anticipé

4. Après autorisation de la demande de déplacement, le voyageur détermine les services disponibles pour le déplacement (vol, hôtel, véhicule de location ; en Allemagne également le train) dans un plan de déplacement et les réserve en ligne dans le système R/3. La réservation se fait à l'aide d'un système global de réservation (GDS, Global Distribution System), qui doit être relié au système R/3. Pendant la sélection et la réservation des services, le système vérifie la cohérence des entrées avec les politiques de déplacement de la société S/L, qui sont enregistrées dans le Customizing de la Gestion des déplacements professionnels. Parallèlement, le système prend en compte tous les accords sur les ristournes et tous les forfaits internes existants durant la réservation.

Voir aussi : Planification des déplacements professionnels, Scénarios de saisie de la Planification des déplacements professionnels

5. Quand le voyageur a enregistré le plan de déplacement, le code de réservation (PNR) est saisi dans la file d'attente de traitement de l'agence de voyages qui est liée à l’entreprise. L'agence de voyages vérifie la justesse et la cohérence de la réservation.
6. Si des modifications sont apportées à la réservation en dehors du système R/3, elles sont transférées au système R/3 via un processus de synchronisation.

Voir aussi : Synchronisation entre la Planification des déplacements professionnels SAP et le système de réservation

7. Le plan de déplacement est également transféré au supérieur hiérarchique pour approbation. Dès que le supérieur hiérarchique a accepté le plan de déplacement, l'agence de voyages peut émettre le billet et les justificatifs de déplacement professionnel, et les envoie au voyageur.

Voir aussi : Processus d'autorisation de la Planification des déplacements professionnels

Frais de déplacement

8. À la suite du déplacement professionnel, le voyageur clôture son calcul de frais de déplacement, incluant toutes les données et tous les justificatifs requis. Le système prend en considération toutes les spécifications légales et internes enregistrées dans le Customizing et vérifie la cohérence des entrées avec ces spécifications.

Voir aussi : Frais de déplacement professionnel, Saisie des données de déplacement (Frais de déplacement professionnel)

9. Le service comptable vérifie le calcul des frais de déplacement ainsi que les pièces d'origine et les justificatifs. Le calcul des frais de déplacement est alors envoyé pour autorisation au supérieur hiérarchique qui peut ensuite lancer le calcul.

Voir aussi : Autorisation des déplacements

10. Dès que l'autorisation est accordée, le déplacement professionnel est calculé dans le système R/3 : en fonction des règles de déplacement définies pour le voyageur, le système détermine les résultats du calcul des frais de déplacement, en particulier le montant du remboursement. Pour fixer le montant du remboursement, vous pouvez choisir le remboursement forfaitaire ou le remboursement selon les justificatifs individuels pour les repas, l’hébergement et les indemnités kilométriques. Pour toutes les autres catégories, vous devez utiliser le remboursement sur la base des justificatifs individuels.

Voir aussi : Calcul des déplacements professionnels

11. Les résultats du calcul des frais de déplacement sont préparés pour coïncider avec le mode de paiement sélectionné puis mis à disposition dans les composantes correspondantes (Comptabilité financière, Paie, Contrôle de gestion, Comptabilité budgétaire) avec les informations complémentaires appropriées.

Voir aussi : Transfert à la Gestion comptable, Transfert à HR Paie, Transfert à l'échange de données sur support magnétique (ESM)

12. Le paiement des montants de remboursement peut maintenant être exécuté comme suit :