Planification des déplacements (FI-TV-PL) 

Applications

Les frais de déplacement constituent un des plus importants facteurs de coût du personnel et permettent en outre de faire des économies considérables.

La composante Gestion des déplacements professionnels - Planification des déplacements du système R/3 et le service de réservation en ligne qui y est associé contribuent largement à la réduction des coûts de processus de vos déplacements. La Planification des déplacements vous permet de réduire le nombre d’instances impliquées dans le processus de planification et de réservation d’un déplacement, de simplifier le processus en lui-même et d’inclure automatiquement des règles de déplacement internes. Elle améliore également la transparence au niveau des coûts et des domaines ou salariés générateurs de coûts.

La Planification des déplacements présente un avantage stratégique important pour le rôle du gestionnaire des déplacements de l’entreprise. Les statistiques du volume d’affaires et les outils de reporting de la Planification des déplacements offrent des arguments concrets pour la négociation des prix avec les prestataires de services. Le gestionnaire des déplacements est soulagé des tâches de routine et peut dès lors se concentrer sur des tâches plus importantes d’un point de vue stratégique telles que la gestion du système et de la qualité, ainsi que le contrôle et l’optimisation des processus internes.

La Planification des déplacements étend également la responsabilité du salarié. Ces fonctions ne sont pas exclusivement réservées à des experts qui utilisent quotidiennement le système pour réserver des prestations de déplacement, mais sont particulièrement conçues pour aider les utilisateurs occasionnels. Ces utilisateurs occasionnels peuvent être les personnes en déplacement ou les secrétaires qui doivent traiter l’organisation des déplacements de plusieurs personnes.

Le lien entre la Planification des déplacements et SAP Business Workflow permet également de réduire les coûts, de définir les processus d’approbation de façon unique et d’implémenter la procédure d’approbation complexe.

Implémentation

Pour tirer le meilleur parti des fonctions d’information et de réservation que propose la Planification des déplacements, vous devez établir une connexion avec un système de réservation global permettant la communication avec les prestataires de services.

Les connexions actuellement disponibles s’appliquent aux systèmes de réservation AMADEUS et SABRE.
Ces systèmes proposent à l’utilisateur l’accès à des milliers d’offres concernant des hôtels, des vols et des véhicules de location. En Allemagne, le système Amadeus propose également une connexion au système de réservation du Deutsche Bahn (chemins de fer allemands).

Intégration

Les données suivantes de la Planification des déplacements sont automatiquement transférées vers la composante Frais de déplacement de laGestion des déplacements professionnels  :

·        Date et heure

·        Motif, destination

·        Justificatifs avec tarif des vol, des véhicules de location et des hôtels

·        Étapes

À partir des Frais de déplacement, le système peut effectuer un transfert automatique vers les composantes suivantes :

·        Comptabilité financière (FI)

·        Paie (HR)

·        Contrôle de gestion (CO)

Fonctionnalités

La Planification des déplacements met à votre disposition les fonctions suivantes :

·        Accès à des services d’information indépendants des agences concernant les vols, les hôtels, les véhicules de location et les trains

·        Réservation en ligne de vols, de chambres d’hôtel et de véhicules de location

·        Prise en compte des règles internes de déplacement pour les demandes et les réservations.

·        Possibilité de paramétrage d’un catalogue d’hôtels interne

·        Prise en compte automatique des conventions établies avec les agences de voyages

·        Prise en compte automatique des préférences des personnes en déplacement

·        Statistiques et calculs des frais de déplacement en vue d’analyser le comportement des salariés ou de favoriser les négociations avec les agences de voyages

·        Intégration totale des données dans les Frais de déplacement