Demandes de déplacement 

Définition

Une demande de déplacement est une unité d’information contenant toutes les données qu’une personne en déplacement doit transférer en vue d’obtenir une autorisation, une avance ou une réservation, ou qu’un gestionnaire doit connaître avant d’autoriser un déplacement. La demande de déplacement fait partie du scénario de saisie du Gestionnaire des déplacements professionnels qui accompagne le processus complet d’un déplacement professionnel depuis la demande, la planification et la réservation jusqu’à son imputation.

Utilisation

Le processus de demande de déplacement dans la Gestion des déplacements professionnels intègre le traitement de la demande assisté par le système et le processus d’approbation des déplacements professionnels. Les formulaires papier sont remplacés par une demande électronique qui peut être envoyée du système R/3 au gestionnaire correspondant en vue de l’obtention d’une autorisation.

Vous pouvez appeler l’objet Demande de déplacement à tout moment à partir de la zone de synthèse du Gestionnaire des déplacements professionnels. Il vous est dès lors toujours possible de suivre le statut d’autorisation ainsi que les détails du déplacement approuvé et de les afficher ultérieurement (notamment pour comparer les données au justificatif de frais de déplacement correspondant).

Vous pouvez saisir le type et le nombre de prestations de transport et d’hébergement demandés pour le déplacement dans la demande de déplacement. Ceux-ci peuvent donc (si le déplacement n’a pas l’autorisation de réservation) être utilisés comme référence pour la réservation d’un déplacement. L’agence de voyages ou le secrétaire qui dispose de l’autorisation de réservation nécessaire, peut organiser les prestations de déplacement nécessaires à l’aide de la Planification des déplacements dans la Gestion des déplacements professionnels, sur la base de la demande de déplacement.

Structure

La demande de déplacement peut comprendre les informations suivantes, le cas échéant :

·        date et heure du déplacement ;

·        destination et motif ;

·        autres destinations au cours du déplacement (déroulement du déplacement) ;

·        avances demandées ;

·        centre de coûts différent du centre de coûts de base, auquel les frais de déplacement doivent être imputés ;

·        commentaires supplémentaires concernant le déplacement ;

·        nombre de prestations de déplacement demandées (vols, chambre d’hôtel, véhicule de location, déplacement en train) ;

·        estimation du total des frais de déplacement.

Intégration

En raison de l’intégration à la composante Frais de déplacement, les données de la demande de déplacement sont directement transférées aux Frais de déplacement. Le justificatif de frais de déplacement professionnels correspondant contient donc automatiquement les données générales de déplacement (telles que la date et le motif), les étapes, les avances demandées et l’affectation des coûts à un centre de coûts si elle diffère de l’affectation des coûts de base.

L’utilisation de la demande de déplacement est dès lors liée à l’utilisation de la composante Frais de déplacement. Outre la demande de déplacement, vous pouvez également utiliser la planification des déplacements pour déterminer les vols, les hôtels, les véhicules de location et les trains disponibles, et réserver ces prestations en ligne.

Implémentation

Vous devez activer l’objet Demande de déplacement dans le Customizing de la Gestion des déplacements professionnels, sous Intégration de la Planification des déplacements et des Frais de déplacement ® Activer demande/plan/frais de déplacement dans le Gestionnaire des déplacements professionnels.

 

Voir aussi :

Création d’une demande de déplacement

Envoi d’une demande de déplacement

Approbation d’une demande de déplacement

Gestion des déplacements professionnels

Planification des déplacements

Frais de déplacement