Création d’une demande de déplacement 

Procédure

Dans le menu SAP Easy Access, vous créez une demande de déplacement comme suit :

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       1.      Sélectionnez Gestion comptable ® Comptabilité financière ® Gestion des déplacements professionnels ® Gestionnaire des déplacements professionnels ® Créer demande de déplacement.

       2.      Saisissez les données générales requises pour le déplacement.

Les saisies dans les zones suivantes sont facultatives (vous pouvez développer les zones de saisie de données en cliquant sur  (Développer)) :

                                                  i.       Destinations supplémentaires : saisissez la destination de toute section de déplacement qui suit la première destination.

                                                ii.       Avance : si vous demandez une avance, saisissez-la ici. Le montant de l’avance est directement converti dans le montant des frais. La saisie de l’avance demandée sera utilisée ultérieurement pour l’autorisation de la demande de déplacement et constitue la base du paiement.

                                               iii.       Autre affectation des coûts pour la durée du déplacement si différente de l’affectation des coûts de base : vous pouvez ici affecter 100 % des coûts du déplacement à un objet d’imputation autre que celui défini dans les règles d’affectation des frais de déplacement.

Le système corrige la deuxième zone (et la troisième, au besoin) en fonction du type d’objet d’imputation : longueur de zone, aide à la saisie F4 et aide F1. Dans la deuxième zone (et la troisième, si nécessaire), saisissez les valeurs des objets d’imputation.

                                               iv.       Commentaires : dans cette zone de texte facultative, vous pouvez saisir tout commentaire supplémentaire concernant le déplacement. Cette zone peut également fournir des informations complémentaires importantes au gestionnaire responsable de l’approbation.

       3.      Développez la zone Demander transport/hébergement en cliquant sur  (Développer).

       4.      Dans la table de synthèse, où le système a automatiquement renseigné les destinations que vous aviez définies à la section précédente, vous pouvez appeler les prestations de déplacement demandées en cliquant sur le bouton de commande de la prestation appropriée.

Vous pouvez également sélectionner la ligne du lieu à traiter et développer la zone de données de la prestation de déplacement correspondante directement sous la table de synthèse.

       5.      Dans la zone de données qui apparaît, saisissez les données requises et cliquez sur  Copier, avec l’info-bulle Copier dans la demande.

       6.      Pour sauvegarder la demande de déplacement que vous avez complétée, cliquez sur  (Sauvegarder).

À ce stade, vous pouvez également cliquer sur  Bouton de synthèse avec l’info-bulle Synthèse du déplacement (F5) pour accéder à la synthèse de vos données de réservation ou encore demander une autorisation pour votre déplacement en cliquant sur  Autoriser avec l’info-bulle Autoriser (F8).

 

Voir aussi :

Envoi d’une demande de déplacement

Approbation d’une demande de déplacement