Ablauf der Archivierung (PT/PY/FI-TV)

Dieser Prozess steuert die Archivierung von Abrechnungsdaten aus den Komponenten Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement.

Hinweis Hinweis

Sie können für die Archivierungsobjekte PA_CALC und PA_TIME die Funktionen des Information Lifecycle Management (ILM) zur Archivierung und Datenvernichtung nutzen. Weitere Informationen finden Sie unter Archivierung Personalabrechnungsergebnisse mit PA_CALC (PY) und Archivierung Zeitauswertungsergebnisse mit PA_TIME (PT).

Wenn im Folgenden von „Archivierung“ die Rede ist, kann daher sowohl die eigentliche Datenarchivierung als auch die Datenvernichtung gemeint sein, abhängig davon, welche dieser Optionen Sie für diese Archivierungsobjekte wählen.

Ende des Hinweises

Voraussetzungen

Sie haben den Zeitpunkt der Archivierung nach folgenden Kriterien gewählt:
- Länderspezifische Bestimmungen haben Auswirkungen auf das Archivierungsdatum.
  Weitere Informationen finden Sie unter Länderspezifika (PY).
- Zum selben Zeitpunkt dürfen weder die Personalabrechnung noch Folgeprogramme laufen.
- Stammdaten dürfen während der Archivierung nur in geringem Umfang geändert werden.
- Die Systembelastung sollte möglichst gering sein, vor allem während des eigentlichen Archivierungslaufs.
Sie haben die notwendigen Berechtigungen.
Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungen (PT/PY/FI-TV).

Prozess

Die Archivierung gliedert sich in folgende Phasen:

Hinweis Hinweis

Sie können alle Arbeitsschritte zeitlich getrennt voneinander und von verschiedenen Personen ausführen lassen.

Ende des Hinweises

Anlegen einer Archivierungsgruppe
Hier legen Sie die Eigenschaften der Archivierungsgruppe wie Archivierungsdatum, zugeordnete Archivierungsobjekte etc. fest.

Folgende Arbeitsschritte sind für die Archivierungsgruppe möglich:
Zuordnen von Personalnummern zur Archivierungsgruppe
Um die Abrechnungsdaten mehrerer Personalnummern gemeinsam zu archivieren, ordnen Sie die Personalnummern einer Archivierungsgruppe zu. Dadurch legen Sie fest, dass das Archivierungsdatum und die Rückrechnungsgrenze dieser Archivierungsgruppe für die zugeordneten Personalnummern gelten sollen. Das System legt für jede zugeordnete Personalnummer pro Archivierungsobjekt einen Subtypsatz im Infotyp Archivierte Objekte (0283) an.

Folgende Arbeitsschritte sind für die Personalnummern möglich:
- Zuordnen
- Zuordnung aufheben
- Liste der zugeordneten Personalnummern anzeigen

HR-Vorbereitung der Archivierung

Bei der Archivierung von Abrechnungsdaten bestehen vielfältige Abhängigkeiten zwischen den Komponenten Personalabrechnung, Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement, aus denen Abrechnungsdaten archiviert werden können. Um sicherzustellen, dass die zu archivierenden Abrechnungsdaten aus allen Komponenten vollständig und aufeinander abgestimmt sind, werden in dieser Phase des Archivierungsprozesses die notwendigen Vorbereitungsarbeiten durchgeführt.

Dabei wird in den Arbeitsschritten HR-Vorbereitung der Archivierung testen und HR-Vorbereitung der Archivierung durchführen jede Personalnummer, die der aktuellen Archivierungsgruppe zugeordnet ist, für den Zeitraum, der vor dem Archivierungsdatum liegt, auf folgende Kriterien geprüft:

Komponente	Geprüfte Kriterien
Personalabrechnung	Gibt es noch abrechnungsrelevante Stammdatenänderungen? Gibt es noch länderspezifische Bestimmungen, die gegen eine HR-Vorbereitung der Archivierung sprechen?
Personalzeitwirtschaft	Gibt es noch zeitwirtschaftsrelevante Stammdatenänderungen? Gibt es noch unverarbeitete Zeitereignisse?
Reisemanagement	Gibt es noch nicht abgerechnete Reisen? Gibt es noch nicht übergeleitete Reisedaten? Hat eine zu archivierende Reise nicht den Überleitungsstatus, den Sie für die betreffende Archivierungsgruppe angegeben haben? Hat eine zu archivierende Reise Reiseplanungsdaten? Ist der Status eines Buchungslaufs nicht korrekt?

Komponente

Geprüfte Kriterien

Personalabrechnung

Gibt es noch abrechnungsrelevante Stammdatenänderungen?

Gibt es noch länderspezifische Bestimmungen, die gegen eine HR-Vorbereitung der Archivierung sprechen?

Personalzeitwirtschaft

Gibt es noch zeitwirtschaftsrelevante Stammdatenänderungen?

Gibt es noch unverarbeitete Zeitereignisse?

Reisemanagement

Gibt es noch nicht abgerechnete Reisen?

Gibt es noch nicht übergeleitete Reisedaten?

Hat eine zu archivierende Reise nicht den Überleitungsstatus, den Sie für die betreffende Archivierungsgruppe angegeben haben?

Hat eine zu archivierende Reise Reiseplanungsdaten?

Ist der Status eines Buchungslaufs nicht korrekt?

Die Abrechnungsdaten werden so organisiert, dass Programme, die diese Daten ändern, wie z. B. der Abrechnungstreiber oder die Reiseerfassung, nicht mehr darauf zugreifen können.

Empfehlung

Wir empfehlen, die HR-Vorbereitung der Archivierung in einer Zeit mit geringerer Systembelastung auszuführen.

Ende der Empfehlung.

Erst im Anschluss an diese Vorbereitung werden die Abrechnungsdaten, die Sie archivieren, auch tatsächlich aus der Datenbank entfernt.

Folgende Arbeitsschritte sind für die HR-Vorbereitung der Archivierung möglich:

Archivierung
Die Abrechnungsdaten, die in der vorherigen Phase zur Archivierung vorbereitet wurden, werden nun vom System in mehreren Teilschritten in eine Archivdatei geschrieben, auf ein geeignetes Speichermedium (z. B. Magnetband) ausgelagert und endgültig von der Datenbank gelöscht.

Empfehlung
In dieser Phase des Archivierungsprozesses werden große Datenmengen bewegt; sie ist daher zeitaufwändig. Wir empfehlen, diese Phase in einer Zeit mit geringer Systembelastung durchzuführen.

Ende der Empfehlung.

Folgende Arbeitsschritte sind für die Archivierung möglich:
- Durchführen
- Beenden