HR-Vorbereitung der Archivierung durchführen (PT/PY/FI-TV)

Verwendung

Hinweis Hinweis

Wir empfehlen, vor diesem Arbeitsschritt den Schritt HR-Vorbereitung der Archivierung testen auszuführen.

Ende des Hinweises

Bei diesem Arbeitsschritt werden für jede Personalnummer Prüfungen durchgeführt, die für die ordnungsgemäße Archivierung notwendig sind. Da dies zeitaufwendig ist, empfehlen wir, diesen Arbeitsschritt im Hintergrund auszuführen.

Hinweis Hinweis

Weitere Informationen über die Prüfungen, die das System durchführt, finden Sie unter Ablauf der Archivierung .

Ende des Hinweises

Sie können während dieses Arbeitsschrittes Stammdaten pflegen. Es werden nur jeweils die Personalnummern kurzzeitig gesperrt, die gerade bearbeitet werden.

Voraussetzungen

Sie befinden sich auf dem Bild Archivierung von Abrechnungsdaten .
Sie haben die Archivierungsgruppe markiert, für die Sie die HR-Vorbereitung der Archivierung durchführen wollen.
Die Archivierungsgruppe hat den Status Freigegeben zur HR-Vorbereitung .

Vorgehensweise

Wählen Sie Durchführen im Gruppenrahmen HR-Vorbereitung der Archivierung .
Geben Sie an, ob ein Protokoll erstellt werden soll.
Wählen Sie Programm Im Hintergrund ausführen .

Ergebnis

Ergebnis bei Erfolg

Das System nimmt für jede Personalnummer folgende Änderungen vor:

In jedem Subtypsatz des Infotyps Archivierte Objekte (0283) wird das Endedatum aktualisiert. Zusätzlich wird für jeden Subtypsatz der Status Vorbereitet zur Archivierung gesetzt.
Im Infotyp Abrechnungsstatus (0003) wird die persönliche tiefste Rückrechnungsgrenze überprüft und ggf. durch den neuen Wert überschrieben. Wenn die neu zu setzende Rückrechnungsgrenze ein früheres Datum hat als die bereits gültige, bleibt der alte Wert erhalten. Andernfalls wird die bestehende Rückrechnungsgrenze mit der Rückrechnungsgrenze aus der Archivierungsgruppe überschrieben.
Die Schlüssel der zu archivierenden Datensätze werden in ein eigenes Cluster-Verzeichnis bzw. eine Tabelle geschrieben und aus dem Cluster-Verzeichnis für die Abrechnungsdaten gelöscht. Dies geschieht für jede Komponente, für die der Archivierungsgruppe ein Archivierungsobjekt zugeordnet wurde.

Die Stammdatenpflege ist wieder uneingeschränkt möglich.

Wenn nach der HR-Vorbereitung der Archivierung eine Personalnummer doch noch in den Zeitraum vor dem Archivierungsdatum zurückgerechnet oder aus der Archivierungsgruppe genommen werden muß, führen Sie den Arbeitsschritt HR-Vorbereitung der Archivierung zurücknehmen aus. Danach können Sie die Zuordnung der Personalnummer zur Archivierungsgruppe wieder aufheben.

Nach der HR-Vorbereitung der Archivierung können Abrechnungs- oder Zeitauswertungstreiber nicht mehr auf die Abrechnungsdaten zugreifen, die zur Archivierung vorbereitet wurden. In der Datenbank sind sie zu diesem Zeitpunkt jedoch noch vorhanden. Rückrechnungen in archivierte Zeiträume sind nicht mehr möglich.

Ergebnis bei Fehler

Wenn bei der HR-Vorbereitung zur Archivierung Fehler aufgetreten sind, müssen Sie entweder die Fehler beheben oder die fehlerhaften Personalnummern aus der Archivierungsgruppe entfernen. Erst, wenn Sie alle Fehler behoben haben, können Sie den Arbeitsschritt HR-Vorbereitung der Archivierung beenden durchführen.

Ist eine Personalnummer fehlerhaft, wird der Infotyp Archivierte Objekte (0283) für diese Personalnummer wie folgt verändert:

Wenn eine Personalnummer gesperrt war, hat jeder Subtypsatz, der durch den aktuellen Archivierungslauf erzeugt wurde, den Status Gesperrte Personalnummer . Die Subtypsätze, die durch frühere Archivierungsläuf erzeugt wurden, bleiben unverändert.

Beseitigen Sie den Grund für die Sperre, indem Sie z.B. die Stammdatenpflege dieser Personalnummer beenden. Führen Sie anschließend erneut die HR-Vorbereitung der Archivierung durch.

Wenn ein Fehler in einer bestimmten Komponente (z.B. in der Personalzeitwirtschaft ) aufgetreten ist, hat der betroffene Subtypsatz den Status Abgelehnt . Die Subtypsätze der anderen Komponenten haben dann weiterhin den Status Initialisiert . Zur Fehlerbehebung können Sie die Zuordnung der Personalnummer zur Archivierungsgruppe aufheben .