Archivierungsgruppe (PT/PY/FI-TV)

Definition

Spezielle Struktur für die Archivierung von Abrechnungsdaten, mit der Archivierungsobjekte und Personalnummern zusammengefaßt werden, deren Abrechnungsdaten gemeinsam archiviert werden sollen.

Verwendung

Die Archivierungsgruppe bietet die Möglichkeit, die Archivierungsobjekte der Komponenten Personalabrechnung , Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement zusammenzufassen, wenn die Komponenten integriert sind. Außerdem können Sie mit der Archivierungsgruppe Personalnummern zusammenfassen, deren Abrechnungsdaten zusammen archiviert werden sollen.

Beispiel Beispiel

Sie können z.B. folgende Personalnummern in einer Archivierungsgruppe zusammenfassen:

  • alle Mitarbeiter einer Landesgesellschaft

  • alle ausgetretenen Mitarbeiter

  • alle gewerblichen Mitarbeiter

Ende des Beispiels.

Struktur

Eigenschaften/Beschreibung

Für eine Archivierungsgruppe legen Sie folgende Eigenschaften fest:

  • Archivierungsobjekte, die archiviert werden sollen

  • Land, für das die Abrechnungsdaten erstellt wurden

  • Integration der Komponenten Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement in die Personalabrechnung , falls vorhanden

  • Komponenten, in die Reisedaten übergeleitet werden

  • länderspezifische Parameter für die Personalabrechnung

  • Archivierungsdatum

  • Rückrechnungsgrenze

Sie können zusätzlich einen Text erfassen, der die Archivierungsgruppe beschreibt.

Nummer/Status

Das System vergibt beim Anlegen für jede Archivierungsgruppe automatisch eine Nummer.

Hinweis Hinweis

Diese Nummer wird über das Nummernkreisobjekt HRARCHIVE vergeben. Das notwendige Nummernkreisintervall für dieses Objekt legt das System automatisch an. Falls Sie selbst ein Nummernkreisintervall anlegen möchten, achten Sie darauf, dass es die Nummer 01 haben muss.

Ende des Hinweises

Zusätzlich vergibt das System für jede Archivierungsgruppe einen Status, der davon abhängt, welchen Arbeitsschritt innerhalb des Archivierungsprozesses Sie für die Archivierungsgruppe bereits durchgeführt haben:

Durchgeführter Arbeitsschritt

Status der Archivierungsgruppe

Archivierungsgruppe anlegen

Angelegt

Personalnummern zuordnen

Personalnummern zugeordnet

HR-Vorbereitung der Archivierung testen

Im Test

HR-Vorbereitung der Archivierung freigeben

Freigegeben zur HR-Vorbereitung

HR-Vorbereitung der Archivierung beenden

Freigegeben zur Archivierung

Archivierung beenden

Archivierung abgeschlossen

Integration

Wenn Sie eine einzelne Komponente oder mehrere Komponenten unabhängig voneinander einsetzen, müssen Sie die Abrechnungsdaten jeder Komponente über getrennte Archivierungsgruppen archivieren.

Wenn die Komponenten Personalabrechnung , Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement integriert sind, können Sie die Abrechnungsdaten über eine gemeinsame Archivierungsgruppe archivieren.

Hinweis Hinweis

Sie können nur dann die Daten aus Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement gemeinsam archivieren, wenn die Daten aus beiden Komponenten in die Personalabrechnung übergeleitet werden. Wenn Sie nur die Personalzeitwirtschaft oder nur das Reisemanagement mit der Personalabrechnung integriert einsetzen, müssen Sie die Zeitauswertungsergebnisse und die Reisedaten über getrennte Archivierungsgruppen archivieren, weil sonst unnötige Einschränkungen entstehen würden.

Ende des Hinweises

Wenn die Komponenten integriert sind, die jeweiligen Abrechnungsdaten aber trotzdem in getrennten Archivierungsgruppen archiviert werden sollen, stimmt das System beim Anlegen der Archivierungsgruppen die Rückrechnungsgrenzen aller Komponenten aufeinander ab und setzt sie im Infotyp Abrechnungsstatus (0003).