Archivierungsdatum (PT/PY/FI-TV)

Definition

Datum, bis zu dem Abrechnungsdaten einer Komponente personalnummernweise archiviert werden.

Verwendung

Das Archivierungsdatum legen Sie für jedes Archivierungsobjekt einer Archivierungsgruppe fest, also für jede Komponente, aus der Abrechnungsdaten archiviert werden.

Beachten Sie bei der Festlegung des Archivierungsdatums folgende Kriterien:

  • Da beim Festlegen des Archivierungsdatums gesetzliche Bestimmungen eines Landes berücksichtigt werden müssen, können Sie jeweils nur Abrechnungsdaten zusammen archivieren, die zum selben Land gehören.

  • Gesetzliche Bestimmungen zur Verfügbarkeit von Abrechnungsdaten im System müssen eingehalten werden.

  • Rückrechnungen müssen möglich sein.

  • Wenn Sie Auswertungen über viele oder alle Personalnummern vornehmen wollen, sollten Sie die relevanten Abrechnungsdaten noch nicht archivieren.

  • Wenn Sie Auswertungen nur noch über wenige Personalnummern vornehmen wollen oder wenn die Auswertungen mit den Reports H99_DISPLAY_PAYRESULT (Anzeigen von Abrechnungsergebnissen) oder RPCLSTTE ( Details einer Reise ) abgedeckt werden, können Sie die relevanten Abrechnungsdaten archivieren.

  • Nach der HR-Vorbereitung der Archivierung sind für die vorbereiteten Abrechnungsdaten folgende Aktionen nicht mehr möglich:

  • Ausführen des Reports RPUDIR00 (Wiederherstellen des Directory der Abrechnungsergebnisse)

  • Löschen des aktuellen Abrechnungsergebnisses über Anfang des Navigationspfads Werkzeuge Navigationsschritt Abrechnungsergebnis Navigationsschritt Löschen Ende des Navigationspfads

Wenn Sie das Archivierungsdatum festgelegt haben, werden alle Abrechnungsdaten einer Komponente archiviert, die bis zum Archivierungsdatum vorhanden sind.

Im Infotyp Archivierte Objekte (0283) wird anschließend das Endedatum jedes Subtyps aktualisiert. Für die Archivierungsobjekte PA_TRAVEL (Reisen) und PA_CALC (Personalabrechnungsergebnisse) verwendet das System dazu jeweils das Endedatum der Für-Periode , für PA_TIME (Zeitauswertungsergebnisse) das Endedatum der letzten archivierten Periode. Daher können sich das jeweilige Archivierungsdatum des Archivierungsobjekts, das Sie beim Anlegen der Archivierungsgruppe angegeben haben, und das Endedatum des zugehörigen Subtyps unterscheiden.

Beispiel Beispiel

Sie wollen in Ihrer Firma sämtliche Abrechnungsdaten bis zum 31. Dezember archivieren. Eine Mitarbeiterin hat die Firma am 31. Oktober verlassen. Bis zu diesem Datum liegen für sie Personalabrechnungsergebnisse vor. Zeitauswertungsergebnisse liegen für die Mitarbeiterin nur bis zum 30. Juni vor.

Das System setzt nach dem Archivieren das Endedatum des Subtyps für PA_CALC auf den 31. Oktober, das Endedatum des Subtyps für PA_TIME auf den 30. Juni. Das Archivierungsdatum für Personalabrechnungsergebnisse und Zeitauswertungsergebnisse in der Archivierungsgruppe ist der 31. Dezember.

Ende des Beispiels.

Integration

Wenn die Komponenten Personalabrechnung , Personalzeitwirtschaft und Reisemanagement integriert sind, müssen die Archivierungsdaten der integrierten Komponenten für Rückrechnungen übereinstimmen.

Achtung Achtung

Wenn die Komponenten Personalabrechnung und Personalzeitwirtschaft integriert sind, benötigt das System die Zeitauswertungsergebnisse so lange auf der Datenbank, wie die Personalabrechnung Rückrechnungen durchführen kann. D.h., das Archivierungsdatum der Personalzeitwirtschaft muß vor der Rückrechnungsgrenze der Personalabrechnung liegen oder mit dieser übereinstimmen.

Ende der Warnung.

Das System unterstützt Sie bei der Abstimmung von Archivierungsdatum und Rückrechnungsgrenze

  • eines Archivierungsobjekts

  • mehrerer Archivierungsobjekte (unabhängig davon, ob sie über eine gemeinsame oder über getrennte Archivierungsgruppen archiviert werden)

Um das Archivierungsdatum und die Rückrechnungsgrenze aufeinander abzustimmen, können Sie einen der folgenden Wege einschlagen:

  • Sie legen das Archivierungsdatum fest. Das System schlägt eine Rückrechnungsgrenze vor, die so kurz wie möglich nach dem Archivierungsdatum liegt, und gewährleistet, daß beide Daten mit den länderspezifischen Bestimmungen in Einklang stehen.

  • Sie legen die Rückrechnungsgrenze fest. Das System schlägt ein Archivierungsdatum vor, das so knapp wie möglich vor der festgelegten Rückrechnungsgrenze liegt, und gewährleistet, daß beide Daten mit den länderspezifischen Bestimmungen in Einklang stehen.

Die Vorschlagswerte des Systems können Sie anschließend noch wie folgt ändern:

  • Für den Vorschlagswert der Rückrechnungsgrenze können Sie ein späteres Datum angeben.

  • Für den Vorschlagswert des Archivierungsdatums können Sie ein früheres Datum angeben.