Gesamtprozess Reisemanagement

Einsatzmöglichkeiten

Ziel des Prozesses ist die vollständige integrierte Verwaltung aller im Rahmen einer Geschäftsreise anfallenden Prozesse und der anfallenden Reisekosten. Der Gesamtprozess erstreckt sich von der Beantragung und Planung einer Reise über die Abrechnung bis zur ordnungsgemäßen Versteuerung in der Personalabrechnung (HR), der ordnungsgemäßen Buchung der Reiseaufwände in der Finanzbuchhaltung (FI) und der verursachungsgerechten Verrechnung in der Kostenrechnung (CO) oder in das Haushaltsmanagement (FI-FM).

Ablauf

Der Gesamtprozess erstreckt sich über einen längeren Zeitraum, in dessen Zentrum die Reise stattfindet. Im folgenden ist beispielhaft der Prozessablauf in einer dezentralen Organisationsform dargestellt, in deren Mittelpunkt der Reisende steht. Selbstverständlich sind auch andere Organisationsformen denkbar. Lesen Sie hierzu auch Rollen im Reisemanagement .

Reiseantrag

  1. Der Reisende stellt über das SAP -System einen Reiseantrag , den er an den Vorgesetzten übermittelt. Der Reiseantrag informiert den Vorgesetzten über z.B. Datum, Ziel, Grund der Reise, die benötigten Verkehrsmittel und Unterkünfte, den gewünschten Vorschuss sowie die geschätzten Gesamtkosten der Reise.

    Siehe auch: Reiseantrag (Reisemanager) , Reisestatus (andere Erfassungsszenarien)

  2. Der Vorgesetzte kann den Antrag genehmigen, zur Korrektur zurücksenden oder ablehnen.

    Siehe auch: Reiseantrag genehmigen (Reisemanager) , Genehmigung von Reisen

  3. Falls ein Vorschuss beantragt und genehmigt wurde, gibt es folgende Möglichkeiten der Auszahlung :

    • Barauszahlung durch Kasse

    • Auszahlung per Scheck

    • Überweisung an die Bankverbindung des Mitarbeiters (per DTA)

    • Übermittlung der Beträge zur Auszahlung an die Finanzbuchhaltung.

      Die ausgezahlten Beträge werden jedoch auch in den ersten drei Fällen zur Buchung an die Finanzbuchhaltung übermittelt.

      Siehe auch: Szenarien der Vorschusserfassung

Reiseplanung

  1. Nach Genehmigung des Reiseantrags ermittelt der Reisende in einem Reiseplan die verfügbaren Reisedienstleistungen (Flug, Hotel, Mietwagen; in Deutschland auch: Bahn) und bucht diese online im SAP -System. Die Reservierung erfolgt über ein angeschlossenes externes Reservierungssystem , das mit dem SAP -System verbunden sein muss. Während der Leistungsauswahl und Buchung überprüft das System die Konsistenz der Eingaben mit den Reiserichtlinien des Unternehmens, die im Customizing des Reisemanagements hinterlegt sind. Außerdem berücksichtigt es bei einer Buchung eventuell existierende unternehmensspezifische Tarife und Rabattabkommen.

    Siehe auch: Reiseplanung , Erfassungsszenarien der Reiseplanung

  2. Hat der Reisende den Reiseplan erfasst, wird der Buchungscode ( PNR ) bei einem dem Unternehmen angeschlossenen Reisebüro in eine Bearbeitungsqueue gestellt. Das Reisebüro prüft die Korrektheit und Konsistenz der Buchung.

  3. Falls außerhalb des SAP -Systems Änderungen an der Buchung vorgenommen werden, werden diese in einem Synchronisationsprozess an das SAP -System übermittelt.

    Siehe auch: Synchronisation zwischen SAP-Reiseplanung und Reservierungssystem

  4. Der Reiseplan wird außerdem dem Vorgesetzten zur Genehmigung übermittelt. Sobald der Vorgesetzte den Reiseplan genehmigt hat, kann das Reisebüro das Ticket und die Reiseunterlagen ausstellen und dem Reisenden zukommen lassen.

    Siehe auch: Genehmigungsverfahren der Reiseplanung

Reisekostenabrechnung

  1. Nach erfolgter Reise vervollständigt der Reisende seine Reisekostenabrechnung mit den erforderlichen Daten und Belegen. Das System berücksichtigt dabei die im Customizing hinterlegten gesetzlichen und unternehmensspezifischen Vorgaben und prüft, ob die Eingaben damit konsistent sind.

    Siehe auch: Reisekostenabrechnung , Reisefaktenerfassung (Reisekostenabrechnung)

  2. Die Spesenabteilung überprüft die Reisekostenabrechnung zusammen mit den Originalbelegen. Die Reisekostenabrechnung gelangt nun gegebenenfalls zur Genehmigung zu einem Vorgesetzten, der sie zur Abrechnung freigeben kann.

    Siehe auch: Genehmigung von Reisen

  3. Sobald die Genehmigung erfolgt ist, wird die Reise im SAP -System abgerechnet: Auf Basis der für diesen Reisenden voreingestellten Reiseregelungen, ermittelt das System die Reiseabrechnungsergebnisse, insbesondere den Erstattungsbetrag. Für die Ermittlung des Erstattungsbetrages kann für Verpflegung, Unterkunft und Fahrtkosten zwischen Pauschalerstattung und Erstattung aufgrund von Einzelbelegen gewählt werden; für alle anderen Kategorien steht ausschließlich die Erstattung durch Einzelbelege zur Verfügung.

    Siehe auch: Abrechnung von Reisen

  4. Die Reiseabrechnungsergebnisse werden aufbereitet im Hinblick auf den gewählten Auszahlungsweg und mit den entsprechenden Zusatzinformationen den entsprechenden Komponenten (Finanzbuchhaltung, Personalabrechnung, Controlling, Haushaltsmanagement) zur Verfügung gestellt.

    Siehe auch: Übertragung an das Rechnungswesen , Übertragung an die HR-Personalabrechnung , Übertragung an einen Datenträgeraustausch (DTA)

  5. Die Auszahlung der Erstattungsbeträge kann nun folgendermaßen erfolgen:

    • per Scheck

    • über die Personalabrechnung

    • über die Finanzbuchhaltung

    • Überweisung an die Bankverbindung des Reisenden (per DTA)

      Die Reiseabrechnungsergebnisse werden jedoch in allen Fällen zur Buchung an die Finanzbuchhaltung übermittelt. Die Überleitung der Beträge an das Controlling erfolgt über das Finanzwesen.

  6. Der Reisende erhält einen Reisekostennachweis , der die relevanten Reisefakten und die zugehörigen Abrechnungsergebnisse enthält.

    Siehe auch: Formulare für Reisekostennachweise

Ergebnis

Die Reisefakten einer betrieblich veranlassten Reise sind im SAP -System einmal und vollständig erfasst. Die Reiseplanungsdaten wurden zu Genehmigungs- bzw. Reservierungszwecken im System erfasst. Die Belege wurden aus den reservierten Reisedienstleistungen erstellt. Die durch die Reise angefallenen Reisekosten wurden durch das SAP -System abgerechnet und zur Weiterverarbeitung an die Finanzbuchhaltung, das Controlling, das Haushaltsmanagement und falls notwendig an die Personalabrechnung weitergegeben.