Reiseantrag

Definition

Mit Hilfe des Objekts Reiseantrag steht Ihnen eine Informationseinheit zur Verfügung mit allen Daten, die ein Reisender zur Genehmigung/Vorschussauszahlung/Buchung seiner Reise an die jeweils bearbeitende Stelle weitergeben möchte bzw. die ein Vorgesetzter zur Genehmigung einer Reise kennen muss. Der Reiseantrag ist Teil des Erfassungsszenarios Reisemanager , der den gesamten Prozess der Beantragung, Planung und Buchung bis hin zur Abrechnung einer dienstlich verursachten Reise begleitet.

Verwendung

Der Reiseantrag des SAP- Reisemanagements erschließt die systemunterstützte Abwicklung des Beantragungs- und Genehmigungsprozesses von Geschäftsreisen. Unübersichtliche Papierformulare werden ersetzt durch einen elektronischen Antrag, der zur Genehmigung aus dem SAP-System an den jeweiligen Vorgesetzten gesendet werden kann.

Das Objekt Reiseantrag ist jederzeit über den Übersichtsbereich des Reisemanagers wieder aufrufbar. So können Sie den Genehmigungsstatus und die genehmigten Reisedetails auch später einsehen und z.B. mit den Fakten der zugehörigen Reisekostenabrechnung vergleichen.

Da im Reiseantrag auch die Art und Anzahl der für die Reise benötigten Transportmittel und Unterkünfte angegeben werden kann, lässt sich der Reiseantrag zudem als Vorlage für die Buchung einer Reise nutzen, falls der Reisende selbst keine Berechtigung zur Durchführung der Buchung hat. Das verantwortliche Reisebüro oder das Bereichssekretariat, das die Buchungsberechtigung hat, kann auf Basis des Reiseantrags die benötigten Reisedienstleistungen für eine Mitarbeiterreise mit der Reiseplanung des SAP- Reisemanagements durchführen.

Struktur

Der Reiseantrag umfasst die folgenden Angaben:

  • Reisedatum und -uhrzeit

  • Reiseziel und Reisegrund

  • weitere Ziele auf der Reise (Reiseverlauf)

  • benötigte Reisevorschüsse

  • ggf. eine von der Stammkostenstelle abweichenden Kostenstelle, der die Reisekosten zugeordnet werden sollen

  • zusätzliche Bemerkungen zur Reise

  • Anzahl der benötigten Reisedienstleistungen (Flug, Hotelzimmer, Mietwagen, Bahnreise)

  • evtl. geschätzte Gesamtkosten der Reise

Integration

Durch die Integration mit der Reisekostenabrechnung werden die Daten des Reiseantrags direkt an die Reisekostenabrechnung weitergeleitet. Das zugehörige Objekt Reisekostenabrechnung enthält dann z.B. automatisch die Rahmendaten der Reise wie Datum und Grund, weitere Zwischenziele oder beantragte Vorschüsse und ggf. die Zuordnung der Kosten zu einer von der Stammkostenstelle abweichenden Kostenstelle.

Der Einsatz des Reiseantrags ist daher gekoppelt an den Einsatz der Reisekostenabrechnung . Zusätzlich zum Reiseantrag können Sie ebenfalls die Reiseplanung zur Ermittlung von verfügbaren Flügen, Hotels, Mietwagen und Zügen und zur Online-Buchung dieser Leistungen nutzen.

Integration mit dem Haushaltsmanagement

Zur Integration des Reisemanagements mit dem Haushaltsmanagement gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Aktivieren Sie die Integration mit dem Haushaltsmanagement (siehe Integration Reisemanagement ).

  • Legen Sie im Customizing für Reisemanagement unter Anfang des Navigationspfads Reiseabrechnung Navigationsschritt Stammdaten Navigationsschritt Reisespesenarten Navigationsschritt Reisespesenarten für Einzelbelege anlegen Ende des Navigationspfads eine Spesenart mit folgenden Eigenschaften an:

    • Kurzbezeichnung: z.B. Geschätzte Kosten

    • Reisespesenkategorie: Sonstige

    • Beträge sind: geschätzte Kosten, keine Erstattung an den Mitarbeiter

Wenn die Benutzer im Reiseantrag die geschätzten Kosten angeben (die geschätzten Kosten sind ungleich Null), erzeugt das System für die geschätzten Kosten einen Reisebeleg, der als Obligo-Beleg an das Haushaltsmanagement weitergeleitet wird.

Achtung Achtung

Der Benutzer muss diesen automatisch erzeugten Reisebeleg nach Ablauf der Reise in der Reisekostenabrechnung manuell aus dem Belegpuffer löschen.

Ende der Warnung.

Einführungshinweise

Sie aktivieren das Objekt Reiseantrag im Customizing des SAP- Reisemanagements unter Anfang des Navigationspfads Integration Reiseplanung Reisekostenabrechnung Navigationsschritt Antrag/Plan/Abrechnung im Reisemanager aktivieren . Ende des Navigationspfads

Siehe auch:

Reiseantrag anlegen

Reiseantrag senden

Reiseantrag genehmigen

Reisemanagement

Reiseplanung

Reisekostenabrechnung