Reiseplanung (FI-TV-PL)

Einsatzmöglichkeiten

Reisekosten gehören zu den größten personalbasierten Kostenfaktoren und bieten ein beträchtliches Potential zur Kosteneinsparung.

DieReiseplanung des SAP-Reisemanagements trägt mit ihrem angeschlossenen Online-Buchungsservice erheblich zu einer Reduzierung der Reise-Prozesskosten bei. Mit Hilfe der Reiseplanung werden die im Planungs- und Buchungsprozess einer Reise involvierten Instanzen reduziert, der Prozess selbst vereinfacht und beschleunigt und eine automatisierte Einbeziehung der firmeninternen Reiserichtlinien ermöglicht. Auch die Transparenz der Kosten bzw. der Kosten verursachenden Bereiche/Personen wird wesentlich verbessert.

Der Einsatz der Reiseplanung ist weiterhin ein wichtiger Strategievorteil für die Rolle des Reisemanagers eines Unternehmens: Die Umsatzstatistiken und Reporting-Tools der Reiseplanung liefern stichhaltige Argumente bei Tarifverhandlungen mit Leistungsträgern. Der Reisemanager erfährt eine bedeutende Entlastung von Routineaufgaben und kann sich somit auf weitere strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren wie System- und Qualitätsmanagement als auch Controlling und Optimierung firmeninterner Prozesse.

Die Reiseplanung trägt wesentlich zur Erweiterung der Mitarbeiterverantwortung bei: Die Funktionen der Reiseplanung richten sich nicht nur an Experten, die tagtäglich mit der Buchung von Reisedienstleistungen betraut sind, sondern insbesondere auch an den Mitarbeiter als Gelegenheitsbenutzer. Hierzu gehören z.B. die Reisenden selbst oder Mitarbeiter eines Bereichssekretariats, das sich um die Organisation der Reisen für mehrere Reisende kümmert.

Kostenvorteile entstehen ebenso durch die Anbindung der Reiseplanung an den SAP Business Workflow, mit dessen Hilfe die Genehmigungsprozesse eindeutig definiert sind und mit dem auch komplexe Genehmigungsverfahren problemlos im System umgesetzt werden können.

Einführungshinweise

Um den gesamten Umfang der Informations- und Buchungsfunktionen der Reiseplanung nutzen zu können, richten Sie eine Verbindung zu einem externen Reservierungssystem ein, das Ihnen die Kommunikation mit Reisedienstleistungsanbietern ermöglicht.

Momentan sind Verbindungen zu den folgenden Reservierungssystemen möglich:

  • Amadeus

  • Galileo

  • Großkundenportal der Deutschen Bahn

  • Direktverbindungen über SAP NetWeaver Exchange Infrastructure (XI) zu Low-Cost-Carrier-Anbietern und Hotelreservierungssystemen

Diese Systeme bieten Zugang zu zahlreichen Hotels, Flügen, Bahnverbindungen und Mietwagen-Angeboten.

Alternativ können Siefür die Buchung von Reisedienstleistungen an Stelle der SAP-Reiseplanung verschiedene externe Online-Buchungssysteme einsetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Externe Reiseplanung .

Integration

Die Daten der Reiseplanung werden automatisch in die Reisekostenabrechnung des SAP -Reisemanagements weitergeleitet:

  • Datum und Uhrzeit

  • Grund, Zielort

  • Belege mit Flugpreisen, Mietwagenpreisen und Hotelpreisen

  • Zwischenziele

  • Geschätzte Kosten

Von hier aus kann die automatische Übertragung erfolgen

  • an die Finanzbuchhaltung (FI)

  • an die Personalabrechnung (HR)

  • in das Controlling (CO)

  • in das Haushaltsmanagement

Integration mit dem Haushaltsmanagement

Zur Integration des Reisemanagements mit dem Haushaltsmanagement gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Aktivieren Sie die Integration mit dem Haushaltsmanagement (siehe Integration Reisemanagement ).

  • Legen Sie im Customizing für Reisemanagement unter Anfang des Navigationspfads Reiseabrechnung Navigationsschritt Stammdaten Navigationsschritt Reisespesenarten Navigationsschritt Reisespesenarten für Einzelbelege anlegen Ende des Navigationspfads eine Spesenart mit folgenden Eigenschaften an:

    • Kurzbezeichnung: z.B. Geschätzte Kosten

    • Reisespesenkategorie: Sonstige

    • Beträge sind: geschätzte Kosten, keine Erstattung an den Mitarbeiter

Wenn die Benutzer im Reiseantrag die geschätzten Kosten angeben (die geschätzten Kosten sind ungleich Null), erzeugt das System für die geschätzten Kosten einen Reisebeleg, der als Obligio an das Haushaltsmanagement weitergeleitet wird.

Achtung Achtung

Der Benutzer muss diesen automatisch erzeugten Reisebeleg nach Ablauf der Reise in der Reisekostenabrechnung manuell löschen.

Ende der Warnung.

Funktionsumfang

Durch den Einsatz der Reiseplanung können Sie folgende Funktionalitäten nutzen:

  • Zugriff auf anbieterneutrale Informationsservices für Flug, Hotel, Mietwagen, Bahn

  • Online-Buchung von Flügen, Hotelzimmern, Mietwagen

  • Berücksichtigung von unternehmensinternen Reiserichtlinien bei Abfragen und Buchungen

  • Möglichkeit der Einrichtung eines unternehmensspezifischen Hotelkatalogs

  • Automatische Berücksichtigung von Abkommen mit Reisedienstleistern

  • Automatische Berücksichtigung von persönlichen Präferenzen der Reisenden

  • Statistiken und Auswertungen zu getätigten Reisen zur Analyse des Reiseverhaltens der Mitarbeiter bzw. Unterstützung bei Verhandlungen mitReisedienstleistern

  • Vollständige Datenintegration in dieReisekostenabrechnung