Reisemanagement (FI-TV)
Einsatzmöglichkeiten
Die Komponente
Reisemanagement
(FI-TV) begleitet alle Prozesse der Reiseabwicklung mit ganzheitlicher Funktionalität und bindet sie in den Kreislauf von Abrechnung, Versteuerung und Auszahlung ein. Dies umfasst sowohl die Beantragung, Planung und Buchung von Reisen als auch die Spesenabrechnung und die Weitergabe der Abrechnungsergebnisse an andere betriebliche Funktionsbereiche.
Einführungshinweise
Um einen optimalen Einsatz des Reisemanagements zu gewährleisten, sollte eine Analyse der im Unternehmen stattfindenden Reiseprozesse erfolgen. Wie realisieren Sie den Genehmigungsablauf bei Dienstreisen? Welche Reiserichtlinien sollen für welche Mitarbeiterkreise gelten? Müssen Sie die Reiserichtlinien erst definieren? Gibt es Abkommen mit externen Reisedienstleistern, die das System berücksichtigen soll? Wie soll der Prozess der Kostenerstattung aussehen und welche organisatorischen Einheiten sind daran beteiligt?
Auf der Basis einer Analyse lässt sich systematisch ableiten, welche betrieblichen Aufgaben Sie im Reisemanagement umsetzen und effizienzsteigernd gestalten können und welche Teilkomponenten Sie dazu benötigen.
Teilkomponenten des Reisemanagements
In Abstimmung mit den individuellen Anforderungen und dem organisatorischen Aufbau des Unternehmens können Sie die folgenden Teilkomponenten des Reisemanagements flexibel miteinander kombinieren:
Reiseantrag
Reiseplanung
Reisekostenabrechnung
Sie können die Teilkomponente
Reisekostenabrechnung
auch für Spesenabrechnungen verwenden, die
nicht im Zusammenhang mit Reisen stehen. Die herkömmlichen Anwendungen des Reisemanagements und die Dokumentation verwenden den Begriff
Reisekostenabrechnung
für Reisekostenabrechnungen und Spesenabrechnungen, die
nicht im Zusammenhang mit Reisen stehen. Die neuen Anwendungen der Web-Dynpro-ABAP-basierten Benutzungsoberfläche und die dazugehörige Dokumentation verwendet statt dessen den Begriff
Spesenabrechnung
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Reiseantrag |
Reiseplanung |
Reisekostenabrechnung |
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1 |
X |
X |
X |
2 |
X |
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X |
3 |
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X |
X |
4 |
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X |
Die Reisekostenabrechnung/Spesenabrechnung bildet dabei die Ankerkomponente. Sie können diese vollkommen unabhängig von Reiseantrag und Reiseplanung einsetzen.
Releaseunabhängiger Einsatz
Sie können das aktuelle Release des Reisemanagements losgelöst von den übrigen SAP-Anwendungen einführen. Für die notwendigen Kommunikationsbrücken zu SAP-Anwendungen mit niedrigeren Releaseständen sorgt die SAP-ALE-Technologie (Application Link Enabling). Sie macht eine Doppelpflege von Daten überflüssig.
Weitere Informationen finden Sie unter Reisekostenübertragung an das Rechnungswesen .
Aufgabenbezogenes Arbeiten
Zur Unterstützung einer aufgabenorientierten Systembenutzung können Sie den Benutzern verschiedene (vordefinierte und individuell anpassbare) Rollen oder Aktivitätsgruppen zuweisen. Dadurch verwendet der jeweilige Benutzer ausschließlich diejenigen Funktionen des Reisemanagements, die für die Erfüllung seiner betrieblichen Aufgaben relevant sind.
Integration
Durch die Integration in die Personalabrechnung und die Finanzbuchhaltung leitet das System die Daten der Reiseplanung und Reisekostenabrechnung/Spesenabrechnung zeit- und objektgenau an diese Komponenten über.
Ein weiterer Vorteil des Reisemanagements ist die Integration seiner Teilkomponenten. So greifen z. B. alle drei Teilkomponenten auf dieselben Personalstammdaten zu.
Die Reiseplanung ist an ein oder mehrere externe Reservierungssysteme angeschlossen, über welche die Benutzer die erforderlichen Reisedienstleistungen online buchen können.
Funktionsumfang
Die integrativen Funktionen der Reiseplanung und der Reisekostenabrechnung/Spesenabrechnung mit ihren Funktionen illustriert das folgende Schaubild:
Mit dem Reisemanagement können Sie die kompletten betriebswirtschaftlichen Geschäftsvorgänge einer Reise vom Reiseantrag und der Reiseplanung über die Reisekostenabrechnung/Spesenabrechnung bis hin zur Weitergabe der Reisekosten/Spesen an andere betriebliche Funktionsbereiche sicher und effizient durchführen.
Reiseantrag
Erfassen von Reiserahmendaten, benötigten Reisedienstleistungen und Kostenschätzungen
Senden an den genehmigenden Vorgesetzten
Reiseplanung
Zugriff auf folgende anbieterneutrale Informations- und Buchungsservices:
Flug
Hotel
Mietwagen
Bahn
Sonstige Reisedienstleistungen
Berücksichtigung von unternehmensinternen Reiserichtlinien bei Abfragen und Buchungen
Möglichkeit der Einrichtung eines unternehmensspezifischen Hotelkatalogs
Berücksichtigung von Abkommen mit Reisedienstleistern
Berücksichtigung von persönlichen Präferenzen der Reisenden
Reisekostenabrechnung/Spesenabrechnung
Erfassung der allgemeinen Daten für die Reisekostenabrechnung/Spesenabrechnung (zentral/dezentral)
Abrechnung der Reisekosten/Spesen
Auszahlung der Spesen über Finanzbuchhaltung (FI), Personalabrechnung (HR) oder über Datenträgeraustausch mit Kreditinstituten (DTA)
Optische Archivierung von Belegen
Komplette Integration in die Finanzbuchhaltung (FI), die Personalabrechnung (HR) und das Controlling (CO)
Möglichkeit des Kreditkartenclearings
Informationssysteme
Auswertungen zu getätigten Reisen zur Analyse des Reiseverhaltens der Mitarbeiter bzw. Unterstützung bei Verhandlungen mit Reisedienstleistern
Auswertungen der Spesen zur Kostenkontrolle und Kostentransparenz
Beantragung und Genehmigung
Beantragung von Dienstreisen
Genehmigung mit oder ohne SAP Business Workflow
Internationaler Einsatz
Mit dem Reisemanagement steht Ihnen eine internationale Standardversion zur Verfügung, die Sie länderspezifisch einstellen können. Zusätzlich ermöglicht es Ihnen den Einsatz von speziellen Länderversionen, die nationale gesetzliche und steuerrechtliche Vorschriften bereits enthalten.
Weitere Informationen finden Sie unter Länder- und Branchenversionen der Reisekostenabrechnung .
ESS
Der Employee Self-Service (ESS)
Reisen und Spesen
unterstützt die dezentrale Bearbeitung der Reisedaten von der Planung bis zur Abrechnung, indem die Reisenden selbsttätig und eigenverantwortlich ihre Reise- und Belegdaten an ihrem jeweiligen Arbeitsplatz via Internet oder Intranet erfassen können.
Weitere Informationen finden Sie unter
ESS im Reisemanagement
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