Szenario 1: Übertragung der Reisekostenergebnisse innerhalb eines logischen Systems

Sind die Personalabrechnung und das Reisemanagement innerhalb eines einzigen logischen Systems (dasselbe SAP-System und derselbe Mandant) installiert, so kann das Personalabrechnungsprogramm die Reiseabrechnungsergebnisse direkt aus dem Reisemanagement einlesen und verarbeiten.

Voraussetzungen

Die Integration der Reiseabrechnung in die HR-Personalabrechnung muss eingerichtet sein. Da Reiseabrechnungsergebnisse in die HR-Personalabrechnung übertragen werden, müssen diese zunächst durch die Reiseabrechnung des Reisemanagements erzeugt worden sein.

Ablauf

Das Personalabrechnungsprogramm RPRCALCx0 wird in der Personalwirtschaft gestartet. Das Programm prüft für jede selektierte Personalnummer, ob Reisen in der Reiseabrechnung vorhanden sind, die bereits abgerechnet worden sind und von diesem Personalabrechnungslauf erfasst und verarbeitet werden können.

Ergebnisse

Die Reiseabrechnungsergebnisse sind über die Personalabrechnung versteuert worden. Die Reisespesen werden über die Personalabrechnung ausgezahlt, wenn die Reisekostenlohnarten entsprechend eingestellt worden sind.

Szenario 2: Übertragung der Reisekostenergebnisse zwischen getrennten logischen Systemen

Ist das Reisemanagement in einem anderen logischen System als die Personalabrechnung installiert, so erfolgt eine asynchrone Überleitung der Abrechnungsergebnisse vom Reisemanagement in die Personalabrechnung.

Technische Details der Übertragung bei getrennten logischen Systemen

Bei der Übertragung durch den das Programm PRRPAY00 werden die relevanten Daten aus den TE-Clustern der Reisen im logischen System des Reisemanagements in das logische System der Personalabrechnung transportiert und dort in lokalen TE-Clustern abgespeichert. Die Personalabrechnung greift auf diese lokalen TE-Cluster-Kopien zu. Bei der Übertragung der Reiseabrechnungsergebnisse werden für die entsprechenden Personalnummern eventuell Rückrechnungsdaten und Korrekturkennzeichen (im Informationstyp 0003) gesetzt.

Sperrung der Funktionen des Reisemanagements in der Personalabrechnung

Um keine Dateninkonsistenzen zwischen den logischen Systemen der Personalabrechnung und dem Reisemanagement zu erzeugen, sollten die Funktionen und Prozesse des Reisemanagements im logischen System der Personalabrechnung gesperrt werden. Die Sperrung durch den Report RPRTLOCK kann nur auf Transaktionsebene erfolgen und ist daher in einem SAP-System mandantenübergreifend. Durch den Report RPRTULOC kann diese Sperrung wieder aufgehoben werden.

Falls logische Systeme von Personalabrechnung und Reisemanagement lediglich innerhalb eines SAP-Systems nur in verschiedenen Mandanten installiert sind, kann eine Sperrung nicht auf Transaktionsebene und somit nicht durch den Report RPRTLOCK erfolgen. Die Funktionen und Prozesse des Reisemanagements müssen in diesem Fall im Mandanten, in dem die Personalabrechnung installiert ist, durch Berechtigungsprüfungen gegen Ausführung gesperrt werden.

Voraussetzungen

Die Integration der Reiseabrechnung in die HR-Personalabrechnung muss eingerichtet sein. Da Reiseabrechnungsergebnisse in die Personalabrechnung übertragen werden, müssen diese zunächst durch die Reiseabrechnung des Reisemanagements erzeugt worden sein. Das Merkmal TRVPA muss im Personalabrechnungssystem und im Reisemanagementsystem identisch geschlüsselt sein.

Ablauf

Ergebnisse

Die Hinzurechnungsbeträge von Reisen sind über die Personalabrechnung versteuert worden. Die Reisespesen werden über die Personalabrechnung ausgezahlt, wenn die Reisekostenlohnarten entsprechend eingestellt worden sind.

Szenario 1: Direkte Buchung des Reiseaufwands über die HR-Personalabrechnung

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen keine mitarbeiter- bzw. reisegenaue Buchung des Reiseaufwandes benötigen, so können die Reisekostenlohnarten mit der Übertragung der HR-Personalabrechnungsergebnisse in die Finanzbuchhaltung gebucht werden.

Ab Release 4.0 werden die Abrechnungsergebnisse durch das Starten des Programms RPCIPE00 im HR-System für die Buchung in die Finanzbuchhaltung aufbereitet, und ein Beleg innerhalb des HR wird erstellt. Anschließend kann dieser Beleg (evtl. als IDOC) in die Finanzbuchhaltung übertragen werden.

Szenario 2: Indirekte Buchung des Reiseaufwands über ein eigenes Verrechnungskonto

Wenn in Ihrem Unternehmen die Reisekosten mitarbeiter- und reisegenau auf die Aufwandskonten gebucht werden sollen, steht Ihnen nur dieser Weg zur Verfügung.

Ab Release 4.0 werden die Abrechnungsergebnisse durch das Starten des Programms RPCIPE00 im HR-System für die Buchung in die Finanzbuchhaltung aufbereitet, und ein Beleg innerhalb des HR wird erstellt. Anschließend kann dieser Beleg (evtl. als IDOC) in die Finanzbuchhaltung übertragen werden.

Die Reisekosten werden vom HR zunächst auf ein Verrechnungskonto in der Finanzbuchhaltung gebucht. Dieses Verrechnungskonto darf keine Eingabe von Vorsteuerkennzeichen oder Kontierung erlauben, muss aber eine Personalnummer erwarten.

Schlüsseln Sie die Lohnarten in der Tabelle T52EK (symbolische Konten HR) auf ein symbolisches Konto mit der Kontierungsart 'Q' (Bilanzkonto mit Personalnummer). Die Zuordnung zwischen symbolischer Lohnart und Lohnart erfolgt in der HR-Tabelle T52EL.

Im Reisekostensystem starten Sie nun das Programm RPRFIN00 (Release < 4.5; Batch Input) bzw. RPRFIN00_40 (Release >= 4.5; Buchungslauf ). Hierdurch wird das Verrechnungskonto ausgeglichen und die Reisekostenaufwandskonten werden mitarbeiter- bzw. reisegenau bebucht.