Genehmigung von Reisen
Einsatzmöglichkeiten
Im Rahmen des betriebswirtschaftlichen Gesamtprozesses stellt die Genehmigung einer Mitarbeiterreise die Verbindung zwischen der Reisefaktenerfassung und der Reiseabrechnung dar. Die Genehmigung einer Mitarbeiterreise ist notwendige Voraussetzung für die Reiseabrechnung.
Wenn Sie den
SAP Business Workflow
nutzen möchten, unterstützt das
Reisemanagement
den Genehmigungsprozess durch zwei beispielhaft definierte Mustergenehmigungsverfahren, die Sie jederzeit an Ihre unternehmensspezifischen Anforderungen anpassen können.
Wenn Sie den
SAP Business Workflow
nicht nutzen möchten, können Sie das Genehmigungsprogramm der Reiseabrechnung nutzen, mit dem Sie Reisen prüfen und genehmigen können.
Voraussetzungen
Die Person, die eine Mitarbeiterreise genehmigen möchte, benötigt eine spezielle Berechtigung.
Ablauf
Sie können Reisen genehmigen, indem Sie den Reisestatus der Mitarbeiterreise auf
…genehmigt
ändern. Sie können einen der folgenden Wege einschlagen, um eine Reise zu genehmigen.
Genehmigung über den SAP Business Workflow |
Genehmigung über das Genehmigungsprogramm |
Genehmigung über Erfassungsszenarien |
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Die in der Regel dezentral erfaßten Mitarbeiterreisen werden an die für die Genehmigung zuständigen Personen (Vorgesetzte Person und/oder Spesenabteilung) durch das System weitergeleitet. |
Die prüfende Person startet das Genehmigungsprogramm und erhält eine Übersicht über alle Reisen, die zur Genehmigung anstehen. |
Technisch möglich ist auch die direkte Genehmigung einer Mitarbeiter-Reise bei der Reiseerfassung selbst, indem die erfassende Person vor dem Sichern der Reise den entsprechende Reisestatus setzt. |
Nach der Prüfung der Mitarbeiter-Reise kann die prüfende Person eine Genehmigung, Ablehnung oder eine Überarbeitung der Reise veranlassen. Die Person, die die Reise erfasst hat, erhält über das System die entsprechende Mitteilung. |
Aus der Übersicht können Sie jeweils eine einzelne Reise auswählen und bearbeiten. Die Person, die die Reise erfasst hat, muss im System ein Erfassungsszenario starten, um sich über den Stand der Bearbeitung zu informieren. |
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Dieses Szenario unterstützt sehr stark das Modell der dezentralen Reisefaktenerfassung. Sein Vorteil liegt darin, dass es alle am Genehmigungsverfahren beteiligten Personen direkt über das SAP-System miteinander verknüpft. |
Dieses Szenario unterstützt sehr stark das Modell der zentralen Reisefaktenerfassung. Sein Vorteil liegt neben der eigentlichen Genehmigung in einer Reihe zusätzlicher Funktionen, die die zentrale Verwaltung von Mitarbeiterreisen unterstützen. |
Ergebnis
Die Mitarbeiterreise ist genehmigt. Das System erfasst die genehmigten Reisen im nächsten Lauf der Reiseabrechnung und rechnet die Reise ab.