In der Budgetübersicht sehen Benutzer auf einen Blick ihre Budgets sowie die davon ausgegebenen, verbleibenden und ausstehenden Beträge. Benutzer von Concur Expense können auch den nicht abgerechneten Betrag anzeigen. Nicht abgerechnete Beträge ermöglichen es Budgeteigentümern, den Saldo der noch nicht gesendeten Ausgabeneinträge anzuzeigen. Es handelt sich um eine Kombination aus nicht eingereichten Kostenabrechnungen und verfügbaren Ausgaben, die keiner Kostenabrechnung angehängt sind. Das ist beispielsweise nützlich, wenn Budgeteigentümer ihre Budgets anzeigen, um anhand dessen Ausgabenentscheidungen zu treffen oder nachzusehen, welcher Betrag noch übrig ist. Außerdem besteht die Möglichkeit, Haushaltsjahre untereinander zu vergleichen.

Ein Budgetbenutzer kann mit den Filter- und Suchfunktionen nach Budgets suchen.

Für den Zeitraumfilter können Benutzer ein Budgetjahr (laufendes Budgetjahr voreingestellt) und den Budgetzeitraum auswählen. Wenn Benutzer auf den Zeitraumfilter klicken, wird ein Fenster angezeigt, auf dem das Budgetjahr und der Typ des Zeitraums (monatlich, vierteljährlich und/oder jährlich) ausgewählt werden können. Sie können auch mehrere Quartale und Monate für die Periodenbudgets auswählen.

Der Zeitraumfilter zeigt nur Informationen, die für den Benutzer relevant sind. Wenn ein Benutzer z. B. in einem Geschäftsjahr keine jährlichen oder vierteljährlichen Budgets hat, sind diese Geschäftszeiträume nicht in der Liste enthalten. Das gilt entsprechend auch für die Geschäftsjahre. Wenn ein Unternehmen Geschäftsjahre und Budgets für fünf Jahre festgelegt hat, der Benutzer aber nur Eigentümer von Budgets im laufenden Jahr ist, kann er auch nur das laufende Jahr auswählen.

Mit der Option Zeitraumbudgets können Benutzer das Budget nach Jahr und Datumsbereich filtern, indem sie auf die jeweiligen Schaltflächen klicken. Es können auch mehrere Datumsbereiche ausgewählt werden.

Mit der Suchfilterfunktion können Benutzer den Namen des Budgets, nach dem sie suchen, in das Suchfeld eingeben. Wenn der Benutzer mit der Eingabe beginnt, ist zu sehen, dass die Suchfunktion zur einfacheren Anzeige in relevante Kategorien unterteilt ist: Show Budgets (Budgets anzeigen), Budgets mit Kategorie anzeigen und Budgets anzeigen, die Eigentum sind von.

Benutzer können auch mit Suchzeichenfolgen nach Budgets suchen. Die nachstehende Tabelle beschreibt die verfügbaren Bedingungen, die beim Erstellen einer Suchzeichenfolge im Suchfeld verwendet werden müsen. Diese Bedingungen werden aus den Budgeteinträgen abgeleitet.

Budgetbenutzer können ein einzelnes Budget anzeigen, um zu sehen, wie viel von dem Budget ausgegeben wurde (Ausgegeben), für welchen Betrag die Genehmigung aussteht (Ausstehend) und wie viel noch ausgegeben werden kann (Verbleibend). Benutzer von Concur Expense können außerdem den nicht abgerechneten Betrag (Nicht abgerechnet) sehen, sofern der Administrator die Funktion aktiviert hat. Der Prozentsatz zeigt, welcher Anteil des Budgets ausgegeben wurde. Durch Anklicken der Kachel können Budgetbenutzer weitere Details zu einem Budget anzeigen.

Anhand der farblich unterschiedlichen Darstellung in den Balkendiagrammen können Sie für jedes Budget auf einen Blick erkennen, welcher Anteil ausgegeben wurde, aussteht oder verbleibt. Budgetadministratoren können den Prozentsatz in den Budgeteinstellungen in den Feldern Warngrenze (Prozent) und Kontrollgrenze (Prozent) konfigurieren. Die Farbkodierung lautet wie folgt:

• Grün = 80 % oder weniger des Budgets wurden ausgegeben oder sind ausstehend

• Gelb = 80–99 % des Budgets wurden ausgegeben oder sind ausstehend

• Rot = 100 % oder mehr des Budgets wurden ausgegeben oder sind ausstehend

Benutzer können auswählen, ob die Budgetinformationen in einer Kachel- oder Listenansicht angezeigt werden sollen. Wenn der Benutzer die Listenansicht wählt, kann er auf den Pfeil neben einem Budget klicken, um anzuzeigen, wie viel aus einem Budget ausgegeben wurde, aussteht, verbleibt oder nicht abgerechnet wurde (sofern konfiguriert; nur Concur Expense). Außerdem kann er auf den Pfeil oben klicken, um alle Budgets aufzuklappen und die ausgegebenen, ausstehenden, verbleibenden und nicht abgerechneten Beträge anzuzeigen.

Budgetausgaben seit Jahresbeginn

Budgetverantwortliche können detaillierte Informationen zu einzelnen Budgets anzeigen. Bei monatlichen und vierteljährlichen Budgets basiert der Budgetbetrag auf der aktuellen Budgetperiode plus vorherigen Budgetperioden des laufenden Geschäftsjahrs.

Die Informationen zum laufenden Jahr werden in der Budgetübersicht in der Kartenansicht und der Listenansicht angezeigt. Um die Kartenansicht anzuzeigen, klicken Benutzer mit der rechten Maustaste auf die Kachel „Budget“ und wählen dann YTD View (Ansicht laufendes Jahr). Um die Ansicht Liste aufzurufen, müssen Benutzer das Budget aufreißen, indem sie rechts im Fenster auf den blauen Pfeil klicken.

Sobald der Benutzer auf die Schaltfläche Ansicht laufendes Jahr button klickt, um die Ansicht des laufenden Jahres anzuzeigen, wird das Fenster Ansicht laufendes Jahr geöffnet, indem die Entwicklung der Budgetausgaben vom Beginn des Geschäftsjahres bis heute angezeigt wird.

Anzeige des Budgetverbrauchs in einer Zeitleiste

Budgeteigentümer können den Verbrauch des Budgets pro Budgetzeitraum auf einer Zeitleiste im Balkendiagramm auf dem Budget-Dashboard anzeigen. Auf der Zeitleiste wird der Budgetverbrauch in einem bestimmten Zeitraum dargestellt. Wenn der Budgetverbrauch gleichmäßig auf alle Tage des Budgetzeitraums verteilt ist, können Budgeteigentümer sehen, ob der Verbrauch im oder hinter dem Zeitplan liegt. Anhand der Zeitleiste können Budgeteigentümer den Verbrauch ihres Budgets überwachen und sicherstellen, dass es nicht überschritten wird. Um die Zeitleiste auf der Seite der Budgetübersicht anzuzeigen, muss der Budgeteigentümer den Mauszeiger über die Kachel eines Budgets bewegen. Wenn eine Budgetperiode länger als ein Jahr oder Quartal dauert, werden dem Benutzer die entsprechenden Monate auf der Zeitleiste angezeigt. Wenn eine Budgetperiode nur einen Monat umfasst, werden dem Benutzer die Tage auf der Zeitleiste angezeigt.

Gemeinsame Budgets anzeigen

Budgeteigentümer können im Abschnitt Meine Budgets oben in der Budgetübersicht alle eigenen Budgets anzeigen. Wenn ein Benutzer die Rolle „Budgetgenehmiger/-manager“ oder „Budgetanzeiger“ hat, kann er Budgets anzeigen, die andere Budgeteigentümer im Abschnitt Gemeinsame Budgets der Budgetübersicht für ihn freigegeben haben. Den gemeinsamen Budgets ist der Name des Budgeteigentümers als Präfix vorangestellt.

Teambudgets erstellen

Teambudgets ermöglichen es Budgeteigentümern, Budgets für ihre Teams zu erstellen und selbst zu verwalten. Dies ist besonders nützlich für Manager auf niedrigeren Ebenen, die möglicherweise einen informellen Budgetbetrag von ihrem direkt vorgesetzten Manager erhalten, ohne die Ausgaben ihrer Teams für dieses Budget nachverfolgen zu können. Mit Teambudgets können sie einfach ein Teambudget erstellen und die Ausgaben ihrer Teams für einen Betrag über einen Zeitraum nachverfolgen. Darüber hinaus eliminieren Teambudgets die Abhängigkeit von Budgetadministratoren.

Um ein Teambudget zu erstellen, klicken Budgeteigentümer auf Teambudget hinzufügen, fügen die erforderlichen Informationen im angezeigten Fenster hinzu und klicken dann auf Speichern.

Daten der Seite „Budgetübersicht“ exportieren

Budgeteigentümer können Budgetdaten für Personen freigeben, die nicht mit SAP Concur arbeiten. Über den Link An Excel senden auf der Seite der Budgetübersicht können Kunden die Informationen, die im Budget-Dashboard in der Listenansicht verfügbar sind, sowie einige Zusatzfelder in eine Excel-Tabelle exportieren. Zu den Zusatzfeldern gehören Original Budget Amount (Ursprünglicher Budgetbetrag, der Budgetbetrag, der ursprünglich ohne Anpassung in einen Budgeteintrag eingegeben wurde), Adjusted Budget Amount (Angepasster Budgetbetrag, der Budgetbetrag, der von den Im- und Exporten der Anpassung in Budgeteinträgen abgeleitet wurde), Typ des Zeitraums, Budgetkategorie und Budgettyp.