Sie erhalten eine einzigartige Ansicht der gesamten Erstellung einer Kaufanforderung als Auftrag, indem Sie ein PDF des Auftrags anzeigen können, wie es dem Lieferanten beim E-Mail-Empfang dargestellt wird. In dieser Ansicht können Sie Informationen zentral überprüfen, einschließlich Adresse, E-Mail und Kommentare an den Lieferanten.

Zusätzlich können Sie alle Dokumente anzeigen, die in Verbindung mit einem bestimmten Auftrag stehen, und erhalten so eine Übersicht über alle an einen Lieferanten übertragenen Dokumente.

Dies beinhaltet Dokumente, die von den folgenden Personen hochgeladen wurden:

• Administratoren, die Aufträge in der Auftragskonfiguration konfigurieren

• Benutzer, die Kaufanforderungen erstellen und die Option In Übermittlung von Kaufanforderung einschließen wählen

• Genehmiger, die Kaufanforderungen genehmigen und die Option In Übermittlung von Kaufanforderung einschließen wählen

• Auftragsbearbeiter, die Kaufanforderungen verarbeiten und die Option In Übermittlung von Kaufanforderung einschließen wählen

Sie zeigen Sie die Vorschau eines Auftrags im PDF-Format an:

1. Doppelklicken Sie auf der Seite Alle Aufträge auf den gewünschten Auftrag.
2. Klicken Sie auf Vorschau. Das Fenster Auftragsvorschau wird angezeigt.

Sie können ausgewählte Einträge im Fenster Auftragsvorschau bei Bedarf korrigieren und eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen. Wenn mehrere E-Mail-Adressen vorhanden sind, sehen Lieferanten alle anderen Kontakte, die die E-Mail erhalten haben, in der Zeile An Ihrer E-Mail. Hierdurch lässt es sich leichter vermeiden, dass mehrere Lieferantenkontakte denselben Auftrag erfüllen.

Zum Ändern des Standardtexts (Textkörper, Adresse, Anweisungen usw.) verwendet der Konfigurationsadministrator für Rechnungen das Auftragskonfigurationstool (Verwaltung > Rechnung > Auftragskonfiguration).

Um in der PDF angezeigte Auftragsdaten zu ändern, öffnen Sie den Auftrag selbst und bearbeiten Sie die Felder.

Sie können den Auftrag auch von diesem Fenster aus per E-Mail versenden, indem Sie auf Übertragen klicken.

Wenn Sie bei der Von-Adresse der E-Mail einen anderen Domänennamen als die Adresse ConcurSolutions.com angeben und dann versuchen, die E-Mail zu übertragen, erhalten Sie eine Warnmeldung.