L’objectif de la synthèse du budget est de permettre aux utilisateurs de visualiser rapidement leurs budgets ainsi que les parts dépensée, restante et en attente. Les utilisateurs de Concur Expense peuvent également consulter le montant non dépensé. Les montants non dépensés permettent aux responsables de budget d’afficher le solde des postes de dépenses qui n’ont pas encore été soumis. Ils combinent les notes de frais non soumises et les dépenses disponibles qui ne sont pas jointes à une note de frais. Un responsable de budget peut par exemple vouloir afficher ses budgets pour prendre des décisions de dépenses ou consulter le montant restant dans ses budgets. Il peut aussi souhaiter comparer deux années budgétaires.

Un utilisateur de budget peut utiliser les fonctionnalités de filtre et de recherche pour trouver des budgets.

Le filtre de période permet aux utilisateurs de sélectionner une année budgétaire (l’année budgétaire en cours est utilisée par défaut) et une période budgétaire. Lorsque les utilisateurs cliquent sur le filtre de période, une fenêtre apparaît dans laquelle ils peuvent sélectionner l’année budgétaire et le type de période (mensuelle, trimestrielle et/ou annuelle). Ils peuvent également sélectionner plusieurs trimestres et mois pour les budgets de la période.

Le filtre de période affiche uniquement les informations pertinentes pour l’utilisateur. Par exemple, si un utilisateur ne dispose pas de budgets annuels ou trimestriels pour une année fiscale, ces périodes comptables n’apparaissent pas dans la liste. Cela s’applique également aux années fiscales. Si une société a défini des années fiscales et budgets pour cinq ans, mais que l’utilisateur ne dispose de budgets que pour l’année en cours, il peut sélectionner uniquement l’année en cours.

Si les utilisateurs cliquent sur l’option Budgets basés sur une plage de dates, ils peuvent filtrer le budget sur une année et une période en cliquant sur les boutons appropriés. Ils peuvent également sélectionner plusieurs plages de dates.

Si un utilisateur utilise la fonctionnalité de filtre de recherche, il peut commencer à saisir le nom du budget voulu dans la zone de recherche. Lorsque l’utilisateur commence sa saisie, il voit que la fonctionnalité de recherche est structurée en catégories pertinentes : Afficher les budgets, Afficher les budgets avec catégorie et Afficher les budgets détenus par pour une meilleure visibilité.

Les utilisateurs peuvent également utiliser des chaînes de recherche afin de rechercher des budgets. Le tableau ci-dessous décrit les termes disponibles à utiliser lors de la création d’une chaîne de recherche dans le champ de recherche. Ces termes sont extraits d’Éléments du budget.

Un utilisateur de budget peut afficher un budget donné pour voir la part du budget dépensée (Dépensé), la part en attente d’approbation (En attente) et la part restant à dépenser (Restant). Les utilisateurs du module Notes de frais peuvent également consulter le montant non dépensé (Non dépensé) si l’administrateur a activé cette fonctionnalité. Le pourcentage indique la part du budget dépensée. Les utilisateurs de budget peuvent cliquer sur la vignette pour afficher d’autres détails d’un budget déterminé.

Les graphiques à barres de chaque budget affichent des couleurs permettant de voir plus facilement les parts dépensée, en attente et restante du budget. Les administrateurs de budget peuvent configurer le pourcentage dans les champs Pourcentage de limite d’alerte et Pourcentage de limite de contrôle des Paramètres du budget. Les couleurs sont utilisées de la manière suivante :

• Le vert indique que 80 % ou moins du budget est dépensé ou en attente

• Le jaune indique que 80 à 99 % du budget est dépensé ou en attente

• Le rouge indique que 100 % ou plus du budget est dépensé ou en attente

Les utilisateurs peuvent choisir d’afficher les informations budgétaires sous forme de vignettes ou dans une liste. Lorsqu’ils sélectionnent la vue de liste, les utilisateurs peuvent cliquer sur la flèche en regard d’un budget pour afficher les parts dépensée, en attente, restante, ou non dépensée du budget (si configuré, Concur Expense uniquement). De plus, tout clic sur la flèche du haut développe tous les budgets afin d’en afficher les parts dépensée, en attente, restante et non dépensée.

Total des dépenses sur l’année cumulée

Les responsables de budget peuvent afficher les informations sur un budget depuis le début de l’exercice. Pour les budgets mensuels et trimestriels, le montant du budget sera basé sur le montant de la période budgétaire en cours, ajouté à celui des précédentes périodes budgétaires de l’année fiscale en cours.

Les informations sur le cumul annuel sont accessibles via la vue de carte et de liste dans Synthèse du budget. Pour la vue de carte, les utilisateurs doivent faire un clic droit sur la vignette du budget, puis sélectionner YTD View (Vue de l’année cumulée). Pour la vue de liste, les utilisateurs doivent développer le budget en cliquant sur la flèche bleue d’agrandissement à droite de la fenêtre.

Lorsque le responsable du budget clique sur le bouton YTD View (Vue de l’année cumulée) pour ouvrir la vue de l’année cumulée, il peut afficher la fenêtre YTD View (Vue de l’année cumulée) qui lui présente l’évolution des dépenses de son budget depuis le début de l’année fiscale jusqu’à aujourd’hui.

Comparer l’utilisation du budget dans le temps

Les responsables de budget peuvent afficher l’utilisation de leur budget par période budgétaire d’un calendrier dans les diagrammes du tableau de bord de budget. Le calendrier compare l’utilisation du budget dans le temps. Si l’utilisation du budget est répartie de manière égale sur chaque jour de la période budgétaire, les responsables de budget peuvent voir si l’utilisation est en avance ou en retard par rapport aux délais prévus. Le calendrier aide les responsables de budget à effectuer le suivi de leur budget dépensé pour s’assurer que la limite de dépense n’est pas dépassée. Pour afficher le calendrier sur la page Synthèse du budget, les responsables du budget doivent passer la souris sur la vignette d’un budget. Si une période budgétaire s’étend sur une année ou un trimestre, les utilisateurs voient les mois correspondants affichés sur le calendrier. Si une période budgétaire correspond à un seul mois, les utilisateurs voient les jours affichés sur le calendrier.

Afficher les budgets partagés

Les responsables de budget peuvent afficher tous les budgets dans la section Mes budgets, en haut de la synthèse du budget. Si l’utilisateur dispose du rôle Approbateur du budget/Responsable ou Observateur du budget, il peut alors afficher les budgets partagés avec eux par d’autres responsables de budget dans la section Budgets partagés de la synthèse du budget. Les budgets partagés ont pour préfixe le nom du responsable du budget.

Créer des budgets d’équipe

Les budgets d’équipe permettent aux responsables de budget de créer et de gérer eux-mêmes des budgets pour leur(s) équipe(s). Cela est particulièrement utile pour les responsables de niveau inférieur qui peuvent recevoir un montant de budget informel de la part de leur responsable direct sans pouvoir suivre correctement les dépenses de leur(s) équipe(s) par rapport à un budget. Avec les budgets d’équipe, ils peuvent facilement créer un budget d’équipe et suivre les dépenses de leur(s) équipe(s) par rapport à un montant au fil du temps. En outre, les budgets d’équipe éliminent la dépendance vis-à-vis des administrateurs de budget.

Pour créer un budget d’équipe, les responsables de budget cliquent sur Ajouter un budget d’équipe, ajoutent les informations requises dans la fenêtre qui s’affiche, puis cliquent sur Enregistrer.

Exporter des données sur la page Synthèse du budget

Les responsables de budget peuvent partager des informations de budget avec des utilisateurs ne disposant pas de SAP Concur. En cliquant sur le lien Envoyer vers Excel sur la page de Synthèse du budget, les clients peuvent exporter des informations identiques à celles disponibles dans l’option de vue de liste du tableau de bord de budget, y compris les champs supplémentaires, dans une feuille de calcul Excel. Les autres champs comprennent le Montant du budget d’origine (montant du budget saisi dans un élément du budget sans ajustement), le Montant du budget ajusté (montant du budget issu des importations et exportations des ajustements dans les éléments du budget), le Type de période, la Catégorie de budgetet le Type de budget.