Reklamations-Bearbeitung

Einsatzmöglichkeiten

Dieser Prozeß beschreibt, wie Sie Reklamationen bearbeiten.

Voraussetzungen

Sie wollen Reklamationen bearbeiten. Sie wollen z.B. eine Gutschrift erteilen, weil ein verspäteter Erscheinungstermin oder ein fehlender Rabatt reklamiert wird.

Sie haben Reklamationsgründe, Reklamationsstatus, Kopiervarianten für Gutschriftspositionen und das Schreiben von Belegflüssen im Customizing definiert.

Ablauf

  1. Im ersten Schritt ermitteln Sie den zu reklamierenden Auftrag.

  2. Zum Ermitteln des Auftrags stehen Ihnen der Zentrale Einstieg und der Standardeinstieg zur Verfügung. In der Regel werden Sie den Zentralen Einstieg zum Ermitteln des Auftrags verwenden.

    Siehe auch: Zentraler Einstieg

    Siehe auch: Standardeinstieg

  3. Im zweiten Schritt legen Sie zum ermittelten Auftrag eine Reklamation an.

  4. Eine Reklamation können Sie auf Kopf-, Positions-, Einteilungs- oder Gruppierung-Faktura-Ebene des Auftrags anlegen.

    Auf welcher Belegebene Sie eine Reklamation anlegen, hängt von der Art der Reklamation ab. Wenn z.B. einer von mehreren Erscheinungsterminen reklamiert wird, legen Sie die Reklamation auf Einteilungsebene an.

    Siehe auch: Anlegen von Reklamationen

  5. Im dritten Schritt legen Sie im reklamierten Auftrag eine Gutschriftsposition an.

  6. Reklamierte Aufträge können über den Work-Flow in den Eingangskorb eines Reklamationssachbearbeiters weitergeleitet werden oder über die Reklamationslisten ermittelt werden.

    Siehe auch: Auswerten der Reklamationen

    Zum Anlegen einer Gutschriftsposition stehen Ihnen mehrere Funktionen zur Verfügung. Welche Funktion Sie zum Anlegen einer Gutschriftsposition verwenden, hängt davon ab, ob Positionen, Einteilungen oder Gruppierungen Faktura reklamiert wurden.

    Funktion

    Verwendung

    Anlegen von Belegpositionen mit Referenz

    Es wurde eine Auftragsposition reklamiert. Sie wollen die Auftragsposition in eine Gutschriftsposition kopieren.

    Siehe auch: Kopieren von Belegpositionen

    Anlegen von Belegpositionen mit Referenz auf Einteilungen

    Es wurden eine oder mehrere Einteilungen (produktionsrelevante Daten) einer Auftragsposition reklamiert. Sie wollen eine oder mehrere Einteilungen der Auftragsposition in eine Gutschriftsposition kopieren.

    Siehe auch: Anlegen von Belegpositionen mit Bezug auf Einteilungen

    Anlegen von Belegpositionen mit Referenz auf Gruppierungen Faktura

    Es wurden eine oder mehrere Gruppierungen Faktura (fakturarelevante Daten) einer Auftragsposition reklamiert. Sie wollen eine oder mehrere Gruppierungen Faktura der Auftragsposition in eine Gutschriftsposition kopieren.

    Siehe auch: Anlegen von Belegpositionen mit Referenz auf Gruppierung Faktura

    Beim Anlegen einer Gutschriftsposition verwenden Sie eine Kopiervariante, in der festgelegt wurde, daß der Positionstyp der neuen Belegposition eine Gut- oder Teilgutschrift ist.

    Beim Anlegen mit Referenz schreiben Sie einen Belegfluß. Über den Belegfluß wird eine Beziehung zwischen Auftrags- und Gutschriftsposition hergestellt. Den Belegfluß zu den Belegpositionen können Sie anzeigen lassen.

    Siehe auch: Anzeigen von Belegflüssen

    Zum Anlegen von Gutschriftspositionen können Sie auch die Funktionen Anlegen von Verkaufsbelegen mit Referenz, Anlegen von Belegpositionen mit Vorlage oder Anlegen von Belegpositionen mit Positionstyp verwenden. Wir empfehlen Ihnen jedoch, aus folgende Gründen eine der oben genannten Funktionen zu verwenden:

    1. Beim Anlegen von Verkaufsbelegen mit Referenz wird die Gutschriftsposition in einen neuen Verkaufsbeleg kopiert und der Geschäftsvorfall kann nicht in einem Verkaufsbeleg dokumentiert werden.

    2. Siehe auch: Kopieren von Verkaufsbelegen

    3. Beim Anlegen von Belegpositionen mit Vorlage können Sie die Daten der Auftragsposition kopieren, schreiben aber keinen Belegfluß. Zwischen Auftrags- und Gutschriftsposition besteht keine Beziehung.

    4. Siehe auch: Kopieren von Belegpositionen

    5. Beim Anlegen von Belegpositionen mit Positionstyp müssen Sie die Daten der Gutschriftsposition manuell erfassen und schreiben keinen Belegfluß. Zwischen Auftrags- und Gutschriftsposition besteht keine Beziehung.

Siehe auch: Anlegen von Belegpositionen mit Positionstyp

Ergebnis

Reklamation und Gutschriftsposition sind angelegt. Wenn die Gutschriftsposition fakturiert ist, erhält der Kunde eine Gutschrift:

  • Wenn produktionsrelevante Daten reklamiert werden, wie z.B. das fehlerhafte Motiv einer Anzeigen-Position, ist die Gutschriftsposition die Voraussetzung dafür, daß die Position erneut produziert und korrekt fakturiert werden kann.

  • Wenn fakturarelevante Daten reklamiert werden, wie z.B. der fehlende Rabatt auf einen Erscheinungstermin, ist die Gutschriftsposition die Voraussetzung dafür, daß die Position erneut fakturiert werden kann.

Wenn fakturarelevante Daten reklamiert werden, müssen die zugehörigen Gruppierungen Faktura storniert werden, damit die ursprünglichen Fakturapositionen storniert und neue Fakturapositionen erstellt werden können.

Siehe auch: Anlegen von Stornierungen

Hinweis Hinweis

Wenn Sie sicherstellen wollen, daß Kunden nicht aus Versehen höhere Beträge gutgeschrieben werden als die zugehörigen Aufträge wert sind, können Sie die Beträge der zusammengehörigen Gut- und Lastschrift vom System prüfen lassen.

Siehe auch: Kontrollieren von Gut- und Lastschriften

Ende des Hinweises