Abschlussarbeiten Obligo (SAP-Bibliothek

Abschlussarbeiten Obligo

Verwendung

Obligo, das im laufenden Geschäftsjahr gebucht wurde (z.B. Bestellanforderungen, Bestellungen, Mittelvormerkungen) und erst im folgenden Geschäftsjahr abgebaut wird, können Sie in das folgende Geschäftsjahr übertragen. Das übertragene Obligo belastet dann das Budget im neuen Jahr.

Voraussetzungen

Die Abschlussarbeiten in den dem Haushaltsmanagement vorgelagerten Komponenten sollten abgeschlossen sein, da Änderungen an den Originalbelegen vom System im Haushaltsmanagement nicht automatisch nachvollzogen werden.

Vorerfasste Finanzbuchaltungs-Belege sollten storniert sein, da diese bereits Budget verbraucht haben können, jedoch beim Obligovortrag nicht berücksichtigt werden. Vorerfasste Belege können Sie mit dem Programm Abschlussarbeiten: Offene Posten schließen (RFFMCCLS).

Beachten Sie, dass Sie einen Obligovortrag nur dann durchführen können, wenn im Customizing des Haushaltsmanagements in den Default-Einstellungen für die Jahreswechselarbeiten festgelegt ist, dass der Obligovortrag erlaubt ist. Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung im Abschnitt Default-Einstellungen vornehmen. Mit dem Report Monitor Abschlusssarbeiten RFFMCFM1 erhalten Sie eine Übersicht der aktuellen Customizing-Einstellungen.

Wenn Sie auf Zahlungsbasis arbeiten, müssen die Einzelposten mit dem Programm Zahlungsabgrenzung (RFFMS200) vom Status "Rechnung" auf den Status "Zahlung" umgesetzt sein. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungsabgrenzung sowie in der Dokumentation zum Programm.

Wenn Sie die Funktion Budgeterhöhende Einnahmen (Verteilungsverfahren) einsetzen, muss mit den entsprechenden Programmen die Budgeterhöhung durchgeführt sein. Weitere Informationen finden Sie unter Budgeterhöhung durchführen.

Ablauf

Die Abschlussarbeiten zum Obligo erfolgen in der Regel erfolgt in mehreren Schritten.

Übertragungsvorschrift anlegen.

Übertragungsvorschriften legen Sie im Customizing des Haushaltsmanagements im Arbeitsschritt Übertragungsvorschriften definieren an und ordnen diese anschließend für Ihren Finanzkreis und ein Geschäftsjahr im Arbeitsschritt Übertragungsvorschrift für Obligovortrag zuordnen den gewünschten Werttypen zu.

Übertragungsregeln anlegen

Übertragungsregeln werden jahresabhängig angelegt. Damit Sie nicht für jedes Jahr neue Übertragungsvorschriften und entsprechende Übertragungsregeln für den Obligovortrag anlegen müssen, können Sie die Übertragungsregeln aus den Übertragungsvorschriften eines Geschäftsjahres kopieren.

Offenes Obligo schließen (RFFMCCLS).

Indem Sie offenes Obligo schließen, werden vor dem Obligovortrag nicht verbrauchte Beträge wieder an das Budget zurückgegeben.

Offene Obligobelege ins nächste Jahr übertragen (RFFMCCF1).

Hinweis

Die Schritte 1-2 müssen Sie nur dann durchführen, wenn Sie mit Übertragungsregeln arbeiten wollen.

Schritt 3 müssen Sie nur dann durchführen, wenn Sie nicht verbrauchtes (abgebautes) Obligo wieder an das Budget zurückgeben wollen.

Ergebnis

Durch den Obligovortrag wird im alten Geschäftsjahr bereits verfügtes Budget wieder frei. Falls das übertragene Obligo das Budget des neuen Geschäftsjahres nicht belasten soll, besteht die Möglichkeit, auch das frei gewordene Budget zum Obligo in das neue Geschäftsjahr zu übertragen.

Hinweis

Eine genaue Übersicht, welche Belege in das neue Geschäftsjahr übertragen wurden erhalten Sie, indem Sie die Berichte zum Jahresabschluss ausführen.

Auf der Datenbank werden diese Belege in der Periode 000 gespeichert. Im Informationssystem werden für die vorgetragenen Belege in den Einzelpostenberichten jeweils zwei Zeilen ausgewiesen. Eine Zeile mit der Betragsart Übertrag Vorjahr (Obligo) und der ersten Sonderperiode (z. B. 13) für das alte Geschäftsjahr; und eine Zeile mit der Betragsart Übertrag Folgejahr (Obligo) und der Periode 1 für das neue Geschäftsjahr.

Obligovortrag zurücknehmen

Falls offene Obligobelege versehentlich durch den Obligovortrag in das neue Geschäftsjahr übertragen wurden, können Sie diese Belege mit dem Programm Abschlussrbeiten: Vortrag offener Posten zurücknehmen (RFFMCCFR) wieder in das alte Geschäftsjahr zurücksetzen. Weitere Informationen finden Sie unter Obligovortrag zurücknehmen.

Änderungen am Originalbeleg

Falls in der Finanzbuchhaltung eine Rechnung storniert wird, die durch den Obligovortrag bereits in das neue Jahr übertragen wurde, erhält der Stornobeleg im Haushaltsmanagement das Buchungsdatum des FI-Beleges.