Zahlungsabgrenzung 
Zahlungsabgrenzung
Verwendung
Zahlungen werden im Haushaltsmanagement nicht online fortgeschrieben.
Bei der Buchung eines Rechnungseingangs oder Rechnungsausgangs wird im Haushaltsmanagement ein Einzelposten erzeugt. Dieser Einzelposten hat den Status „Rechnung" und wird im Informationssystem unter Rechnungen (Werttyp 54) ausgewiesen. Bei der Buchung einer Einzahlung oder Auszahlung in der Finanzbuchhaltung wird hingegen kein Einzelposten im Haushaltsmanagement erzeugt. Im Haushaltsmanagement wird weiterhin der Rechnungseingang oder Rechnungsausgang unter Rechnungen angezeigt.
Wenn Sie in Ihrer Organisation auf Zahlungsbasis arbeiten wollen, und daher eine Übernahme von Zahlungen sowie deren Ausweis im Informationssystem für Sie erforderlich ist, können Sie mit dem Programm Zahlungsabgrenzung die Zahlungen in das Haushaltsmanagement übernehmen.
Voraussetzungen
Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung unter Ist- und Obligofortschreibung/Integration ® Allgemeine Einstellungen ® Finanzkreis Fortschreibungsprofil zuordnen und unter
Weitere Informationen finden Sie im Einführungsleitfaden Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung unter Ist- und Obligofortschreibung/Integration ® Integration ® Einstellungen für die Zahlungsübernahme vornehmen.
Funktionsumfang
Für die Zahlungsabgrenzung stehen Ihnen zwei Funktionen zur Verfügung: die Zahlungsabgrenzung herkömmlicher Funktion und die Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion.
Der wesentliche Unterschied dieser beiden Funktionen besteht darin, dass die Zahlungsabgrenzung herkömmlicher Funktion Rechnungen in den Status Gezahlt (Betragsart 0250) umsetzt, sobald die Rechnung ausgeglichen wurde. Die Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion schreibt die Zahlungen dem Zahlungsbeleg entsprechend im Haushaltsmanagement fort. Außerdem unterscheiden sich die beiden Funktionen, basierend auf dieser unterschiedlichen Betrachtungsweise, in Ihrem Funktionsumfang.
Welche der beiden Funktionen Sie in Ihrer Organisation einsetzen sollten, ist nicht nur davon abhängig, welchen Funktionsumfang Sie in Ihrer Organisation benötigen, sondern auch davon, zu welchem Kundenkreis Sie gehören.
Beachten Sie daher den SAP-Hinweis 360667 und die Dokumentation zu der IMG-Aktivität Einstellungen für die Zahlungsübernahme einstellen. Dort erhalten Sie zum einen weitere Informationen, für welche Kundengruppen die unterschiedlichen Funktionen relevant sind und zum anderen auch weitere Informationen zum Funktionsumfang der beiden Programme für die Zahlungsabgrenzung, beispielsweise zur Parallelisierung und zur Prüfung auf Gleichheit der Geschäftsjahre von Rechnung und Zahlung.
Wir empfehlen, die Zahlungsabgrenzung herkömmlicher Funktion einzusetzen, wenn dies in Ihrer Organisation möglich ist.
Die Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion und herkömmlicher Funktion unterscheiden sich in folgenden Bereichen:
Der Zahlungsabgleich ist nur mit der Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion möglich. Der Zahlungsabgleich ermöglicht Ihnen, die Veränderungen Ihrer Bank- und Bankverrechnungskonten (Belege, in denen Finanzpositionen mit den Finanzvorgängen 90 oder 80 (Bank) bebucht wurden) mit den im Haushaltsmanagement fortgeschriebenen Zahlungen zu vergleichen. Weitere Informationen finden Sie unter
Zahlungen ohne Rechnungsbezug können nur von der Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion in das Haushaltsmanagement übernommen werden. Zahlungen ohne Rechnungsbezug sind Belege, die akonto gebucht sind; ohne Ausgleich und ohne Teilzahlungs- oder Rechnungsbezug. In diesen Belegen wurden Finanzpositionen mit den Finanzvorgängen 90 und 80 (Bank) und 60 (Debitor/Kreditor) bebucht.
Die Übernahme von Zahlungen ohne Rechnungsbezug ermöglicht, auch diese Buchungen bei einem Vergleich der Daten des Haushaltsmanagements mit den Zahlungen in der Finanzbuchhaltung (FI) zu berücksichtigen.
Diese Buchungen werden im Haushaltsmanagement nur statistisch fortgeschrieben, es wird kein Budget verfügt. Diese statistischen Buchungen werden wieder zurückgenommen, wenn durch die Buchungen im FI ein Rechnungsbezug zu diesen Zahlungen hergestellt wird. Entsprechend der Customizingeinstellungen werden die Belege im Haushaltsmanagement entweder gelöscht oder storniert.
Wenn der Zahlungsabgleich aktiv ist, erscheinen auf dem Selektionsbild automatisch die Selektionskriterien für die Übernahme von Zahlungen ohne Rechnungsbezug.
Bei der Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion können Sie Zahlungen von einem Bank oder Scheckverrechnungskonto von Zahlungen eines Bankbestandkontos unterscheiden. Diese Unterscheidung wird möglich, wenn Sie den Bankverrechnungskonten eine Finanzposition mit dem Finanzvorgang 80 und den Bankbestandskonten Finanzpositionen mit dem Finanzvorgang 90 zuordnen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter
Wenn eine Rechnung durch eine Gutschrift ausgeglichen wird, werden bei der Zahlungsabgrenzung die Rechnung und die Gutschrift auf Zahlung umgesetzt. Beachten Sie bitte deshalb, dass es nicht ausreicht, die Gutschrift als eine Teilzahlung der Rechnung zu buchen. Wenn die beiden Belege nicht übereinstimmen, muss beim Ausgleichen ein Restposten gebildet werden.
Die Umsetzung von Gutschriften können Sie für die Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion über die Erweiterung SAPLFMPA (Komponente EXIT_SAPLFMPA_002) deaktivieren. Beachten Sie jedoch bitte folgendes: Wenn Sie im Rahmen der Jahreswechselarbeiten einen Obligovortrag durchführen, so kann die Deaktivierung beim Vortrag einer Rechnung, die durch eine Gutschrift nicht vollständig ausgeglichen ist, zu Problemen führen; in diesem Fall wird nicht nur der offene, sondern der gesamte Rechnungsbetrag in das nächste Geschäftsjahr vorgetragen.
Wenn eine Rechnung durch Teilzahlungen gezahlt wird, werden im Haushaltsmanagement - in Höhe der gezahlten Beträge - Abbausätze für die Rechnung und Zahlungssätze erzeugt. Wenn die Rechnung mehrere Aufwands- oder Ertragspositionen mit unterschiedlichen HHM-Kontierungen besitzt, ist die Verfahrensweise bei der Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion und herkömmlicher Funktion unterschiedlich.
Inder Standardauslieferung verwendet die Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion das Auffüll-Verfahren und die Zahlungsabgrenzung herkömmlicher Funktion das Splitting-Verfahren. Das Splitting-Verfahren können Sie bei Bedarf auch für die Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion im Customizing des Haushaltsmanagements aktivieren.
Beim Auffüll-Verfahren werden die Rechnungsanteile auf den entsprechenden Kontierungen nacheinander abgebaut und die Zahlungen aufgebaut.
Beim Splitting-Verfahren wird die Teilzahlung einer Rechnung proportional zu den jeweiligen Rechnungsbeträgen im Haushaltsmanagement fortgeschrieben.
Dieses Verfahren können Sie bei Bedarf auch für die Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion im Customizing aktivieren.
Wenn bei der Teilzahlung ein Restposten gebildet wird, wird bei der Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion der gezahlte Betrag fortgeschrieben; es entsteht ein Abbausatz für die Rechnung und ein Zahlungssatz in Höhe des gezahlten Betrags. Bei der Zahlungsabgrenzung herkömmlicher Funktion entsteht ein Abbausatz für die Rechnung und ein Zahlungssatz in Höhe der Rechnung; außerdem wird ein Abbausatz für die Rechnung und ein Zahlungssatz in Höhe des Restpostens erzeugt.
Weitere Informationen finden Sie unter
Bei der Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion erfolgt die Fortschreibung immer mit dem Buchungsdatum der Zahlung - unabhängig von den Einstellungen im Fortschreibungsprofil.
Bei der Zahlungsabgrenzung herkömmlicher Funktion ist die Fortschreibung von den Einstellungen im
Eine Ausnahme für beide Funktionen bilden hier Stornierungen (z. B. Ausgleichsrücknahmen), Gutschriften und - falls die
periodenbasierte Obligofortschreibung (PBET) aktiv ist oder Jahreswechselarbeiten durchgeführt wurden - Buchungen in abgeschlossene Perioden.Weitere Informationen zum Datum der Fortschreibung finden Sie unter
Fortschreibedatum von Zahlungen.Die Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion löst Umbuchungen von Rechnungen und Zahlungen auf. Sie müssen hierbei jedoch beachten, dass solche Umbuchungen zur Bildung von Belegketten und somit auch zur Bildung von großen Ausgleichbündeln führen können. Dadurch kann die Performance der Zahlungsabgrenzung stark beeinträchtigt werden. Wir empfehlen daher umfangreiche Umbuchungen einzuschränken oder zu vermeiden.
Die Zahlungsabgrenzung herkömmlicher Funktion setzt eine Rechnung auf Zahlung um, sowie sie ausgeglichen ist. Bei Umbuchungen müssen Sie daher darauf achten, dass Rechnungen auch dann als gezahlt ausgewiesen werden, wenn sie lediglich umgebucht wurden.
Die Behandlung von Steuern bei der Zahlungsabgrenzung ist davon abhängig, welches Verfahren Sie für die Fortschreibung der Steuern im Customizing des Haushaltsmanagements in der IMG-Aktivität Sonstige Einstellungen vornehmen gewählt haben. Die Fortschreibung kann brutto, separat oder netto erfolgen.
Weitere Informationen finden Sie unter
Aktivitäten
Um die Zahlungsabgrenzung durchzuführen, wählen Sie Rechnungswesen ® Public Sector Management ® Haushaltsmanagement ® Buchung ® Zahlungsübernahme ® Zahlungsabgrenzung.
Sie können die Zahlungsabgrenzung entweder für einen Buchungskreis oder einen Finanzkreis ausführen.
Wenn Sie einen Buchungskreis angeben, wird die Zahlungabgrenzung für diesen Buchungskreis, das angegebene FI-Geschäftsjahr und das angegebene Belegintervall durchgeführt. Diese Verfahrensweise hat den Nachteil, dass Sie das Programm für alle Geschäftsjahre starten müssen, in denen Rechnungen vorhanden sind, die im aktuellen Geschäftsjahr noch offen sind. Wenn Sie einen Finanzkreis angeben, wird die Zahlungsabgrenzung für alle offenen Rechnungen des aktuellen HHM-Geschäftsjahres durchgeführt. Diese Verfahrensweise hat den Vorteil, dass Sie das Programm nur für das aktuelle HHM-Geschäftsjahr ausführen müssen.
Wenn Sie die Zahlungsabgrenzung erweiterter Funktion aktiviert haben, können Sie die Laufzeit des Programms erheblich senken, indem Sie die Selektion auf einen bestimmten Tag (Erfassungsdatum) einschränken. Bei der Tagesselektion selektiert das Programm dann nur die zu diesem Tag erfassten Posten.
Bei der Zahlungsabgrenzung herkömmlicher Funktion haben Sie diese Performanceverbesserung durch die Tagesselektion nicht, da das Programm im Hintergrund dennoch alle offenen Posten einliest.
Siehe auch:
Weitere Informationen finden Sie in der Programmdokumentation.