Die periodenbasierte Obligofortschreibung ermöglicht Ihnen im Haushaltsmanagement eine detaillierte Änderungshistorie von Obligobelegen im Verlauf eines Geschäftsjahres abzubilden. So werden in der periodenbasierten Obligofortschreibung Beleg- und Kontierungsänderungen als einzelne Datensätze im Obligo erfasst und führen nicht zu einer Überschreibung der Originalbelegdaten. Die im Obligo erzeugten Datensätze werden als Betragsart Änderung mit dem jeweiligen Änderungsdatum protokolliert.

Im Gegensatz dazu bewirken Änderungen in der jahresbasierten Obligofortschreibung zu einer Korrektur des Obligobetrags. Dabei wird der offene Posten des Obligo aktualisiert und der ursprüngliche Betrag des Originalbelegs überschrieben. Unabhängig von den Betragsaktualisierungen bleibt das Obligobelegdatum unverändert als Originalbelegdatum erhalten. Eine Änderungshistorie zum Obligoabbau ist in Bezug auf ein Geschäftsjahr nicht möglich.

Das folgende Beispiel zeigt den Abbau eines Obligos und die dabei erzeugten Datensätze der periodenbasierten Obligofortschreibung verglichen mit den analog dazu geänderten Datensätzen der jahresbasierten Obligofortschreibung.

Bei einem Geschäftsjahreswechsel werden sowohl bei der periodenbasierten Obligofortschreibung als auch bei der jahresbasierten Obligofortschreibung im Rahmen des Obligovortrags jeweils nur der aktuelle offene Posten im Vorjahr ausgebucht und in das Folgejahr übertragen.

Standardmäßig werden die Änderungsbelege im Obligo mit dem jeweiligen Systemdatum abgespeichert.

Sie können das Systemdatum des Änderungsbeleges im Obligo übersteuern, indem Sie ein individuelles Fortschreibungsdatum manuell setzen. Das manuelle Fortschreibungsdatum können Sie im System benutzerabhängig anlegen.

Sie setzen ein manuelles Fortschreibungsdatum über Rechnungswesen ® Public Sector Management ® Haushaltsmanagement ® Buchung ® Werkzeuge ® Periodenbasierte Obligofortschreibung ® Fortschreibungsdatum festlegen.

Haben Sie in der Materialwirtschaft die Versionsverwaltung für die Einkaufsbelege Bestellanforderung und Bestellung aktiviert, dann können Sie das Buchungsdatum beim Anlegen oder Ändern von Bestellanforderungen/Bestellungen festlegen. Dieses Buchungsdatum wird dann in die Obligo-Änderungsbeleg übernommen.

Die jeweilige Feldauswahl (Ausblenden, Anzeigen, Kanneingabe, Musseingabe), die Sie für das Buchungsdatum in der Versionsverwaltung festlegen können, hat folgende Auswirkungen auf das Fortschreibungsdatum im Obligo-Änderungsbeleg:

• Buchungsdatum: Ausblenden, Anzeigen, Kanneingabe

• Buchungsdatum: Musseingabe

Sie können im Rahmen der periodenbasierten Obligofortschreibung selektiv festlegen, in welchen Buchungsperioden und für welche Obligobelege eine detaillierte Änderungsbelegerfassung durchgeführt werden soll.

Sie erzielen dies, indem Sie für die betreffenden offenen Buchungsperioden festlegen, welche Budgetkategorien (Zahlungsbudget und/oder Verpflichtungsbudget), Werttypen und HHM-Kontierungen hiervon betroffen sein sollen.

Für die Bearbeitung der jeweiligen Buchungsperioden stehen Ihnen eine Einzelbearbeitung sowie eine Massenbearbeitung zur Verfügung.

Im Informationssystem stehen Ihnen Reports für die Auswertung von Jahres- und Gesamtbudget gegen Obligo- und Istdaten zur Verfügung.

Sie führen die Reports aus unter Rechnungswesen ® Public Sector Management ® Haushaltsmanagement ® Infosystem ® Periodische Sichten. Weitere Informationen finden Sie in den jeweiligen Reportdokumentationen unter (Programmdokumentation Umsch+F1).

• Sie führen das Öffnen von Buchungsperioden in einer Einzelbearbeitung oder in einer Massenbearbeitung für das jeweilige Geschäftsjahr aus. Dabei können Sie auch selektiv festlegen für welche Obligos und in welchen HHM-Kontierungen die detaillierte Änderungshistorie stattfinden soll.

• Sie aktivieren die Versionsverwaltung für Einkaufsbelege (sowie die Feldauswahl des Buchungsdatums) im Customizing unter Materialwirtschaft ® Einkauf ® Versionsverwaltung ® Versionsverwaltung für Einkaufsbelege einstellen.