BCS-Verfügbarkeitskontrolle

Verwendung

Mit dieser Komponente können Sie die Verfügbarkeit von Fonds im Budgetverwaltungssystem des Haushaltsmanagements (HHM) überwachen.

Die Verfügbarkeitskontrolle und die BCS-Budgetierung sind flexibel einsetzbare Werkzeuge, mit denen Sie im Rahmen eines Budgetierungsvorgangs das Budget für Verfügungen (Budget oder Freigaben) mit den verfügten Beträgen (Ist- oder Obligobuchungen) vergleichen können. Wenn der Budgetverbrauch im laufenden Geschäftsjahr eine der im Customizing vorgegebenen Toleranzgrenzen erreicht, können systemseitige Aktivitäten ausgelöst werden, beispielsweise die Verhinderung weiterer Buchungen.

Übersicht über Verfügbarkeitskontrolle

Mit der BCS-Verfügbarkeitskontrolle können Sie folgende Funktionen ausführen:

  • Festlegung der Budgetwerte oder ‑freigaben, die zur Abdeckung des Budgetverbrauchs verwendet werden sollen

  • Festlegung vorgangsspezifischer Toleranzgrenzen

  • Definition von Verfügbarkeitskontrollobjekten, für die die Prüfung der fortgeschriebenen und verdichteten Budget-, Obligo- und Istbuchungen im Haushaltsmanagements durchgeführt wird

  • Durchführung der mehrstufigen Aktivierung der Verfahren für die Verfügbarkeitskontrolle

  • Verwendung mehrerer parallel implementierter Verfügbarkeitskontrollen

Einführungshinweise

Die Verfügbarkeitskontrolle ist eine integrale Komponente des BCS. Um sie verwenden zu können, müssen Sie die erforderlichen Customizing-Aktivitäten unter Anfang des Navigationspfads Haushaltsmanagement Öffentliche Verwaltung Navigationsschritt Budgetverwaltungssystem (BCS) Navigationsschritt Verfügbarkeitskontrolle Ende des Navigationspfads durchführen.

Darüber hinaus ist die Verfügbarkeitskontrolle systemtechnisch so konzipiert, dass Sie diese auch unabhängig von der BCS-Budgetierung für andere Komponenten, beispielsweise in der Fördermittelvergabe, einsetzen können.

Integration

Die Verfügbarkeitskontrolle prüft die Buchungsvorgänge des Haushaltsmanagements sowie die in das Haushaltsmanagement fortgeschriebenen Buchungsdaten der integrierten Komponenten (FI, CO, MM etc.).

Weitere Informationen darüber, welche Komponenten Sie in das Haushaltsmanagement integrieren können, finden Sie unter Ist- und Obligofortschreibung.

Funktionsumfang

Ledger der Verfügbarkeitskontrolle (AVK-Ledger)

In den Ledgern der Verfügbarkeitskontrolle werden die kontierungsbezogene Fortschreibung und Verdichtung des gesamten Budgets für Verfügungen mit den verfügten Beträgen verglichen. Dies erfolgt auf Ebene der Kontrollobjekte. Weitere Informationen finden Sie unter Ledger der Verfügbarkeitskontrolle.

AVK-Filtereinstellungen

Wenn Sie in Ihrer Organisation mit Freigaben oder unterschiedlichen Budgetarten arbeiten, können Sie festlegen, welches in die HHM-Kontierungen (oder Budgetkontierungen) eingegebene Budget als Budget für Verfügungen in die Kontrollobjekte fortgeschrieben wird. Darüber hinaus können Sie angeben, welche Obligo- und Istbuchungen in den Ledgern der Verfügbarkeitskontrolle als verfügte Beträge fortgeschrieben werden. Weitere Informationen finden Sie unter Filtereinstellungen der Verfügbarkeitskontrolle.

Toleranzprofile

Alle in das Ledger der Verfügbarkeitskontrolle fortgeschriebenen bzw. im Ledger geprüften Buchungsvorgänge werden nach Vorgangsgruppe klassifiziert. Vorgangsgruppen unterteilen Buchungen nach bestimmten Buchungsvorgängen. Im Customizing definieren Sie Vorgangsgruppen und deren Zuordnung zu Buchungsvorgängen. Unterschiedliche Toleranzgrenzen pro Vorgangsgruppe können zu einem einzigen Toleranzprofil zusammengefasst werden. Weitere Informationen finden Sie unter Toleranzprofile.

Verfügbarkeitskontrollobjekte

Die Prüfung der in die Verfügbarkeitsprüfung fortgeschriebenen Buchungsdaten sowie die Festlegung des Budgets für Verfügungen erfolgen auf Ebene der Verfügbarkeitskontrollobjekte. Sie legen die Verdichtung der HHM-Buchungsdaten und der Budgetdaten auf Ebene der Verfügbarkeitskontrollobjekte in einer Ableitungsstrategie fest. Weitere Informationen finden Sie unter Verfügbarkeitskontrollobjekt.

Aktivierungsstatus der Verfügbarkeitskontrolle

Sie können die Verfügbarkeitskontrolle pro AVK-Ledger in unterschiedlichen Aktivierungsstufen einsetzen. Die Fortschreibung der Buchungsdaten in die AVK-Ledger ist ohne, mit einer normalen oder mit einer strengen Verfügbarkeitskontrolle einstellbar. Weitere Informationen finden Sie im Customizing des Haushaltsmanagements unter Anfang des Navigationspfads Budgetverwaltungssystem (BCS) Navigationsschritt Verfügbarkeitskontrolle Navigationsschritt Aktivierung der Verfügbarkeitskontrolle festlegen Ende des Navigationspfads.

Verfügbarkeitskontrolle für automatische Deckungsfähigkeitsregeln

Sie können die Deckungsfähigkeit im BCS nutzen, um Deckungsfähigkeitsregeln zu definieren, die auch für die BCS-Verfügbarkeitskontrolle verwendet werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Verfügbarkeitskontrolle für automatische DF-Regeln.

Einschränkungen

Die BCS-Verfügbarkeitskontrolle kann nicht als Ersatz für die Verfügbarkeitskontrolle der klassischen Budgetierung eingesetzt werden. Wenn Sie für die Budgetierung im Haushaltsmanagement nicht das BCS, sondern die klassische Budgetierung einsetzen, müssen Sie auch die zugehörige Verfügbarkeitskontrolle implementieren.