BCS-Budgetierung

Verwendung

Diese Komponente beinhaltet im Budgetverwaltungssystem (BCS) sämtliche Einstellungen und Funktionen, die für die Bearbeitung von Budgetdaten erforderlich sind. Die Funktionen betreffen die Erfassung von Budgetdaten, die Budgetaktualisierung sowie die Abschlussarbeiten gegen Ende eines Geschäftsjahres.

Sie können auch die einfachen Auswertungsfunktionen der BCS-Budgetierung verwenden. Umfassendes Management-Reporting für das BCS wird jedoch auch im BW-System unterstützt, besonders für die Budgetvorbereitung.

Die BCS-Budgetierung ähnelt den anderen Komponenten des BCS. Auch hier können kundenspezifische Anpassungen mit den von SAP ausgelieferten Einstellungen kombiniert werden.

Integration

  • Wenn Sie einen Budgetstrukturplan definiert und die Prüfung von Budgetkontierungen aktiviert haben, dann ist nur diese selektive Auswahl von HHM-Kontierungen in der BCS-Budgetierung budgetierbar.

  • Wenn Sie mit unterschiedlichen Budgetarten arbeiten, werden nur die Arten in die BCS-Verfügbarkeitskontrolle fortgeschrieben, die Sie in den Filtereinstellungen für die Verfügbarkeitskontrolle (AVK) als Budget für Verfügungen definiert haben.

Funktionsumfang

Budgeterfassungsbeleg

Der Budgeterfassungsbeleg enthält ein Protokoll aller Budgetbearbeitungsdaten. Budgeterfassungsbelege können im Rahmen von Massenbearbeitungen angelegt werden – beispielsweise bei der Datenübernahme von Plandaten oder selektiv bei der Einzelbearbeitung. Für die Anzeige und Bearbeitung steht Ihnen als Benutzungsoberfläche die Budgetierungs-Workbench zur Verfügung.

Hierarchische Budgetstrukturpläne

In der Budgetierung legt die Hierarchie mit der Bezeichnung hierarchischer Budgetstrukturplan die zulässigen Kontierungen, die Pfade der Finanzierung von Aktivitäten und die zu beachtenden Kontrollbeziehungen zwischen Kontierungen fest. Sie kann auch verwendet werden, um die Budgetverteilung zu regulieren.

Budgetierungsvorgang

Zur Unterscheidung zwischen den jeweiligen Budgetbearbeitungen wird ein Erfassungsbeleg seinem Budgetierungsvorgang entsprechend charakterisiert. Sie können die von SAP ausgelieferten Budgetierungsvorgänge zur weiteren Untergliederung um verschiedene kundenspezifische Budgetarten ergänzen.

Statusverwaltung

Mit der Statusverwaltung können Sie die Haushaltsplanung und Haushaltsbewirtschaftung eines Geschäftsjahres in unterschiedliche Budgetierungsphasen untergliedern. Für bestimmte Zeitpunkte im Geschäftsjahr lassen sich so die zulässigen Budgetierungsvorgänge reglementieren.

Konsistenzprüfung

In der BCS-Budgetierung regeln die in Prüfbibliotheken verwalteten Prüfregeln, ob das Buchen eines Budgetwerts zulässig ist oder nicht. Sie können diese Konsistenzprüfungen nach kundenspezifischen Gesichtspunkten definieren.

Budgetgenehmigung

Budgeterfassungsbelege, die Sie als vorläufig gebuchte Belege sichern, unterliegen einem Genehmigungsverfahren. Sie können die Budgetgenehmigung in Kombination mit spezifisch definierbaren Belegarten über einen Workflow starten.

Abschlussarbeiten

Am Jahresende können Sie mit einem Massenlauf das Restbudget des Vorjahrs in das Folgejahr vortragen. Im Rahmen der Abschlussarbeiten können Sie auch festlegen, ob das dazugehörige Budget verbunden mit einem Obligovortrag in das Folgejahr vorgetragen werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Abschlussarbeiten: Budgetvortrag zum Obligo.

BCS-Kennzahlen

In der BCS-Budgetierung werden Datenbankeinträge mit Hilfe von Kennzahlen gelesen. Kennzahlen können Sie flexibel für Reportingzwecke im BCS nutzen. Sie spielen aber auch bei der Selektion und Verarbeitung von Datenbeständen in der Massenverarbeitung eine wichtige Rolle.

Beispiel

Die folgende Grafik veranschaulicht am Beispiel eines Budgetnachtrags, welche Vorgänge mit der Buchung eines Budgetbetrages verbunden sind (bzw. sein können). Die Prüfung der jeweiligen HHM-Kontierungen wird in diesem Beispiel nicht berücksichtigt (siehe Budgetstrukturplan).

Buchung eines Budgetnachtrags

  1. Sie erstellen diese Budgetaktualisierung in der Budgetierungs-Workbench, indem Sie einen Budgeterfassungsbeleg mit dem Vorgang Nachtrag anlegen.

  2. Für das Sichern des Erfassungsbeleges haben Sie die Auswahl zwischen Merken, Vorläufig buchen oder Buchen. Während gemerkte Belege lokal am Arbeitsplatz gesichert werden, erfolgt das Sichern von vorläufig gebuchten oder gebuchten Belegen in der Datenbank. In diesem Beispiel wird der Budgetnachtrag vorläufig gebucht.

    Beim Sichern von Erfassungsbelegen wird eine Reihe von Prüfungen durchgeführt:

  3. In der Statusverwaltung wird geprüft, ob im aktuellen Status (in diesem Beispiel Status 1) der Vorgang Nachtrag zulässig ist. Zusätzlich wird geprüft, ob der jeweilige Bearbeiter eine Berechtigung in Status 1 hat.

  4. Bei der Konsistenzprüfung werden die jeweils aktivierten Prüfregeln nacheinander durchlaufen.

  5. Der vorläufig gebuchte Nachtrag wird nach erfolgreicher Prüfung in der Datenbank gesichert, muss jedoch noch genehmigt werden.

  6. Mit dem Genehmigen des Nachtrags wird der Budgetbetrag gebucht. Dabei ändert sich der Status des Erfassungsbelegs von Vorläufig gebucht in Gebucht.