Budgetgenehmigung mit/ohne Workflow

Verwendung

Das Budgetverwaltungssystem (BCS) arbeitet nur mit einem vordefinierten Budgetgenehmigungsverfahren. Das heißt, ein Bearbeiter kann einen Budgetantrag nur in das System eingeben, in dem er von einem Vorgesetzten genehmigt werden kann.

Das Genehmigungsverfahren können Sie über eine Workflow-Anbindung steuern. Dadurch werden Budgetanträge und Budgetgenehmigungen automatisch per Mailsystem zugeteilt. Beim Anlegen eines Erfassungsbelegs können Sie festlegen, ob das Genehmigungsverfahren über einen Workflow gesteuert wird.

Voraussetzungen

  • Für ein Workflow-unterstütztes Genehmigungsverfahren müssen Sie das entsprechende Workflow-Muster aktiviert haben.

    Wählen Sie hierzu im Customizing des Haushaltsmanagements Anfang des Navigationspfads Workflow Navigationsschritt Rollendefinition Navigationsschritt Rollendefinition: Vorläufig gebuchtes Budget im Budgetverwaltungssystem Ende des Navigationspfads .

  • Außerdem müssen Sie eine Erfassungsbelegart für ein Workflow-unterstütztes Genehmigungsverfahren definieren.

    Wählen Sie hierzu im Customizing des Haushaltsmanagements Anfang des Navigationspfads Budgetverwaltungssystem (BCS) Navigationsschritt Budgetierung Navigationsschritt Budgeterfassung Navigationsschritt Budgeterfassungsbelege Navigationsschritt Belegdefinition Navigationsschritt Belegarten definieren. Ende des Navigationspfads

Funktionsumfang

SAP liefert die beiden Workflow-Muster WS12300025 und WS12300026 , über die Sie die Einstellungen des Workflow-gestützten Genehmigungsverfahrens aktivieren können.

Die beiden Workflow-Muster unterscheiden sich darin, dass WS12300026 im Falle einer Ablehnung eine Änderung des Budgetantrags zulässt. Hier kann der abgelehnte Budgeterfassungsbeleg als Vorlage für das Anlegen eines neuen Antrags verwendet werden.

In der Budgetierungs-Workbench stehen auch die Funktionen des allgemeinen Objektdienstes zur Verfügung: Sie öffnen die Toolbox der Objektdienste , indem Sie in der Titelzeile der Workbench die Drucktaste (Objektdienste) wählen. Dort können Sie sich eine Übersicht aller Budgeterfassungsbelege anzeigen lassen, die einem Genehmigungsverfahren unterzogen sind. Wird das zu genehmigende Budget nicht über einen Workflow bearbeitet, kann der entsprechende Budgetverantwortliche mit Hilfe der Toolbox der Objektdienste den zu genehmigenden Erfassungsbeleg aufrufen.