Verwendung

Untergliederung in Budgetierungsphasen

Mit der Statusverwaltung des Budgetverwaltungssystems (BCS) können Sie die Budgetierung im Haushaltsmanagement in aufeinander folgende Budgetierungsphasen untergliedern. Die einzelnen Budgetierungsphasen unterscheiden sich dadurch, dass nur bestimmte Budgetierungsvorgänge ( Budgetierungsvorgang in Kombination mit einer Budgetart oder einer Budgetartgruppe ) durchgeführt werden können. Jede dieser Phasen wird im System als Status abgebildet. Während Sie alle erforderlichen Status und die pro Status ausführbaren Budgetierungsaktivitäten im Customizing definieren, wählen Sie den/die aktuell gültigen Status für das laufende Geschäftsjahr im Menü des Haushaltsmanagements aus.

Berechtigungssteuerung der Budgetierung

Darüber hinaus besteht in der Statusverwaltung zusätzlich die Möglichkeit, eine differenzierte Berechtigungsvergabe für jeden Status festzulegen. So können Sie jedem Status eine Berechtigungsgruppe zuordnen und über das Berechtigungskonzept spezifische Benutzerrollen für die Budgetierung im Budgetverwaltungssystem definieren.

Voraussetzungen

Sie haben im Customizing des Haushaltsmanagements unter Budgetierung bereits Budgetarten angelegt.

Aktivitäten

Beispiel

Die folgende Grafik veranschaulicht beispielhaft die zeitliche Abfolge der einzelnen Budgetierungsphasen. Die zulässigen Aktivitäten sind in jeder Phase durch einen oder mehrere Status charakterisiert.

Abfolge der Budgetierungsphasen

Zur Vereinfachung des Sachverhalts werden im Beispiel ausschließlich Budgetierungsvorgänge und keine Budgetarten gezeigt. In den Phasen I, II und IV ist jeweils nur ein Status ausgewählt. Phase III unterscheidet sich dadurch, dass zwei Status ausgewählt wurden. Auf diese Weise lassen sich gleichzeitig unterschiedliche Berechtigungen in der Budgetbearbeitung steuern.

Budgetierungsphasen und zugeordnete Status

In Phase I findet eine Planung für das folgende Geschäftsjahr 2006 statt. Diese Planungsphase erstreckt sich über einen längeren Zeitraum im Geschäftsjahr 2005. In dieser Zeitspanne ist nur das Erfassen von Plandaten möglich, für die ausschließlich der Vorgang Vorbereitung zulässig ist.

Phase II löst Phase I zum Ende 2005 ab. Jetzt werden aus den übertragenen Plandaten mittels eines Massenlaufs Budgetdaten erzeugt. Zusätzlich können weitere Budgetdaten manuell erfasst werden. In dieser Phase ist ausschließlich der Vorgang Erfassung zulässig.

Phase III erstreckt sich über das gesamte Geschäftsjahr 2006. Diese Phase unterscheidet sich dadurch, dass die Aktivitäten auf Budgetaktualisierungen beschränkt sind. Entsprechend sind nun die Vorgänge Nachtrag , Rückgabe und Umbuchung zulässig. Der Budgetnachtrag soll nur von bestimmten Mitarbeitern (Gruppe B) durchgeführt werden können. Diese besondere Benutzerrolle ist mit dem Status Budgetierung 2b möglich.

Phase IV beinhaltet die Abschlussarbeiten des Geschäftsjahres 2006. In dieser Phase ist ausschließlich der Vorgang Übertrag zulässig, um Restbudget in das Folgegeschäftsjahr 2007 vorzutragen.